Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция специалиста по кадрам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Что интересно. Для работы с документами (обобщенная трудовая функция: документационное обеспечение работы с персоналом (А)) требуется наличие среднего профессионального образования (по программе подготовки специалистов среднего звена), не считая дополнительного, а вот для всех остальных 7 обобщенных функций только высшее образование, также с дополнительным образованием. Причем у некоторых трудовых функций конкретизируются непосредственно уровни высшего образования, например, для поиска и оценки персонала можно обойтись образованием уровня бакалавриата, а вот руководители отдела персонала (обобщенные трудовые функции: операционное (G) и стратегическое (H) управление) уже должны иметь высшее образование уровня специалитета или магистратуры.
Образование и обучение,опыт практической работы
Что касается опыта практической работы. Согласно указанному стандарту опыт работы (не менее 5 лет) требуется только для двух обобщенных трудовых функций: операционное управление персоналом и подразделением организации (G), стратегическое управление персоналом организации (H). Для всей остальной кадровой работы указанный стандарт требования к опыту работы не устанавливает.
Обратите внимание, в профессиональном стандарте специалиста по управлению персоналом среднее или высшее профессиональное образование указаны без привязки к его виду (специальности, направления), также отсутствуют коды ОКСО (классификатора специальностей по образованию), т.е. предполагается, что кадровик может иметь любое образование.
Хотя, все же стоит отметить, что наличие «профильного» образования является неоспоримым преимуществом при поступлении на работу, главное, выбрать специальность более близкую к предполагаемой кадровой работе (обязательны часы по трудовому праву).
Так сегодня можно получить образование:
- менеджера (управление персоналом);
- документоведа (документоведение и документационное обеспечение управления);
- специалиста по документационному обеспечению управления, архивиста (документационное обеспечение управления и архивоведение);
- юриста (юриспруденция) и т.д.
1. С июля 2016 года профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом будет обязательным, в части квалификации, если Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, будут установлены требования к квалификации кадрового работника.
2. В случае отсутствия таких законов и нормативно-правовых актов, профессиональный стандарт кадровика применяется работодателями в качестве основы для определения требований к квалификации, с учетом особенностей выполняемой работником работы, специфики деятельности организации.
3. Порядок применения профстандартов в бюджетной сфере может устанавливаться отдельно Правительством РФ. Указанный порядок был установлен Постановлением Правительства РФ от 27.06.2016 г. № 584.
4. Наименование должности в профстандарте является обязательным, если это предусмотрено федеральными законами, в том числе, Трудовым кодексом РФ (ст. 57), в случае, когда выполнение работы по определенной должности (профессии, специальности) связано предоставление компенсацией, льгот, наличие ограничений. В иных случаях, рекомендуется называть должность в соответствии с одной обобщенной трудовой функцией, если же работник выполняет работу по разным обобщенным т/ф, то наименование должности устанавливается по выполняемой работы более высокого уровня квалификации.
5. В трудовом договоре или должностной инструкции рекомендуется указывать трудовые функции и (или) трудовые действия из профстандарта.
6. Если принятие работодателем решения о применении профессиональных стандартов может привести к изменению определенных сторонами условий трудового договора, в том числе, изменению трудовой функции работника, работодателю следует ориентироваться на Трудовой кодекс РФ (ст. 72, 74) и другие федеральные законы.
Профессиональные стандарты в Трудовом кодексе
Статья 195.1, посвященная профстандартам работников, в Трудовом кодексе существует достаточно давно — с 2012 года. Поначалу она давала лишь общее понятие квалификации работника, но в 2015 году эта норма была немного изменена, кроме того, ТК был дополнен еще двумя статьями — 195.2 и 195.3, регламентирующими разработку и применение профессиональных стандартов. Датой вступления в силу указанных корректив определили 1 июля 2016 года.
С учетом внесенных изменений квалификацией работника признается объем знаний, умений, профнавыков и компетенций. Профессиональный же стандарт определяется как описание совокупности этих характеристик, необходимых работнику для ведения трудовой деятельности в профессии определенного вида.
Чем занимается специалист по кадрам?
К стандартным должностным обязанностям кадровых работников на предприятии обычно относят:
- Комплектование штата организации сотрудниками требуемых профессий, специальностей и квалификаций.
- Участие в деятельности по выбору и расстановке кадров.
- Участие в подготовке локальной документации организации, связанной с кадровой, трудовой и прочей деятельностью.
- Контроль:
- за оформлением в положенные сроки трудового перемещения членов трудового коллектива (приема, увольнения, перевода);
- выдачей справочных документов сотрудникам, касающихся их трудовой деятельности;
- соблюдением нормативов и порядка хранения и оформления трудовых книжек;
- заполнением и оформлением прочей кадровой документации организации.
- Подготовка в срок необходимой отчетности.
Комментарии к должности
Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Специалист по кадрам» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция специалиста по кадрам, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).
При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.
Обращаем ваше внимание на то, что одинаковые и схожие наименования должностей могут встречаться в разных выпусках ЕКС. Найти схожие названия можно через справочник должностей (по алфавиту).
Для некоторых сотрудников профстандарты станут обязательными с 1 июля 2016 года (Федеральный закон от 2 мая 2015 г. № 122-ФЗ). Организации обязаны будут применять профстандарты, если требования к квалификации сотрудника прописаны в законе или другом нормативном документе. Другие компании вправе нанять работника, который не соответствует требованиям (Апелляционное определение Верховного Суда РФ от 12 мар-та 2015 г.
№ АПЛ15-57). Главное, чтобы сотрудник справлялся со своими обязанностями.
Профессиональный стандарт для кадровиков
2 ст. 57 Трудового кодекса РФ наименование должностей, профессий, специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанных в квалификационных справочниках или профессиональных стандартах, если в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами с выполнением работ по этим должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот
Либо наличие ограничений;
— согласно ст. 195.3 Трудового кодекса РФ требования к квалификации работников, содержащиеся в профессиональных стандартах. Обязательны для работодателя, если они установлены Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ.
В других случаях эти требования носят рекомендательный характер.
Задачи специалиста по кадрам
Задача кадровика — своевременно и правильно оформлять документы кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять на соответствие актуальному законодательству.
Согласно своим должностным обязанностям, инспектор по кадрам выполняет на предприятии следующие задачи:
-
Осуществляет подбор персонала;
-
Оформляет документацию при приеме или увольнении специалистов предприятия, переводе их на другие штатные единицы в соответствии с Трудовым Кодексом РФ и приказом руководителей;
-
Оформляет трудовые книжки и трудовые договоры;
-
Ведет учет трудовых книжек;
-
Управляет механизмом поощрения и наказания;
-
Собирает данные для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации;
-
Ведет личные дела сотрудников, осуществляет сбор персональной информации;
-
Оформляет графики отпусков;
-
Выдает справки, касающиеся трудовой деятельности работников предприятия;
-
Осуществляет контроль за тем, как соблюдается трудовая дисциплина и правила трудового распорядка сотрудниками предприятия;
-
Ведет документацию для архива.
Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом делит всю работу кадровиков на 8 обобщенных трудовых функций, а именно:
- (А) Документационное обеспечение работы с персоналом.
- (В) Деятельность по обеспечению персоналом.
- (С) Деятельность по оценке и аттестации персонала.
- (D) Деятельность по развитию персонала.
- (E) Деятельность по организации труда и оплаты персонала.
- (F) Деятельность по организации корпоративной социальной политики.
- (G) Операционное управление персоналом и подразделением организации.
- (H) Стратегическое управление персоналом организации.
По каждой обобщенной трудовой функции в стандарте приводятся:
- уровни квалификации;
- возможные наименования должностей;
- требования к образованию и обучению;
- требования к опыту практической работы;
- необходимые знания и умения.
Каждая обобщенная трудовая функция в свою очередь включает в себя определенные трудовые функции, которые также подразделяются на конкретные трудовые действия работника. Мы рассмотрим их чуть позднее, пока определимся с квалификацией и наименованиями должностей в профстандарте кадровика.
Определяем количество работников
Образовательные организации самостоятельны в формировании своей структуры за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. Ч. 1 ст. 27 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»
Как определить необходимое количество работников кадровой службы? В нормативных правовых актах ответа на этот вопрос не содержится. Для определения необходимой численности специалистов работодателю необходимо организовать работу по нормированию труда. При этом можно использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утв. постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78 1 , которые были разработаны для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, табельному и военному учету и рекомендовались для установления нормированных заданий, а также обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами. Единственное, необходимо корректировать сведения о временных затратах на те или иные операции, указанные в этом документе, поскольку с 1991 г. прошло много времени, и труд кадровика сейчас во многом автоматизирован.
Самое главное, о чем следует помнить: нет и не может быть прямой зависимости количества работников кадровой службы от общего числа работников организации. Решение о количестве кадровиков принимается на основании многих факторов, в их числе количественный и качественный состав персонала, специфика деятельности организации, оснащение рабочего места кадровика и многое другое.
Всего в данном случае возможны три варианта:
Вариант 1. Поручить вести кадровое делопроизводство (основная функция кадровой службы) одному из работников.
Вариант 2. Ввести в штатное расписание должность работника, отвечающего за кадровое делопроизводство.
Вариант 3. Ввести в штатное расписание отдельное структурное подразделение, которое будет заниматься всеми кадровыми вопросами.
Зачем нужен стандарт? Обязательно ли его применять
Профстандарт кадрового специалиста – это документ, который утвержден на государственном уровне. Это основной нормативный акт, в котором содержаться все нормы, касающиеся кадровой работы
. В стандарте также отражены все рабочие функции, которые должен выполнять специалист. Именно поэтому его применение обязательно.
В трудовые функции согласно профессиональному стандарту включается:
- обеспечение необходимыми документами организацию;
- подбор кадров для организации;
- аттестационная работа со всеми сотрудниками;
- оценка качества работы сотрудников;
- управление сотрудниками;
- участие в создании для работников благоприятных условий труда.
Помимо этого, профессиональный стандарт закрепляет те требования, которые касаются квалификации специалиста. Если кандидат не соответствует данным требованиям, он не сможет быть принятым на данную должность.
Согласно профессиональному стандарту и должностной инструкции, в обязанности кадрового работника входят следующие функции:
- выполнение рабочей деятельности по подбору качественного персонала, который требуется в организацию;
- комплектование организации кадрами;
- проведение собеседований с соискателями;
- изучение и анализ документов, которые связаны с подбором персонала;
- изучение трудового рынка;
- информирование о свободных имеющихся вакансиях на предприятии;
- участие в разработке плановых документов, которые касаются трудовой деятельности в организации;
- участие в составе аттестационных и квалификационных комиссий;
- расстановка специалистов, которые устроились на работу после учебного заведения;
- работа по развитию сотрудников;
- обучение персонала;
- повышение квалификации работников;
- анализ дисциплины на рабочем месте;
- участие в мероприятиях, направленных на ликвидацию кадровой текучки;
- оформление приема на работу;
- оформление перевода на другую работу;
- оформление увольнение с работы;
- оформление справок и других документов;
- ведение трудовых книжек работников;
- оформление документов для установки и получение льготных выплат;
- ведение отчетности.
Должности в отделе кадров
Структура отдела кадров определяется размерами и спецификой деятельности конкретной организации. Поэтому небольшие компании, в которых работает не так много сотрудников, часто даже не выделяют кадровую службу в обособленный отдел, так как в этом нет необходимости. Все вопросы, связанные с подбором персонала и оформлением сопутствующих документов, решает кадровый оператор, должность которого указывается в табеле о персонале как «Инспектор по кадрам» или «Специалист по учету кадров». Именно на него возлагается учет рабочего времени, составление графиков, разработка должностных инструкций, локальных нормативных актов и других документов по работе с персоналом.
Однако такая ситуация невозможна на крупном предприятии со штатом в несколько сотен человек и сложной организационной структурой. Чтобы справиться с таким объемом кадровой работы, создается специальное подразделение. Работодатель сам решает, как его назвать: отдел кадров, кадровая служба или как-то иначе. А задачи, которые выполняет один кадровик в небольшой организации, распределяются между несколькими работниками, занимающими должности в отделе кадров — перечень должностей, необходимых для эффективной работы с персоналом, также формирует работодатель. Чем разнообразнее должности, включенные в этот список, тем меньше разнотипных функций и задач возлагается на каждого из сотрудников. Иными словами, подбор персонала поручается одному специалисту, оформление трудовых договоров и распоряжений — другому, учет отработанного работниками времени — третьему лицу и так далее. Так, в организации появляются рекрутер, специалист по кадровому делопроизводству, табельщик и другие штатные специалисты, каждый из которых занимается своим направлением.
Менеджер по персоналу: обязанности и требования
Под кадровиком обычно понимается инспектор по кадрам (шифр КП 3423, по ОКД ДК 003:2010 «Классификатор профессий», далее КП). Обязанности инспектора по кадрам:
- вести кадровый учет предприятия, его подразделений по унифицированным формам первичной учетной документации;
- оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, а также ведение иной кадровой документации;
- обучать и вести личные дела сотрудников, вносить изменения, связанные с работой;
- участвовать в разработке перспективных и текущих планов работы персонала;
- готовить материалы, необходимые для аттестационных, квалификационных и рейтинговых комиссий, проекты документов по оплате труда и стимулированию работников;
- составлять, вести учет и архивировать трудовые книжки, подсчитывать трудовой стаж, выдавать справки о трудовой деятельности работников;
- вести учет предоставления отпусков работникам, составление графика отпусков и контроль за его выполнением;
- оформление необходимых документов для назначения пенсий работникам предприятия;
- изучение особенностей движения и причин текучести кадров, участие в разработке мероприятий по их устранению;
- ведение архива личных дел, подготовка их к сдаче в Государственный архив;
- внесение информации о численности персонала и его перемещениях в базу данных, слежение за их своевременным обновлением и пополнением;
- контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях компании и выполнением работниками правил внутреннего трудового распорядка, а также ведение учета нарушений дисциплины и режима труда;
- проверка своевременности принятия адекватных мер администрацией и рабочей группой;
- составление отчетов о работе с персоналом.
Квалификационные требования:
- инспектор по кадрам — базовое или незаконченное высшее образование по соответствующему направлению подготовки (бакалавр или младший специалист), без требований к стажу работы;
- старший инспектор по кадрам — базовое или незаконченное высшее образование по соответствующему направлению подготовки (бакалавриат или младший специалист), стаж работы по профессии инспектора по кадрам — не менее одного года.