Учет командировочных расходов в учреждении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет командировочных расходов в учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для обоснования и списания расходов вернувшийся из поездки сотрудник обязан сдать авансовый отчёт по утверждённой в компании форме. К нему прилагаются оригиналы квитанций, билетов и чеков, подтверждающие произведённые траты. На подготовку и сдачу отчёта отводится 3 рабочих дня.

Суточные и авансовые платежи

Сумма суточных считается по формуле:

ЛС х КДК

• ЛС — установленный лимит суточных,
• КДК — количество дней командировки.

Расходы на проезд определяются исходя из стоимости билетов туда и обратно. Можно приобрести их заранее, тогда в заявку на аванс включается их фактическая стоимость. Если используется транспортное средство предприятия или личный автомобиль сотрудника, считается пробег туда — обратно и перемножается на норму расхода ГСМ.

Лимит стоимости проживания в командировках определяется отдельным приказом по предприятию. Он может варьироваться в зависимости от должности командируемого и места командировки. Например:

• 2500 рублей в день для специалистов во всех городах РФ кроме Москвы и Санкт-Петербурга, и 3000 рублей в день для специалистов при проживании в Москве и в Санкт-Петербурге;
• 3000 рублей и 4000 рублей соответственно — для руководителей.

Сумма превышения может быть компенсирована (с учётом удержания НДФЛ и страховых взносов).

В командировочных расходах счёт бухгалтерского учёта на аванс и суточные используется один и тот же — 71:

• Дт 71 — Кт 51 если аванс перечислен на карту сотрудника;
• Дт 71 — Кт 50 если деньги получены наличными из кассы.

В период командировки работнику продолжает начисляться средняя заработная плата, рассчитанная за предыдущие 12 месяцев. Если в это время попадаются выходные или праздничные дни, они рассчитываются по двойной тарифной ставке. Другой вариант (если есть договорённость с работодателем) — оплатить стандартный тариф, но предоставить дополнительные дни отгула после командировки.

Командировочные расходы и зарплата — какой счёт использовать? Начисление заработной платы, удержание НДФЛ и начисление страховых взносов происходит по стандартным проводкам:

• Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 70 начислена зарплата;
• Дт 70 — Кт 51 перечислена зарплата;
• Дт 70 — Кт 68 удержан НДФЛ;
• Дт 68 — Кт 51 перечислен НДФЛ;
• Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 69 начислены страховые взносы;
• Дт 69 — Кт 51 перечислены страховые взносы.

Суточные: налоговый учет

Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.

Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:

• должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
• задач, поставленных в командировке;
• места командировки и т. д.

Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).

03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:

• на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
• билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
• наличными — 700 руб. (суточные).

10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.

В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:

• 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
• 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.

Условные курсы для оформления примера:

• 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
• 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
• 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.

В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.

Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.

Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья? Посмотреть ответ

Отражение расчетов по загранкомандировкам

Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.

На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:

• аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);

• выдана корпоративная банковская карта в валюте;

• аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);

• выдана корпоративная банковская карта в рублях.

Как рассчитать размер суточных в командировке?

В действительности размер суточных организация вправе определять самостоятельно, но стоит заметить, что в соответствии со ст.217 НК РФ:

Компенсация расходов на проезд к месту командировки и обратно

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений» (с изменениями и дополнениями) компенсация расходов производится при условии, что командированный работник воспользовался следующими транспортными ресурсами:

• железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
• водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
• воздушным транспортом — в салоне экономического класса
• автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);
• железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
• водным транспортом — в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
• автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

Налоговый учет командировочных расходов 2020

Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.

Основные особенности налогового учета командировочных затрат:

• Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.

Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.

• Дата признания расходов.

Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.

• НДС по командировочным расходам.

ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.

• НДФЛ и страховые взносы

На большинство командировочных затрат начислять НДФЛ и страховые взносы не нужно. На суточные НДФЛ и страховые взносы начисляют сверх установленного лимита.

Рассмотрим подробнее особенности налогового учета отдельных видов командировочных затрат.

Учет расходов на командировки за границей

Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:

• лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
• суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
• если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
• остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
• перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
• если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
• часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

Размеры суточных при загранкомандировках в 20221 году: таблица

Приведем некоторые размеры суточных при командировках за границу в 2021 году, установленных Правительством РФ для федеральных бюджетников (постановление от 26.12.2005 № 812). При желании, их можно использовать как ориентир любым юридическим лицам и ИП.

Учет расходов на командировки

В бухгалтерском учете организации расходы на командировки относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 ) и учитываются по дебету счетов учета затрат (20, 26, 44 и т.д.) в корреспонденции со счетами 71, 60 или 76.

Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденное Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.

Налоговое законодательство относит затраты на командировки к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу Центробанка РФ на дату признания расхода (п. 10 ст. 272 НК РФ). Такой датой является день утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Как отмечено в Письме Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/58, данный вывод справедлив и при безналичной оплате расходов на проезд и проживание.

Для того чтобы командировочные могли быть учтены при налогообложении прибыли, командировка должна носить производственный характер, а расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Производственный характер командировки подтверждается служебным заданием. Экономическая обоснованность произведенных расходов определяется целью командировки, а не ее результатом. Постановлением ФАС СЗО от 21.02.2005 N А56-22455/04 выплаты работникам, которые направлялись для обслуживания контрольно-кассовой техники по договорам, не давшим прибыли, были признаны экономически оправданными.

К сожалению, работники иногда теряют документы, подтверждающие произведенные ими расходы на проезд и проживание. Можно ли учесть такие расходы при налогообложении прибыли? В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ для целей налогообложения достаточно документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы. С этой целью можно запросить, например, копии проездных документов и справку из транспортной компании.

В целях налогового учета суточные являются нормируемым расходом (п. 12 ст. 264 НК РФ). Согласно п. 1 Постановления Правительства РФ N 93 суточные за каждый день нахождения в командировке на территории России устанавливаются размере 100 руб. При загранкомандировках их норматив определяется для каждой страны отдельно в долларах США и зависит от продолжительности командировки: начиная с 61-го дня суточные выплачиваются в меньшем размере.

Если коллективным договором или локальным нормативным актом организации предусмотрена выплата сверхнормативных суточных, у организаций, применяющих ПБУ 18/02 , возникают постоянные разницы.

Положение по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденное Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н.

В соответствии с применяемым до настоящего времени Письмом Минтруда России и Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ суточные за день пересечения границы при выезде из России оплачиваются по норме, установленной в стране въезда, а за день пересечения границы при въезде в РФ — по норме, установленной для нашей страны. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. Приведем пример.

Пример 1. Работник предприятия 25.08.2006 был направлен в командировку в Египет. Он 1 сентября вылетел из Египта в Индию, а 1 ноября вернулся в Россию (в паспорте сделаны соответствующие отметки).

Бухгалтерский учет командировочных расходов

Пример 2. Сотрудник ОАО «Интерхим» 03.06.2006 отправился в командировку в Германию железнодорожным транспортом. Дата пересечения границы при выезде с территории России — 4 июня, а при въезде — 15 июня. Работник вернулся из командировки 16 июня. Авансовый отчет утвержден 19 июня. Суточные на территории России выплачиваются из расчета 500 руб. в день, за рубежом — по нормам, утвержденным Постановлением N 93 (для Германии — 65 долл. в день).

Курсы валют составили (условно):

 Дата 

 Руб/долл. 

 Руб/евро 

 01.06.2006 

 26,90 

 34,70 

 19.06.2006 

 27,10 

 34,07 

Для оплаты железнодорожных билетов с расчетного счета было перечислено 7080 руб. (в том числе НДС — 1080 руб.). Приобретенные железнодорожные билеты учтены на счете 50-3 «Денежные документы».

Иные расходы, произведенные работником с ведома или разрешения работодателя

К иным расходам, произведенным работником с ведома или разрешения работодателя, относится оплата багажа, услуг связи и залов официальных лиц и делегаций, автостоянок и др. Данные расходы возмещаются работнику на основании подтверждающих документов. Никакими нормами они не ограничены.

Обратите внимание: отдельным категориям федеральных государственных гражданских служащих оплачиваются услуги залов официальных лиц и делегаций, организуемых на железнодорожных и автомобильных вокзалах (станциях), в морских и речных портах, аэропортах (на аэродромах), открытых для международных сообщений (международных полетов). Перечень должностей гражданской службы, замещение которых дает право пользования залами официальных лиц и делегаций, утверждает Президент РФ (п. 23 Указа N 813). Так, например, перечень должностей служащих федеральной государственной гражданской службы, имеющих право на пользование залами официальных лиц и делегаций аэропортов г. Москвы и Московской области, определен Приложением N 2 к Приказу Управления делами Президента РФ от 21.03.2003 N 60 «О залах официальных лиц, вновь организуемых в составе аэропортов (аэродромов) г. Москвы и Московской области, открытых для международных сообщений (международных полетов), и перечне граждан, обслуживаемых в данных залах».

Похожие записи:

• Можно ли вернуть духи в магазин в 2023 году
• Статья 222 УПК РФ. Направление уголовного дела в суд (действующая редакция)
• Штраф за воровство электроэнергии: размер по КоАП РФ и УК РФ