Инструкция: заполняем справку по новой форме 2-НДФЛ с 1 января 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: заполняем справку по новой форме 2-НДФЛ с 1 января 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для этого нужно обратиться в бухгалтерию по месту работы. По закону справку в бумажном варианте должны выдать в течение трёх дней (но в некоторых случаях это сделать невозможно, например, удалёнщикам). Проверьте, стоит ли на документе печать организации и подпись представителя компании. Справку можно получить за любой период работы.

Шаг 2. Общие суммы дохода, налога и вычета (разделы № 2, 3, 4)

В разделе 2 отражаем:

1. Ставку налога — ставку, по которой облагаются доходы физлица.
2. Код бюджетной классификации, который соответствует этой ставке.
3. Общую сумму дохода — сумму всех выплаченных доходов в отчетном периоде.
4. Налоговую базу — разницу между суммой полученных доходов и суммой всех предоставленных налоговых вычетов.
5. Сумму налога исчисленную — налоговая база * ставку НДФЛ.
6. Сумму налога удержанную — налог, который удержал налоговый агент.
7. Сумму фиксированных авансовых платежей — заполняем только при наличии уведомления из ФНС. Сведения вносим в соответствии с уведомлением.
8. Сумму налога перечисленную — налог, который налоговый агент перечислил в бюджет.
9. Налог на прибыль, подлежащий зачету, и излишне удержанный НДФЛ — показываем при наличии таких показателей.

Новые сроки уплаты и ежемесячные уведомления.

Все налоги, включая НДФЛ, будут уплачиваться в единый срок — до 28 числа каждого месяца. Но НДФЛ будут еще две платежные даты:

• последний рабочий день года — для налога, удержанного с 23 по 31 декабря;

• 28 января — для налога, удержанного с 1 по 22 января.

Те, кто будет платить НДФЛ на единый налоговый счет, должны будут подавать в налоговую уведомления об исчисленном налоге:

• каждый месяц не позднее 25 числа — о налоге, удержанном с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего;

• не позднее 25 января — о налоге, удержанном с 1 по 22 января;

• не позднее последнего рабочего дня в году — о налоге, удержанном с 23 по 31 декабря.

Кто сдает 2-НДФЛ «Справку о доходах и суммах налога физического лица» в налоговую

Эта форма нужна для предоставления сведений о доходах работников и удержанных с них сумм НДФЛ в ИФНС. Дополнительно работодатель должен выдать справку по запросу работника. Справка 2-НДФЛ составляется на каждое физлицо, которое получало зарплату, доходы или иные выплаты от организации или предпринимателя. Ее сдают организации, которые выплачивают доходы физическим лицам. Работодатель в данном случае является налоговым агентом — удерживает и перечисляет НДФЛ в налоговую.

Из этого правила есть три исключения:

• Вы выплачивали физлицу только доходы, которые не облагаются НДФЛ. Например, вручили подарок стоимостью до 4 000 рублей и больше ничего не платили;
• Вы выплачивали доходы физлицам, не являясь при этом налоговым агентом. Например, покупали у граждан машину или гараж или оплачивали работы ИП, самозанятого, частнопрактикующего нотариуса и пр.

Нулевую справку к 6-НДФЛ подавать не нужно. Например, их не представляют организации, которые не вели деятельность и не выплачивали работникам вознаграждение или выплачивали только необлагаемые НДФЛ суммы. Это связано с тем, что справку сдают только налоговые агенты, а вышеперечисленные категории к ним не относятся.

Новые сроки сдачи в 2020 году

Налогоплательщикам сдавать отчетность по новым формам придется по новым срокам. Теперь последняя дата предоставления отчета не зависит от того, удержан налог с выплаченных доходов или нет. Законодательством определены следующие условия:

1. Если налог удержан (признак 1 или 3), значит, организация должна отправить отчет не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. В нашем случае 1 марта выпадает на воскресенье. Предусмотрен перенос на 02.03.2019. Отметим, что ранее для справок с признаком 1 или 3 действовал иной срок — до 1 апреля.
2. Налог удержать невозможно (признак 2 или 4) — организация должна отчитаться по таким выплатам до 01.03.2019, действует правило переноса на 02.03.2019.

За какой период выдается

Классическим вариантом предоставления справки является календарный год. Именно за этот период работодатель направляет документ в налоговый орган.

Однако, по заявлению сотрудника справка может быть выдана и за другие периоды:

• взять 2-НДФЛ за год можно в любой момент по заявлению у работодателя;
• справка за последние 3 месяца может быть запрошена для банка, где заявитель планирует оформить краткосрочный кредит;
• справка за 6 месяцев также предоставляется обычно для получения кредитов;
• получение справки за 2 года необходимо в случае ухода в отпуск по беременности и родам, так как расчет пособия формируется исходя из средней заработной платы за последние 2 года.

Для чего нужна справка 2-НДФЛ?

Заполненная форма 2-НДФЛ является официальным документом, подтверждающим полученный доход физическим лицом. В ряде случаев, когда гражданин претендует на получение крупного банковского займа, 2-НДФЛ могут потребовать в доказательство не только платежеспособности, но и стабильного места работы.

Кому и зачем потребуется справка о доходах?

1. Налоговые агенты, т.е. работодатели, использующие труд наемных работников и осуществляющие им выплаты, обязаны представлять форму 2-НДФЛ по каждому из наемных граждан. На основании выплаченных сумм исчисляется и уплачивается в бюджет соответствующий налог.
2. Гражданин вправе запросить справку у работодателя в подтверждение своих доходов. Это необходимо в следующих случаях:

• при подаче заявки на крупный кредит, ипотечный заем, автокредит в случае, когда кредитное учреждение требует этот документ;
• для составления налоговой декларации при пользовании социальным вычетом на приобретенное жилье, обучение свое или ребенка, свое лечение;
• при увольнении, чтобы представить 2-НДФЛ по новому месту работы;
• иные ситуации.

Если работнику такая справка необходима, ему потребуется обратиться к работодателю с заявлением. В случае, когда работник уже уволен, он обращается в бухгалтерию по прежнему месту работы с заявлением, предъявив паспорт и трудовую книжку.

Форма справки2-НДФЛ, выдаваемая нанимателем работнику

Новый бланк справки о доходах 2-НДФЛ, которую выдает наниматель работнику, представлен Приложением 1 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2023. В обновленной версии он именуется несколько по-иному: «Справка о доходах и суммах налога для физлиц». По части внесенных изменений следует отметить следующее:

1. Изменена структура бланка: его новая версия состоит из 3 разделов, а не из 5, как ранее.
2. Введены дополнительные реквизиты (отдельные коды) для уведомления по имущественному, социальному вычету, а также для понижения суммы налога на фиксированные авансы.

Таким образом, изменения коснулись только названия справки, ее структуры (количества разделов) и реквизитов по вычетам. Актуальный на 2023 г. обновленный бланк 2-НДФЛ включает:

• сведения о работнике (ФИО, статус, гражданство, место рождения, реквизиты удостоверяющего документа);
• обобщенные суммы дохода физлица и удержанного налога по требуемому периоду;
• соответствующую информацию о предоставленных вычетах.

Помимо названых данных налоговый агент, заполняя бланк, указывает стандартные реквизиты документа (№, признак, отчетный год, код ИФНС и др.), датирует его и заверяет своей подписью с расшифровкой.

Приложение 1 содержит бланки 2-НДФЛ в формате TIF и PDF. Далее представлен аналогичный бланк формата Excel.

Порядок заполнения бланка детализирован в Приложении 2 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: За какой период выдается справка 2-НДФЛ работнику?

В общем случае, условно говоря, по умолчанию, такие справки выдают за 6 мес. Но по закону работник вправе затребовать ее за любой период. Наниматель обязан будет ее оформить и выдать по требованию на протяжении 3 раб. дн., как это предусмотрено ст. 62 ТК РФ.

Отказать в оформлении 2-НДФЛ, задержать ее выдачу наниматель не вправе, т. к. подобные действия признаются неправомерными.

Вопрос №2: Нужно ли ИП с работниками представлять справку 2-НДФЛ, предназначенную для ИФНС, за себя?

Нет, не нужно. Согласно действующему законодательству данная форма справки предоставляется раз за год только по работникам. ИП в рассматриваемой ситуации, так же, как и юрлицо, выступает налоговым агентом. На него распространяется общий порядок представления указанной отчетности в ИФНС.

Как заполнить справку 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ представлена пятью разделами, в которых содержится информация:

1. Организации, выступающей в роли налогового агента, удерживающей с дохода работника налог и перечисляющей его в бюджет.
2. О физлице, с дохода которого удерживается НДФЛ.
3. О доходах, выплаченных физлицу, с которых удержан налог по разным ставкам НДФЛ.
4. О вычетах, предоставляемых по различным основаниям физическому лицу.
5. Об общей сумме дохода физлица и общей сумме НДФЛ.

Порядок заполнения справки 2-НДФЛ следующий:

Разделы справки 2-НДФЛ	Порядок заполнения
Первый раздел	Указывается год, за который заполняется справка, порядковый номер документа, код налоговой, в которой подается справка. Поле «Признак» указывается был ли удержан НДФЛ (1) или сделать это невозможно (2). Указываются сведения об организации (наименование, ИНН).
Второй раздел	Сведения о физлице, которому компания выплачивала доход. Указывается его ИНН и статус (для резидентов -1, для нерезидентов — 2). Отражается информация о гражданстве работника, код страны и паспортные данные.
Третий раздел	Указываются данные о доходах физлица в разбивкой в зависимости от налоговой ставки. По каждому месяцу доход отражается отдельно.
Четвертый раздел	Указываются сведения о налоговых вычетах физлица. Если он вправе получить имущественный вычет, то в справке 2-НДФЛ отражается информация о соответствующем уведомлении налогового органа.
Пятый раздел	Отражается обобщенная информация о доходах, предоставленных вычетах и перечисленном в бюджет НДФЛ.

Справка 2-НДФЛ подписывается руководителем компании.Что касается печати на документе, то следует помнить, то согласно закона 82-ФЗ, компании в настоящее время вправе работать без печати. Бланк справки 2-НДФЛ также не содержит теперь данный реквизит («М.П.» место печати). Это поле теперь просто не предусматривается. Таким образом, если компания сохранила печать и применяет ее, то она ставит печать в справке и какой-либо штраф за это взиматься не будет. Однако, и без печати справка будет считаться действительной.

Изменения в справке 2-НДФЛ

Серьезных изменений форма справки 2-НДФЛ не претерпела, хоть и сменила название. Основные поля для заполнения остались прежними, однако теперь в правом верхнему углу указано «Приложение 4 к Приказу ФНС России от 15.10.2020 № № ЕД-7-11/753» и параллельно добавился код по КНД – 1175018.

Что такое уведомление по НДФЛ с 2023 года?

Согласно п. 9 ст. 58 НК РФ с 01.01.2023 для правильного распределения сумм, перечисляемых в бюджет с помощью единого налогового платежа, налогоплательщикам следует направлять в налоговый орган уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов плательщика.

Уведомления по НДФЛ в налоговую с 2023 следует предоставлять по форме утвержденной приказом ФНС России от 02.11.2022 № ЕД -7-8-/1047@.

В уведомление указывается информация, необходимая для уплаты конкретного налога или сбора, а именно:

• КПП в разрезе каждого обособленного подразделения;
• КБК обязанностей по налогам, страховым взносам, подлежащих уплате;
• ОКТМО;
• сумма обязательства;
• отчетный (налоговый) период;
• месяц (квартал);
• отчетный год.

В перечень кодов вычетов в 2023 году добавят 9 кодов расходов по операциям с цифровыми активами:

• 290, 291 — расходы в виде стоимости приобретения ЦФА;

• 292 — расходы на оплату услуг оператора информационной системы;

• 293 — расходы наследодателя или дарителя на приобретение ЦФА;

• 294 — суммы, с которых налогоплательщик уплатил НДФЛ при приобретении ЦФА;

• 295 — иные расходы, непосредственно связанные с приобретением, хранением, отчуждением и выкупом ЦФА;

• 296 — суммы, уплаченные за приобретение ЦФА, которые подлежат выкупу в определённый срок;

• 297 — суммы, уплаченные за приобретение ЦФА, выкуп которых не предусмотрен, но определён срок прекращения прав, удостоверенных ЦФА;

• 298 — суммы, уплаченные за приобретение ЦФА.

Срок сдачи 2-НДФЛ за уволенного сотрудника

Справка о доходах уволенного сотрудника передается в налоговую службу вместе с прочими справками, оформляемыми по окончании года.

При подаче справки в налоговою инспекцию, номер справки должен оставаться тот же, который был присвоен при выдаче увольняющемуся работнику.

• 04 будущего года – по всем доходам сотрудника – статус 1;
• 03 будущего года – по доходам, в отношении которых удержание не производилось – статус 2.

Если данный период попадает на нерабочий день, то он сдвигается на идущий следом рабочий день

за 2017 год отчеты 2 НДФЛ подаются:

• со статусом 1 — до 2 апреля 2023 года
• со статусом 2 — до 1 марта 2023 года.

Вверху каждого листа справки проставляется ИНН и КПП налогового агента, а также указывается порядковый номер страницы.

В начале первого листа дается информация общего характера. Тут содержатся сведения:

• порядковый номер справки;
• за какой год она составляется;
• признак — цифровой код, означающий основание представления сведения о доходах:
  • 1 — НДФЛ с доходов удержан;
  • 2 — НДФЛ удержать не удалось;
  • 3 — справка подана правопреемником, НДФЛ удержан;
  • 4 — справка подана правопреемником, но НДФЛ не удержан.
  • 00 — если справка составляется первично;
  • 01, 02, 03 и так далее — порядковый номер произведенной корректировки;
  • 99 — если справка отменяет ранее представленную.

  В разд.3 отражаются сведения о доходах, подлежащих налогообложению. Напомним, что по ставке 13% облагаются доходы физических лиц — налоговых резидентов Российской Федерации, а по ставке 30% — доходы нерезидентов.

  В п.3.1 записываются все суммы доходов, которые получены физическим лицом в налоговом периоде независимо от их размера и которые учитываются при определении налоговой базы, облагаемой по ставке 13 или 30% (за исключением доходов от реализации имущества, указанных в разд.7 Справки). Здесь же отражаются вычеты, на сумму которых уменьшены доходы. Каждый вид дохода и соответствующий ему вычет указываются отдельно.

  По условиям нашего примера п.3.1 нужно заполнить так.

  Доход в виде заработной платы имеет код 2000. Сумма этого дохода у И.И. Петровой — 120 000 руб. (10 000 руб. х 12 мес.).

  Стандартные налоговые вычеты по НДФЛ в п.3.1 не указываются, так как они отражаются в п.3.3.

  Приз, полученный в проведенном работодателем конкурсе, — это доход по коду 2750. Стоимость такого приза облагается по ставке 13% (ставка 35% предусмотрена только для призов, полученных в конкурсах, проводимых в рекламных целях).

  Сумма дохода И.И. Петровой в виде приза равна 9440 руб. (учитывается с НДС). В полях «Код вычета» и «Сумма вычета» ставятся прочерки, так как по этому виду дохода не применяется льгота в виде его уменьшения на 2000 руб., установленная п.28 ст.217 НК РФ.

  Других доходов, облагаемых по ставке 13%, у И.И. Петровой нет.

  В п.3.2 приводится расшифровка доходов, полученных за год и облагаемых по ставке 13%, по месяцам. В этом пункте суммы доходов также указываются без учета предоставленных стандартных налоговых вычетов.

  В нашем примере сумма дохода И.И. Петровой за каждый месяц, кроме сентября, составила 10 000 руб. В сентябре к сумме заработной платы добавляется стоимость приза, выигранного в конкурсе, — 9440 руб.

  В п.3.3 указываются коды и суммы стандартных налоговых вычетов, которые налоговый агент предоставил налогоплательщику. Каждый вид стандартных вычетов записывается по отдельной строке.

  Напомним, что стандартные налоговые вычеты предоставляются только при определении налоговой базы по доходам, облагаемым по ставке 13%.

  Если сумма стандартных налоговых вычетов, на которые налогоплательщик имел право в налоговом периоде, больше суммы облагаемых доходов, сумма превышения на следующий налоговый период не переносится.

  Если право на тот или иной вычет возникает у налогоплательщика не с начала года (например, при рождении ребенка или поступлении на работу в середине года), стандартные налоговые вычеты предоставляются с того месяца, когда возникло такое право.

  В нашем примере п.3.3 заполняется в следующем порядке.

  Налоговый вычет в размере 500 руб. имеет код 104. Этот вычет предоставляется в течение всего года независимо от величины дохода. Общая сумма данного стандартного налогового вычета у И.И. Петровой составила:

  500 руб. х 12 мес. = 6000 руб.

  Код стандартного налогового вычета на ребенка для одинокого родителя — 102. Такой вычет ООО «Альфа» предоставляло И.И. Петровой только в январе и феврале. В марте совокупный доход сотрудницы превысил 20 000 руб. Общая сумма предоставленного вычета на ребенка равна:

  600 руб. х 2 мес. = 1200 руб.

  В п.3.4 суммируются все виды доходов, указанных в п.3.1.

  По условиям примера общая сумма доходов И.И. Петровой составляет:

  120 000 руб. + 9440 руб. = 129 440 руб.

  В п.3.5 рассчитывается налоговая база, облагаемая по ставке 13%. Она определяется как разница между суммой дохода, указанной в п.3.4, и суммами вычетов, отраженных в п.п.3.1 и 3.3.

  В нашем примере облагаемая сумма дохода И.И. Петровой равна:

  129 440 руб. — 6000 руб. — 1200 руб. = 122 240 руб.

  В п.3.6 исчисляется сумма налога:

  122 240 руб. х 13% = 15 891 руб.

  В п.3.7 отражается общая сумма налога, который удержан из доходов, фактически выплаченных налогоплательщику. В нашем примере это 15 891 руб.

  
  

  Похожие записи:

  • Как продать земельный участок через МФЦ
  • Как происходит переоформление автомобиля при покупке без снятия с учета?
  • Ваша заявка уже обрабатывается