Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Претензионно-исковая работа: организация, порядок проведения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организации, деятельность которых связана с закупками, обычно разрабатывают отдельные регламенты для приемки товаров, уделяя особо внимание продуктам питания. Это связано с высокими рисками быстрой утраты ими товарного вида, истечения срока годности, естественной убыли. Претензионная и исковая работа должна выстраиваться с учетом таких особенностей.
В претензии указываются:
— наименование предприятия, организации или учреждения, предъявившего претензию и предприятия, организации или учреждения, к которым предъявляется претензия; дата предъявления и номер претензии;
— обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии; доказательства, подтверждающие изложенные в претензии обстоятельства; ссылка на соответствующие нормативные акты;
— требования заявителя;
— сумма претензии и ее расчет, если претензия подлежит денежной оценке, платежные и почтовые реквизиты заявителя претензии;
— перечень прилагаемых к претензии документов.
Претензию, подготавливаемую на предприятии, как и материалы к ней, следует составлять в количестве экземпляров, необходимом для передачи ее другой стороне, оставлению в деле и передачи в хозяйственный суд. К претензии прилагаются подлинные документы, подтверждающие предъявленные заявителем требования или надлежаще заверенные копии, либо выписки из них, если эти документы отсутствуют у другой стороны. Претензия отправляется заказным или ценным письмом либо вручается под расписку.
Важным участком претензионной работы является рассмотрение претензий, проступивших от контрагента. При рассмотрении претензии юридическая служба должна проверить законность предъявленного требования и ее юридическую обоснованность: не истек ли установленный срок исковой давности по данной категории дел, правильна ли ссылка заявителя претензии на нормативные акты, договор и другие документы правового характера. Проверку фактических обстоятельств, изложенных в претензии, следует проводить совместно с тем подразделением предприятия, деятельность которого вызвало претензию. При этом проверяется наличие необходимых доказательств, правильность расчета взыскиваемой суммы и т.д.
Если к претензии не приложены документы, необходимые для ее разрешения, они запрашиваются у заявителя претензии с указанием срока предъявления. При неполучении затребованных документов претензия рассматривается на основании имеющихся документов. В необходимых случаях при рассмотрении претензии предприятие может производить выверку расчетов, экспертизу и другие действия, обеспечивающие урегулирование спора в претензионном порядке.
После проверки составляется ответ на претензию. Он должен быть дан в письменной форме, подписан руководителем или его заместителем. Предприятие, получившее претензию, в случае обоснованности претензии обязаны удовлетворить требования заявителя и в письменной форме уведомить его о результатах рассмотрения.
Ведение претензионной работы по закону № 44-ФЗ
Несмотря на то что в этом законе речь идет о госзакупках, претензионно-исковая работа в госорганизациях также не предполагает обязательного наличия регламента, т. е. и такие предприятия разрабатывают его самостоятельно. При этом важно учитывать, что местные власти выпускают нормативные акты для разъяснения вопросов, связанных с претензионно-исковой работой в этой сфере. Примером может служить письмо департамента по закупкам и контролю в сфере закупок городского округа Новокуйбышевск «О ведении претензионной и исковой работы…» от 06.05.2015 № 3372, которое содержит методические рекомендации по ведению такой деятельности на предприятии. При разработке регламента целесообразно ориентироваться на такие методички — они есть во многих регионах страны.
Также при составлении регламента нужно учитывать тот факт, что каждый участник закупки, в соответствии со ст. 44 закона № 44-ФЗ, должен предоставить обеспечение по своим обязательствам уже на стадии участия в тендере. То есть регламент должен учитывать и особенности, связанные с получением обеспечения по гарантийным обязательствам участника.
***
Таким образом, можно сделать вывод о том, что только при качественном ведении претензионно-исковой работы возможно с высокой вероятностью в полной мере отстоять законные права и интересы организации. Правильно составленный регламент при этом позволит систематизировать такую деятельность юристов и повысить ее эффективность.
Претензионная работа по возврату продуктов по качеству
Организации, деятельность которых связана с закупками, обычно разрабатывают отдельные регламенты для приемки товаров, уделяя особо внимание продуктам питания. Это связано с высокими рисками быстрой утраты ими товарного вида, истечения срока годности, естественной убыли. Претензионная и исковая работа должна выстраиваться с учетом таких особенностей.
Так, в регламенте попретензионно-исковой работе на предприятии, связанном с закупками скоропортящейся продукции, указываются обязанность работников незамедлительно составлять и передавать в юридический отдел все документы, связанные с поставкой некачественного товара или брака. Допускается даже установление ответственности за нарушение порядка составления такой документации как за неисполнение должностных обязанностей, если это повлекло невозможность выдвижения требований к поставщику.
В свою очередь, организации-поставщики скоропортящейся продукции стремятся минимизировать убытки из-за утраты товаром своих потребительских свойств, брака или пересортицы. Именно поэтому при составлении регламента претензионно-исковой работы в такой организации целесообразно:
- устанавливать срок принятия претензии по качеству с учетом времени, отведенного на прием товара, и момента поставки;
- указывать среди обязательных документов акт приемки и акты, фиксирующие нарушения, которые повлекли снижение качества (например, недостаточно низкую температуру в автомобиле-рефрижераторе);
- предусматривать обязательную фото- или видеофиксацию факта поставки некачественной продукции среди обязательных приложений к претензии;
- зафиксировать порядок взаимодействия между юридическим отделом и логистическими/складскими службами для установления момента снижения качества товара.
Специалисты компании «Альфа» грамотно отстаивают права наших доверителей. Преимущества обращения к нам:
- объективный правовой анализ ситуации;
- сотрудничество с физическими и юридическими лицами;
- многолетний опыт работы с претензиями и исками;
- глубокое знание законодательных основ составления исков и претензий;
- конфиденциальность;
- эффективная защита интересов клиентов;
- ориентированность на досудебное урегулирование разногласий;
- оптимальные решения;
- положительная статистика завершения дел в пользу доверителя;
- высококвалифицированные сотрудники;
- доступные цены.
Образец претензионно-исковой работы:
Раздел, который содержит общую информацию. Обычно именно в нем указывают:
- лица, на которых и возложена обязанность по ведению, урегулированию претензионной работы на предприятии;
- цели и задачи, поставленные перед работниками юридического (претензионного) отдела.
- Непосредственно в самой работе по выставлению различных претензий необходимо учитывать все риски и, конечно же, затраты на них.
- Работа по реагированию на претензии от контрагентов.
- Исковая работа и деятельность в ходе всего исполнительного производства.
- Консульство различных интересов компании и связь абсолютно всех работников в процессе претензионной деятельности.
- срок передачи процесса сотрудникам претензионного отдела, экспертами иных отраслей компании;
- право каждого работника претензионного отдела, предоставлять постановления сотрудникам иных отраслей о предоставлении всей нужной информации;
- срок предоставления сотрудниками иных отраслей необходимой информации о дискуссионном договоре по запросу работника с адвокатского отдела;
- обязанность экспертов по претензионной работе — осуществлять исследование все возможных факторов, повлекших несоблюдение обязанностей, и предоставлять рекомендации с целью оптимизации договорной работы в последующем.
Ответственность за несоблюдение положения в самой претензионной работе.
Претензионно-исковая деятельность
Данный вид профессиональных отношений предполагает выявление финансовых и прочих нарушений, имеющих место в деловом сотрудничестве с партнерами по бизнесу. Если контрагент вольно или невольно допускает какие-либо неточности, просчеты или предлагает заведомо невыгодные условия, сотрудники юридического отдела формируют исковые заявления или иные способы выражения несогласия руководства с текущими партнерскими отношениями.
Самое распространенное нарушение в бизнес-отношениях — неисполнение обязательств по оплате. Достаточно часто также случаются срывы поставок сырья, материалов, оборудования или несоблюдение сроков выполнения заданного объема работ. Кроме того, иски часто инициируются клиентами, как физическими, так и юрлицами — это зависит от типа профессиональной деятельности.
Во всех этих случаях проводится комплексная работа по отстаиванию материальных интересов и прав предприятия.
Очный
- Документ о повышении квалификации
- Комфортная аудитория
- Полное погружение в процесс обучения
- Полный комплект обучающих материалов
- Быстрая обратная связь от преподавателя
- Эффективный нетворкинг
Претензионная работа на предприятии: участники
Рекламационно-претензионная работа не должна поручаться случайным, некомпетентным сотрудникам. Если в компании данная деятельность организована серьезно, ее участниками могут являться:
-
юристы или специальные подразделения юридического отдела, занимающиеся только этим направлением;
-
отдельный сотрудник бухгалтерии, отслеживающий перечисление средств компании и поступление денег на ее счета;
-
определенные должностные лица, например, начальники отделов, заинтересованные в выполнении контрагентом своих обязательств (к примеру, руководитель рекламного отдела может быть заинтересован в размещении оплаченной рекламы должным образом).
Работа по реагированию на претензии
Этот раздел объединяет сведения о следующих моментах:
- Максимальном сроке реагирования на претензию. Обычно он составляет 30 дней — этого вполне достаточно для оценки законности требований и анализа прилагаемых документов.
- Порядке проверки поступившей от контрагента документации и лицах, ответственных за ее проверку. Например, если организация осуществляет поставки продукции, требующей холодного хранения, возможны запросы в транспортную компанию о температуре в рефрижераторе во время транспортировки. Здесь же стоит указать сроки, в которые должны быть сделаны необходимые запросы.
- Перечне необходимой для рассмотрения претензии документации, которую должен приложить контрагент. Как минимум это:
- письменная претензия;
- материалы, подтверждающие нарушение обязательств (накладные, результаты фото- или видеосъемки, акты приемки товара, акты о браке и т. д.).
В этот же раздел стоит включить описание бланка ответа на претензии контрагентов. Нормативные акты не содержат жесткой формы такого документа, потому он в каждой организации разрабатывается самостоятельно.
Ответственность за нарушение положения о претензионной работе
Являясь локальным нормативно-правовым актом, положение регулирует порядок исполнения должностных обязанностей сотрудниками организации. В связи с этим нарушение его норм вполне может стать причиной наложения на виновного дисциплинарного взыскания в порядке ст. 192 и 193 ТК РФ как за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником своих трудовых обязанностей. Представляется правильным прописывать такое условие в положении. Причем ответственность за неисполнение норм регламента претензионной работы возлагается не только на работников юридического отдела или специалиста по претензионной работе — она касается всех сотрудников, которые оказались в нее вовлечены (например, в связи с обязанностью передавать документацию по неисполненным обязательствам для претензионной работы, своевременно отвечать на запросы юридического отдела и т. д.).
Таким образом, разработка положения о претензионной работе не только способствует решению задач, поставленных перед работниками юридических отделов, но и положительно сказывается на взаимодействии последних с остальными работниками. Примерный образец положения о порядке ведения претензионной работы можно скачать на нашем сайте.
Чрезвычайные ситуации
Теперь необходимо представить, что юрист, который отвечал за тот или иной спор заболел, уехал или случилась другая проблема.
Конечно же, решение очевидно — необходимо передать всю папку с документами любому коллеге. Но здесь стоит понимать, что человек не несет никакой ответственности, поэтому если по какой-то причине новый юрист не смог проработать ситуацию и порядок претензионно-исковой работы будет нарушен, то дело, естественно, станет просроченным.
В 2020 году вышло несколько важных распоряжений Пленума Верховного суда, в том числе и постановление по срокам исковой давности. На фоне этого многие арбитражные суды начали данный документ трактовать достаточно буквально. Отсюда следует, что и сроки исковой давности сейчас устанавливаются очень тяжело.
Чаще всего получается их восстановить тогда, когда заинтересованное лицо не проживает на территории Российской Федерации, а например, находится в Соединенных Штатах Америки. При этом необходимо иметь доказательства, которые подтвердят, что за последние несколько лет он не был на территории России.
Во всех остальных случаях доказать то, что срок исковой давности пропущен по уважительной причине, достаточно проблематично. Арбитраж указывает, что любая организация является субъектом предпринимательской деятельности, а, как известно — этот способ заработка основан на страхах и рисках.
Бывают даже такие ситуации, например, после того как иск был подан в суд, что компании, которые находились в разных городах, смогли найти компромисс и было принято обоюдное решение отозвать заявление. Но арбитраж все равно вынес свой вердикт. Суд постановил, что, несмотря на невозможность находиться на территории Санкт-Петербурга, в котором и жил контрагент, организация могла заключить договор с юридической компанией Ленинградской области. Она бы и представляла ее интересы.
В какой срок нужно ответить на претензионное письмо
Ответное письмо составляет сотрудник, которому поручена организация претензионной работы. Ответ следует писать на фирменном бланке компании, с обязательным указанием даты. Законодательством установлено, что срок ответа на претензию составляет от 10 до 30 дней с даты получения. Подписанный руководителем ответ регистрируют в журнале и отправляют другой стороне.
К примеру, претензионный порядок будет признан не соблюденным, если спорящими сторонами оговорен иной срок подачи ответа на претензию, чем установлен законом.
Не будет подлежать возвращению иск, если период взыскания, указанный в претензии, меньше срока, отраженного в просительной части документа.
Противоречит требованиям закона и претензия, направленная ответчику по неправильному адресу.
Организация претензионной работы
Чтобы качественно написать претензию, необходимо обладать полным знанием ситуации, а сама претензионная работа требует особой деликатности, ведь претензии порой предъявляются постоянным партнерам. Поэтому претензионная работа на предприятии должна вестись регулярно. Стандартные и нестандартные претензии готовят специалисты, которым дают исходную информацию отделы, ведущие соответствующие участки работы. К примеру, отслеживают сроки оплаты по договору менеджеры. При отсутствии поступления оплаты они должны представить информацию специалисту для своевременного предъявления претензии. При выходе ситуации из разряда обычных всегда необходима помощь компетентного юриста, ведь зачастую оперативно подготовленная претензия, основанная на изучении всех имеющихся документов, позволяет избежать судебного разбирательства.
Подготовка юриста к претензионной работе заключается в следующем:
- анализ вероятных последствий;
- сбор доказательств, подтверждающих требования;
- подготовка, получение, составление претензии;
- предъявление собственных претензий, подготовка ответов на претензии партнеров;
- регистрация, отправка, хранение претензий;
- контроль претензионного производства;
- рассмотрение и анализ претензий, обеспечение полной организации претензионной работы;
- оценка претензий, полученных предприятием, и исходящих от него с точки зрения закона.
В зависимости от ситуации в претензии могут приводиться расчеты, содержаться ссылки на документы, подтверждающие частичное или полное исполнение или неисполнение обязательств. Если речь идет о штрафах или возмещении убытков, в претензии должна быть указана ссылка на нарушенные условия договора и закон, устанавливающий ответственность за данное нарушение.
Варианты организации деятельности
Порядок ведения претензионной работы в учреждении может быть организован несколькими способами.
Традиционный вариант – ведение претензионной работы юридической службой. Все должностные лица и структурные подразделения при обнаружении причинения убытков и нарушения законных интересов передают соответствующие документы штатным юристам, которые занимаются легализацией требований.
Второй вариант – создание претензионного отдела, группы или бюро. Это отдельная структурная единица, занимающаяся исключительно вопросами предъявления и рассмотрения претензий. Юридическая служба учреждения выполняет координационную и консультативную функцию, осуществляет методическое руководство, проверяет правомочность и сроки претензий, соответствие требований нормам законодательства и положениям договора.
Некрупные субъекты хозяйствования при незначительном объеме работы могут возложить соответствующую функцию на бухгалтера.
Порядок претензионной работы подразумевает регламентацию локальным нормативным актом. Выбор способа организации зависит от ряда факторов, в том числе от организационно-правовой формы юридического лица, вида деятельности, особенностей структуры, финансовых возможностей, характера и объема хозяйственных связей, специфики договорных отношений и т. д. Определяющим является принцип целесообразности.
Претензионно-исковая работа является одним из важнейших направлений организации правовой работы на предприятии. Претензионно-исковая работа сориентирована на защиту прав и законных интересов предприятия. В ее рамках выделяется два производства: соответственно, претензионное производство и исковое производство. В свою очередь, как претензионное, так и исковое производство подразделяется на три части: составление и предъявление претензий и исков; рассмотрение поступающих претензий и исков; анализ претензий и исков как предъявленных предприятию, так и исходящих от него. Определение претензионной и исковой работы основано именно на данном структурном построении претензионно-исковой деятельности. На практике выделяют так называемые «условия предъявления претензий». Практически они представляют из себя тот минимальный набор условий, который с максимальной степенью вероятности обеспечивает возможность удовлетворения заявленных в претензии или иске требований. В структуре искового заявления принято выделять элементы иска, к которым относятся предмет иска и основание иска. Элементы иска имеют важное процессуальное значение. В частности, в процессе судебного разбирательства истец может изменить либо предмет, либо основание иска. Одновременное изменение и предмета и основания иска не допускается. Поэтому важно уметь выявлять предмет и основание искового заявления. На заключительном этапе претензионно-исковой работы проводится анализ причин, послуживших основанием для предъявления претензий и исков, результатов рассмотрения споров, выявляются недостатки в работе отдельных структурных подразделений, предлагаются меры по устранению выявленных недостатков. Таким образом, третья часть претензионно-исковой работы также имеет большое практическое значение.
Оформление и рассмотрение претензий и исков выступает квинтэссенцией деятельности юрисконсульта любого субъекта хозяйствования. При этом в отличие от иных обязанностей юридической службы претензионно-исковая работа традиционно считается уникальной функцией, которую не могут выполнять другие подразделения компании.
Претензионноисковая работа, организованная обособленно от других бизнеспроцессов субъекта хозяйствования, довольно несложна и досконально изучена. Для ее построения и оптимизации обычно достаточно:
- — определить компетенции лиц, инициирующих начало применения мер воздействия к должникам;
- — формализовать документооборот между юридическим отделом и иными подразделениями компании;
- — установить сроки исполнения, полномочия юридического отдела в части принятия решений по возбужденным процессам;
- — определить объем и сроки представления отчетности по предъявленным искам и претензиям.
В настоящий момент действует Арбитражный процессуальный кодекс РФ, вступивший в силу в 2002г. Однако, при рассмотрении данной темы следует иметь ввиду, что с 01 июля 1995г. предшествующим АПК РФ был отменен обязательный претензионный порядок рассмотрения хозяйственных споров, за исключением случаев, когда обязательное предъявление претензии вытекает из закона (транспортные Уставы и Кодексы, Закон о связи), либо непосредственно предусмотрено при заключении договора.
Претензионная работа – совокупность действий организации, ее структурных подразделений и работников по предъявлению и рассмотрению претензий и по использованию полученной при этом информации.
Претензией является требование одного участника хозяйственных правоотношений, заявленное другому, которое возникло вследствие невыполнения или ненадлежащего исполнения хозяйственных договоров и других обязательств.
Претензионный порядок имеет целью:
- обеспечить быстрейшее восстановление нарушенных прав предприятий, а также урегулирование возникающих между ними разногласий по хозяйственным договорам;
- способствовать выявлению и устранению причин и условий, порождающих факты невыполнения договорных обязательств, возмещению в установленном порядке за счет виновных лиц ущерба, причиненного организациям, улучшению работы по заключению и исполнению хозяйственных договоров.
Претензионная работа слагается из трех частей:
- подготовка соответствующих материалов и предъявление претензий контрагентам хозяйственных отношений;
- рассмотрение поступающих претензий и принятие по ним решений;
- анализ предъявляемых и предъявленных претензий, обобщение полученных в результате анализа данных о соблюдении производственной, трудовой, финансовой дисциплины в организации в целом, в ее структурных подразделениях, в подчиненных организациях.
Определенного внимания требует порядок предъявления и рассмотрения претензий. Здесь необходимо уяснить следующие условия предъявления претензий:
- организация, заявляющая требование, должна быть юридически заинтересована в том или ином разрешении ее претензии. Это выражается в том, что ожидаемое урегулирование спора может прямо отразиться на ее правах и обязанностях;
- претензия должна быть направлена организации, которая обязана нести ответственность за нарушение или оспаривание права;
- претензии должны быть предъявлены в определенные в законе или договоре сроки;
- претензия должна быть обоснована в правовом и фактическом отношении и отражать истинные обстоятельства спорных взаимоотношений организаций, в противном случае она не подлежит удовлетворению.
Юридическая обоснованность заключается в том, что правопритязание организации должно полностью соответствовать гипотезе и сан
- соблюдение формы изложения претензии.
Она должна содержать необходимые реквизиты и к ней следует прилагать все необходимые документы.
Надо отметить, что состав прилагаемых документов зависит от вида и обстоятельств спора. Однако во всех случаях к претензиям приобщаются доказательства, свидетельствующие о наличии между сторонами спорного отношения, а также устанавливающие факты неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом своих обязанностей.