Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Последствия не выдачи трудовой книжки уволенному сотруднику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.
Законодательные регламентации по трудовой книжке
Законодательные основы обращения с трудовыми книжками содержатся в следующих актах:
- Постановление Правительства РФ от 16.04 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» содержит правила ведения и хранения этого документа, а также образцы необходимых бланков, особенности их изготовления и распространения среди работодателей;
- ст. 66 ТК РФ предписывает пользоваться для разрешения вопросов, связанных с трудовыми книжками, вышеупомянутыми Правилами № 255;
- ст. 65 ТК РФ говорит об обязательности наличия трудовой для заключения договора между работником и работодателем;
- ст. 80 ТК РФ, посвященная вопросам увольнения по желанию работника, прямо содержит норму о выдаче трудовой и других документов, связанных с его работой, в последний день на службе увольняющегося сотрудника при предъявлении последним письменного заявления;
- ст. 140 ТК РФ настаивает на необходимости окончательного расчета с сотрудником в день его увольнения, в том числе и касательно принадлежащих ему документов, в том числе и трудовой книжки;
- ст. 234 освещает ответственность работодателя в случае нарушения им права сотрудника на новое трудоустройство, невозможное без трудовой книжки, если она не была выдана увольняемому в срок, а ст. 237 говорит о возможности возмещения морального вреда за такое нарушение.
Можно ли не получать документ после расчета?
Точного ответа на данный вопрос в действующем законодательстве нет. Однако по общему правилу работодатель обязан выдать данный документ на руки уволившемуся работнику в день его ухода (ч. 3 п. 35 раздела IV постановления Правительства РФ от 16.04.2003 года № 225). При этом, если данное требование не будет соблюдено, руководство компании может понести ответственность.
Таким образом, подразумевается, что сотрудник должен своевременно явиться за своим документом. Более того, это в интересах самого уволившегося работника, так как в будущем трудовая книжка ему потребуется при приеме на другую работу.
Стоит отметить, что некоторые сотрудники намеренно не приходят за этим документом для того, чтобы в будущем обвинить организацию в нарушении норм ТК РФ. При задержке выдачи трудовой, компании придется компенсировать заработок, который не смог получить сотрудник из-за отсутствия трудовой книжки.
Оформление и отправка уведомления уволенному сотруднику
Обязательство отправки уволенному уведомления о необходимости получения трудовой возлагается законом на представителей отдела кадров. Подобные действия снимают с кадровиков ответственность за несвоевременный возврат документа.
Поскольку у уволенного сотрудника есть ровно 1 рабочий день для получения трудовой, уведомление следует отправлять на утро, следующее после последнего рабочего дня, когда состоялось увольнение.
В некоторых случаях сотрудники отдела кадров невольно нарушают закон, совершая запрещенные действия, категорически нельзя:
- отправлять уволенному по почте уведомление вместе с трудовой книжкой (для проведения подобных действий необходимо официальное разрешение владельца документа);
- уведомлять бывшего сотрудника о необходимости получения книжки в устной форме (в случае его обращения в суд доказать, что работодатель пытался оповестить работника о необходимости явиться на предприятие за документом будет невозможно);
- отказываться от отправки уведомления на адрес не явившегося сотрудника (в подобном случае на работодателя может быть наложен штраф).
Уведомление составляют в свободной форме, поскольку строгого шаблона для его подготовки законом не предусмотрено. Однако в уведомлении в обязательном порядке следует прописать следующие данные: дату составления бумаги, текст просьбы явиться с документами в отдел кадров, а также реквизиты сторон.
Часто случается так, что у работодателя нет уверенности в сотруднике изначально. Можно попробовать предложить рабочему следующий вариант — оформленное трудоустройство через три месяца после окончания испытательного срока. Для этого можно использовать срочный трудовой договор.
Если назревает конфликт с определенным работником, не стоит жалеть денежных средств на обращение к высококвалифицированному юристу и специалисту отдела кадров. Они могут подсказать, как быстро и законно уволить рабочего.
Конечно, не стоит сильно расстраиваться, если сотрудник не явился в день увольнения за трудовой книжкой, ведь можно заранее предотвратить возникновение этой проблемы. Нужно тщательно подбирать сотрудников, чтобы было меньше сложностей.
Ситуации в жизни бывают разные, и иногда у работодателя возникает вопрос о том, что делать, если работник не забирает свою трудовую книжку после увольнения по тем или иным причинам.
Можно ли не получать документ после расчета?
Точного ответа на данный вопрос в действующем законодательстве нет. Однако по общему правилу работодатель обязан выдать данный документ на руки уволившемуся работнику в день его ухода (ч. 3 п. 35 раздела IV постановления Правительства РФ от 16.04.2003 года № 225). При этом, если данное требование не будет соблюдено, руководство компании может понести ответственность.
Таким образом, подразумевается, что сотрудник должен своевременно явиться за своим документом. Более того, это в интересах самого уволившегося работника, так как в будущем трудовая книжка ему потребуется при приеме на другую работу.
Стоит отметить, что некоторые сотрудники намеренно не приходят за этим документом для того, чтобы в будущем обвинить организацию в нарушении норм ТК РФ. При задержке выдачи трудовой, компании придется компенсировать заработок, который не смог получить сотрудник из-за отсутствия трудовой книжки.
Чтобы обезопасить себя от подобной ситуации, работодателю следует отправить уволенному лицу письменное уведомление, содержащее требование о том, что бывшему сотруднику следует явиться в организацию и забрать свои документы.
В какой срок документ должны отправить?
В трудовом законодательстве не указаны точные сроки, в течение которых работодатель обязан отправить бывшему сотруднику трудовую книжку. Однако в интересах самой организации сделать это, как можно раньше.
Так, отправить документ следует сразу после получения письменного согласия на такой способ доставки. Рекомендуется сделать это в тот же день, так как за задержку выдачи трудовой книжки организацию могут привлечь к ответственности.
Документ следует направить заказным письмом с уведомлением о вручении. При наличии возможности трудовуют книжку можно вручить лично в руки ее владельца через курьера.
Отдельно стоит подчеркнуть, что если бывший сотрудник умер, то его документ, подтверждающий периоды трудоустройства, должен быть выдан или отправлен по почте близким родственникам (п. 37 раздела IV упомянутого выше нормативного акта).
Сроки выдачи при увольнении
Трудовое законодательство предусматривает увольнение работника с соблюдением определённых последовательных действий:
- Подача заявления об уходе и его подписание у руководителя заведомо, за 15 дней до расторжения трудового договора.
- Заведомое, за 3 дня, предупреждение работника при увольнении по дисциплинарному взысканию.
- Издание приказа работодателем.
- Внесение записи в «сведения о работе» в трудовой. Какая печать ставится в трудовой книжке при увольнении — читайте здесь.
Основываясь на ст. 84.1 ТК РФ, трудовая работника должна выдаваться по его требованию в последний рабочий день. В этот день в документ должна быть внесена соответствующая запись об увольнении, основанная:
- на соответствующей статье ТК РФ;
- на изданном приказе об увольнении.
Имеет ли право работодатель не отдавать?
У работодателя такого права нет и быть не может. Он не только не имеет права задержать документ, он обязан проявить активность и инициативу, если работник халатно отнёсся к получению собственной книжки.
В последний рабочий день увольняющегося лица, уполномоченный сотрудник, обязан созвониться с ним или связаться иным образом и напомнить о необходимости забрать ТК.
Если работник не присутствует на рабочем месте в последний день, работодатель обязан письменно, заказным письмом уведомить его о необходимости забрать свою книжку.
Документы об отправленном уведомлении должны храниться в личном деле бывшего сотрудника. ТК должна быть возвращена даже при условии, что работник находится за пределами населённого пункта и не может лично получить свою книжку.
В этом случае можно воспользоваться следующими вариантами:
- С письменного согласия уволенного работника она пересылается Почтой России.
- Передать её через посредника на основании доверенности, удостоверенной нотариусом.
Ни в коем случае нельзя:
- Удерживать ТК, если работодателем возложена на работника материальная ответственность.
- Заставлять его подписывать обходной лист или иным образом затягивать выдачу ТК.
- Заставлять специалиста выполнить (завершить) необходимую работодателю работу.
- Шантажировать его и угрожать ему, например, увольнением «по статье» в случае отказа выполнить условие работодателя.
Несколько вопросов и ответов
Вопрос 1. Сотрудник, уволенный по собственной инициативе, не пришел за трудовой. Чтобы избежать штрафа, наниматель решил послать ему уведомление. Существует ли стандартная его форма?
Ответ. Работодатель вправе написать уведомление в произвольной форме. Унифицированного бланка такого документа не разработано. Следует только подробно описать ситуацию и предложить работнику забрать трудовую лично или же согласиться на почтовую отправку.
Вопрос 2. Существуют ли какие-либо ограничения в сроках при подаче иска на руководителя, который отказывается выдать трудовую уволенному сотруднику?
Ответ. Затягивать с обращением в судовую инстанцию нельзя, поскольку срок исковой давности касательно подобных споров составляет 3 месяца ().
Вопрос к эксперту. Ветров И. И. принял решение обратиться в суд с иском на компанию, не возвращающую ему трудовую после увольнения. На что он должен будет потратить средства?
Ответ. Большинство дел касательно нарушений работодателем сроков выдачи документов при увольнении решается в пользу бывших сотрудников. В результате судебные расходы, состоящие из госпошлины и затрат, связанных с рассмотрением спора, возмещает работодатель. Сотруднику придется заплатить 200 руб., если он подаст иск о компенсации морального вреда. При этом его желаемый размер значения не имеет. От уплаты госпошлины бывший работник освобождается.
Практикующий юрист Вересов К. Т.
Каждый работодатель обязан освоить азы ТК, чтобы не тратить заработанные средства на оплату штрафов. Нанимателю выгодно соблюдать трудовое законодательство, особенно касательно вопросов увольнения сотрудников. При малейшем нарушении те могут обратиться не только в трудовую инспекцию, но и в суд. Тогда расходы предприятия заметно увеличатся – они пополнятся новой статьей «Судовые издержки».
Как можно отдать трудовую уволенному сотруднику?
Если никто не пришел и не забрал документ, можно отправить дополнительное уведомление по собственной инициативе, в котором предлагается переслать разрешение о передаче трудовой по почте или доверенному лицу по нотариально удостоверенной доверенности.
Передача книжки без специального разрешения или документа считается административным нарушением.
Варианты передачи документа следующие:
- пересылка книжки по почте заказным письмом допускается только при предоставлении от владельца письменного согласия на пересылку.
- Отдать третьим лицам, в том числе – близким родственникам, можно только по нотариальной доверенности.
- Лично в руки передача документа допускается в любое время.
- В случае смерти родственник должен предъявить свидетельство о смерти.
Когда можно забирать трудовую книжку
Трудовую книжку выдают на руки сотруднику только единожды — в день увольнения. Забрать документ просто так нельзя! Кто бы и что бы вам ни рассказывал о выдаче книжки на пару дней под личную ответственность, не обращайте внимание. Выдача трудовой до момента увольнения — это грубое нарушение.
После столь радостного вступления подробно проясним ситуацию. Что нужно делать, если оригинал трудовой книжки у вас потребовали другие инстанции — Пенсионный фонд при оформлении пенсии, ФМС/визовый центр при получении загранпаспорта/визы, банк при одобрении кредита? Не беспокойтесь — всем этим учреждениям достаточно предоставить заверенную копию.
При этом во многих организациях действует такая практика: трудовую и ее копию выдают на три дня после подачи соответствующего заявления. Запись о выдаче вносится в специальный журнал. Отметим еще раз, что закон такие действия не допускает (хотя напрямую и не запрещает). Но если ваш работодатель берет на себя ответственность (а по факту передает ее работнику) за выдачу на руки трудовой, то не отказывайтесь и берите документ, когда он вам нужен.
Если ваше предприятие действует по нормативам ТК РФ и выдает трудовую книжку только при увольнении, то в случае экстренной необходимости (по запросу других инстанций) запрашивайте заверенную копию. Ваши действия:
- Пишете заявление о выдаче заверенной копии трудовой.
- Ждете три дня (хотя обычно она готова раньше).
- Получаете на руки копию и проверяете правильность оформления. По закону, корректная копия оформляется надписью «Верно», подписью ответственного исполнителя, личной подписью работника, ее расшифровкой и датой заполнения.
Все, правильная копия готова. Ее должны принять везде. Если от вас все же требуют оригиналы, ссылайтесь на ПП РФ № 225, где прямо говорится о том, что бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в сейфах и выдаются только лицу, ответственному за ведение такой документации, и только по его заявке.
Теперь про увольнение. Здесь правила трактуются однозначно. Если процесс происходит по желанию работника, то он предупреждает об освобождении от занимаемой должности за две недели — пишет соответствующее заявление. Ответственный специалист готовит приказ и заполняет все кадровые документы (книжку, карточку работника, проч.). В последний рабочий день сотрудник получает на руки трудовую и медицинскую книжки, а также другие оригиналы персональных документов, которые хранились в учреждении. Забрать трудовую книжку можно только в день увольнения. Сделать это раньше не получится, а вот позже — пожалуйста.
Если работник по какой-то причине оставил документы на работе, он может получить их в любое время. ТК РФ обязывает работодателей хранить кадровые бланки до востребования. Как только бывший сотрудник попросит вернуть документацию, кадровик обязан сделать это в течение трех дней после запроса. При выдаче бланка оформите передаточный акт или расписку о получении. Делается это на случай, если работник решит предъявить претензии своему бывшему работодателю и взыскать материальный ущерб за невыдачу (да, такое тоже бывает).
Выдача документа по доверенности
Иногда возникают ситуации, когда гражданин не может лично прийти за документом, поэтому ему приходится обращаться за помощью к своим родным или знакомым. Чтобы представитель наемного работника смог получить за него трудовую книжку, требуется, чтобы у него имелась правильно составленная доверенность.
Доверенность должна формироваться с участием нотариуса, а иначе она не будет иметь никакой юридической силы. В нее вносятся сведения:
- о поручителе, представленном работником предприятия;
- о доверенном лице, к которым относится его Ф.И.О., информация из паспорта и адрес прописки;
- указывается период, в течение которого действует правильно составленный документ;
- приводится предмет доверенности, представленный принятием документа за доверителя;
- в конце ставятся подписи обоих участников.
Если доверенному лицу работодатель не выдал трудовую книжку при увольнении работника, то это является правонарушением. Доверенность может быть оформлена по форме нотариуса или в свободном виде. Если она правильно заверена, то работодатель не может отказать в предоставлении документации.
Нередко доверенное лицо привлекается после смерти гражданина, причем составляется документ родственниками умершего человека. В иных ситуациях работодателю приходится пользоваться почтой для передачи книжки.
Нюансы пересылки по почте
Если выдали трудовую книжку раньше дня увольнения, то это не считается нарушением, если работник согласен забрать документы заранее. За просрочку работодатель может привлекаться к ответственности, но нередко просто отсутствует возможность передать документ лично в руки работнику. При таких условиях руководство компании может принимать решение об отправке книжки по почте. Для этого выполняются действия:
- предварительно специалист уведомляется о необходимости прийти в компанию, чтобы забрать документ;
- если не может гражданин прийти в организацию, то он может дать письменное согласие на получение документа по почте;
- письмо с документом отправляется по адресу регистрации сотрудника;
- работник должен уведомить руководство компании о том, что он получил трудовую книжку, для чего отправляется еще одно письмо или стороны созваниваются.
Для отправки документации следует пользоваться только заказными письмами с описью вложения.
Можно ли отказаться от бумажного варианта и надо ли это делать?
В настоящее время работники имеют право выбрать между электронной и бумажной трудовой книжкой. Тут есть свои нюансы, которые следует учитывать.
Отказаться после увольнения от документа, сформированного в бумажном варианте, возможно. Однако делать это следует с учетом следующих правил:
- Отказ нужно направить до конца 2021 года.
- Бумажный документ в любом случае нужно забрать у работодателя. Дело в том, что в электронной трудовой будут отражены сведения только начиная с 2021 года. При этом вся информация о прошлых периодах будет содержаться в выданной ранее трудовой. Если при назначении пенсии или расчете трудового стажа понадобится подтвердить какие-то периоды работы до 2021 года, бумажная трудовая пригодится.
Таким образом, отказываться от трудовой книжки при увольнении, ссылаясь на желание в будущем учитывать сведения о работе в электронной форме, не стоит. Бумажный вариант может потребоваться в будущем, поэтому его следует сохранить.
В целом, можно отметить, что в действующем законодательстве никак особо не регулируется ситуация, когда работник отказывается забирать свою трудовую книжку при уходе из организации. Сотрудникам следует помнить, что это официальный документ, который может понадобиться при назначении пенсии, поэтому трудовую следует как можно быстрее забрать у последнего работодателя.