Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ответственность работодателя за потерю трудовой книжки работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.
А терялась ли книжка?
Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.
В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.
В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:
- Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
- Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
- Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
Порядок действий при потере трудовой
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:
- пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
- справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
- приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
- справки из Пенсионного фонда.
Если вы сами потеряли свою трудовую книжку
Первым моментом для вас будет, является, такой факт, если вы проработали менее трех месяцев и эта запись отражена первой и последней, то в этой ситуации, по закону вы имеете право не оформлять дубликат. Прописано это положение в трудовом кодексе Российской Федерации, ст. 65 глава 11. Несмотря на закон, мы вам рекомендуем обратиться к руководителю с письменным заявлением, о восстановлении и оформлении нового документа, подтверждающего стаж вашей работы.
Вторым моментом для обращения послужит следующее: если вы проработали, от 1 года и более, и все записи были отражены в вашей утерянной трудовой книжке, то вам необходимо составить заявление на имя руководителя компании, о подтверждении и выдачи дубликата. Такое заявление лучше сделать в двух экземплярах, одно из которых заверить у секретаря с указанием даты получения. Для своей подстраховки такое заявление можно отправить и в виде заказного письма.
Для чего это необходимо, по законодательству РФ, руководитель компании обязан вам, в течение пятнадцати дней, предоставить копию документа, с указанием общего количества проработанных лет, дней и месяцев, подтверждается это с помощью соответствующих документов, перечень которых мы указывали выше.
Следует учесть и то, что названия других компаний и должностей, на которых вы числились, в этом подтверждении отражаться не будут. Из чего следует, что вам необходимо будет обойти все предыдущие места работы и собрать все необходимые сведения. Если же компании уже не существует по причине ликвидации, то такой запрос делается в архив на основании паспортных данных.
В случае если информация в архиве не будет найдена, срочно обращайтесь в суд, с заявлением и при этом обязательно найдите не менее двух свидетелей, для подтверждения.
Третий момент, заключается в том, что компания была ликвидирована, то в этом случае, дубликат трудовой книжки вы уже не сможете получить, так как не у кого будет запросить подтверждающие документы. При таких обстоятельствах следует обратиться в архив с заявлением о предоставлении дубликата.
Если же компания была реорганизована (сменила название), в этом случае новая компания с измененным названием, обязана вам предоставить, все необходимые документы, для восстановления. Потому что новая фирма является правопреемником и на нее возлагаются все обязательства. Заявление следует писать на имя, нового руководителя и не забудьте, взять подтверждение о том, что компания реорганизовалась.
Как сделать дубликат трудовой книжки:
- Если вы проработали в одной компании, то необходимо обратиться именно в эту компанию с заявлением, на имя директора об утере трудовой и ее замене. Запросить необходимые документы для восстановления, на основании этих документов, ваше предприятие занесет все необходимые данные в новую трудовую книжку.
- Если же вы работали в разных организациях, то вам необходимо обойти каждую из них и в каждой оставить заявление об утере.
Необходимые документы для восстановления дубликата:
- Заявление.
- Приказ о принятии на работу, приказ о поощрении или награждении.
- Трудовой договор или контракт.
- Лицевой счет по заработной плате или ведомость по з/п.
- Сведения из Пенсионного фонда.
- Форма 2-НДФЛ.
- Подтверждение изменений в названии фирмы.
- Оригинал паспорта.
Можно обратиться в ПФР.
Обращаться в случае утери трудовой можно в различные органы власти – в зависимости от того, каким именно образом была потеряна книжка, а также в зависимости от стажа работы сотрудника. Приведем примеры:
- если трудовая была залита кофе и работник весь трудовой стаж работал в одной компании, то восстановить документ в данной ситуации достаточно просто. Следует обратиться к работодателю с просьбой выдать дубликат. После соответствующего заявления работодатель выдаст новую трудовую с внесенной записью о приеме на работу;
- если трудовая была утеряна и ее не получилось найти, а работник сменил множество мест работы, то в таком случае придется изрядно потрудиться, чтобы получить документ в первозданном виде.
Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку
В случае, если работник не предоставил трудовую книжку – у работодателя есть право на совершение следующих действий:
| Причина отсутствия у работника трудовой книжки | Действия работодателя |
| Работник впервые устраивается на работу | Работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику |
| Утрата, повреждение трудовой книжки | Работодатель обязан по письменному заявлению работника (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку |
Ответственность работодателя за нарушение ведения трудовых книжек
Ответственность за нарушение в ведении трудовых книжек относится к нарушению трудового законодательства РФ, за что предусмотрено наложение санкций (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 15.11 КоАП РФ)):
| Лицо, нарушившее законодательство | Размер административного штрафа (руб.) |
| Правонарушение выявлено впервые | |
| Должностное лицо | 1 000 – 5 000 |
| Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) | 5 000 – 10 000 |
| Индивидуальный предприниматель | 1 000 – 5 000 |
| Юридическое лицо | 30 000 – 50 000 |
| Правонарушение выявлено повторно | |
| Должностное лицо | 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-3 года |
| Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) | 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-2 года |
| Индивидуальный предприниматель | 10 000 – 20 000 |
| Юридическое лицо | 50 000 – 70 000 |
Материальная ответственность работодателя за утерю трудовой книжки
За потерю или намеренное удержание трудовой книжки всех виновников вы можете привлечь к ответственности, с выплатой административного штрафа от 1 до 5 тысяч рублей. Эти штрафные суммы распространяются на ИП, а если вашим работодателем является юридическое лицо, то сумма штрафов, в этом случае составит от тридцати до пятидесяти тысяч рублей, или приостановление деятельности предприятия сроком до трех месяцев.
В исковом заявлении можете потребовать взыскать, с работодателя средний заработок в вашу пользу, за каждый просроченный день задержки по предоставлению необходимых документов. Подробнее об этом можно прочитать в Трудовом кодексе РФ статья 234, глава 38.
Помимо этого, вы вправе затребовать возмещение морального ущерба и всех затрат по сбору документов, для этого сохраняйте все чеки.
Как восстановить записи?
Как правило, восстанавливают документ на последнем месте работы. Работнику необходимо написать заявление с просьбой выдать ему дубликат. А вот восстановить предыдущие записи намного сложнее. Для этого необходимо иметь документы, которые будут подтверждать факт работы в определенных организациях, а также содержать сведения о периоде работы.
Если работодатель утерял трудовую книжку работника, то обязанности по ее восстановлению он должен взять на себя. Если он будет отказываться, то пострадавший работник имеет право требовать компенсацию. Для этого ему необходимо обратиться в трудовую инспекцию.
Иногда работнику достаточно просто пригрозить руководству, чтобы его просьба была удовлетворена. Зачастую организации пытаются всеми силами избежать проверок и решить вопрос мирным путем.
Работник имеет право получить трудовую книжку при увольнении. Если этого не случилось по вине работодателя, также есть смысл обратиться с жалобой в соответствующие органы. В таком случае можно требовать компенсацию, которая рассчитывается на основании среднего заработка и начисляется за каждый день задержки выдачи трудовой книжки.
Если утеряна трудовая книжка по вине работника, то он должен подать заявление на имя руководителя организации с последнего места работы с просьбой восстановить документ. Дубликат ему обязаны выдать не позднее пятнадцати дней с даты подачи заявления.
Чтобы трудовую книжку было проще восстановить, владельцу целесообразнее иметь дома ксерокопию всех страниц этого документа.
Если вы сами потеряли свою трудовую книжку
Первым моментом для вас будет, является, такой факт, если вы проработали менее трех месяцев и эта запись отражена первой и последней, то в этой ситуации, по закону вы имеете право не оформлять дубликат. Прописано это положение в трудовом кодексе Российской Федерации, ст. 65 глава 11. Несмотря на закон, мы вам рекомендуем обратиться к руководителю с письменным заявлением, о восстановлении и оформлении нового документа, подтверждающего стаж вашей работы.
Вторым моментом для обращения послужит следующее: если вы проработали, от 1 года и более, и все записи были отражены в вашей утерянной трудовой книжке, то вам необходимо составить заявление на имя руководителя компании, о подтверждении и выдачи дубликата. Такое заявление лучше сделать в двух экземплярах, одно из которых заверить у секретаря с указанием даты получения. Для своей подстраховки такое заявление можно отправить и в виде заказного письма.
Для чего это необходимо, по законодательству РФ, руководитель компании обязан вам, в течение пятнадцати дней, предоставить копию документа, с указанием общего количества проработанных лет, дней и месяцев, подтверждается это с помощью соответствующих документов, перечень которых мы указывали выше.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
Как восстановить трудовую книжку через работодателя
Обращаться за восстановлением документа надо к последнему работодателю. Для оформления дубликата нанимателю работником направляется письменное заявление, после чего в 15-тидневный срок производится восстановление документа.
Что делать, если утеряна трудовая книжка – пошаговый алгоритм действий:
1. По последнему месту работы направляется заявление об оформлении дубликата трудовой с указанием причин ее утраты и просьбой выдать дубликат.
2. В новом бланке книжки работодатель делает надпись «Дубликат».
3. Далее на титульный лист вписывается актуальная информация о работнике.
4. Отражается суммарный трудовой стаж у предыдущих работодателей без разбивки по местам работы.
5. На следующей стадии начинается заполнение данных о работе у всех работодателей. Информация берется из имеющихся подтверждающих документов – архивных справок, оригиналов выписок из приказов о приеме и увольнении, их заверенных копий. Все записи вносятся в хронологической последовательности. Если по каким-либо периодам документы отсутствуют, сведения о них в книжку не вносят.
Когда утеря трудовой книжки произошла в результате чрезвычайной ситуации (экологическая или техногенная катастрофа, стихийное бедствие и др.), и это был не единичный факт, а речь идет о массовой утрате документов, восстановление трудовой производится на основании акта специальной комиссии. Комиссия формируется органами исполнительной власти региона, она рассматривает все имеющиеся в распоряжении работников и работодателей документы, а также свидетельские показания минимум двоих бывших сослуживцев, по которым можно восстановить сведения о стаже.
Как восстановить трудовую книжку при утере, если последний наниматель ликвидирован? В этом случае есть несколько вариантов:
- если у компании есть правопреемник, обратиться к нему;
- данные можно получить в архиве, где хранятся документы ликвидированного предприятия, направив письменный запрос;
- в ситуации, когда в архиве сведений нет, восстановление трудовой книжки при утере возможно только через суд – в ходе разбирательства надо предъявить все имеющиеся у физического лица документальные подтверждения о периодах и местах трудоустройства (копии приказов, трудовые договоры и т.п.), рассматриваются также свидетельские показания бывших коллег.
Ответственность работодателя за утерю трудовой
VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.
Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:
- Если наниматель по разным причинам медлит с выдачей трудовой книжки (по закону он обязан ее отдать в день увольнения) и потерпевший не имеет возможности работать в новой организации, то в соответствии со ст. 234 ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
- Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
- В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст. 237 ТК РФ он имеет возможность получить денежную компенсацию, если сможет подтвердить факт этих эпизодов.
Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:
- Согласно п. 1. ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях «Нарушение трудового законодательства» на небольшую компанию (без образования юрлица) накладывается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
- Если работодатель или его уполномоченное лицо неоднократно не соблюдают трудовое законодательство, то согласно п. 2 статьи 5.27 КоАП РФ на должностное лицо небольшой компании (без образования юрлица) накладывается штраф от 10 000 до 20 000 рублей, или положена дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет. На юридическое лицо — от 50 000 до 70 000 рублей или дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет.
Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.
Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:
- если наниматель намерено порвал, выкинул или испортил трудовую книжку (УК РФ ст. 325 «Похищение или повреждение документов…»);
- работодатель не постарался предотвратить ситуацию, которая повлекла за собой массовую утерю документов или создал неподходящие условия для их сохранности (ст. 293 «Халатность» УК РФ);
- наниматель заявил в грубой форме, что не думает отдавать работнику его документ (ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»).
Как работодатели пытаются избежать наказания за потерю трудовой книжки
Работодатели пытаются различными путями избежать ответственности за потерю книжки, чтобы не платить штрафы и не судиться.
Они предпочитают придумывать отговорки:
- Обвинение работы почты. Работодатели утверждают, что уже отправили трудовую книжку заказным письмом. Даже документы, подтверждающие это, предоставляют. Чтобы не столкнуться с этой ситуацией, необходимо отказаться от согласия передачи такого важного документа этим ненадёжным способом. Если есть сомнения в достоверности предоставленной информации об отправленном документе, следует запросить данные трек-номера, чтобы самостоятельно отследить ход отправки. Если на эту просьбу поступает отказ, нужно немедленно обращаться в суд.
- Обвинение самого работника в утере документа. Тогда они утверждают, что передали документ, но сотрудник не расписался в его получении. Эта ситуация однозначно решается через суд. Будут запрошены свидетели, и если их уличат во лжи, они понесут уголовную ответственность.
- Документальная путаница.
Компания может обосновать невозможность отправки трудовой книжки путаницей. Но это объяснение не может быть уважительной причиной. Работник, допустивший халатность, должен быть обнаружен и привлечён к ответу. А сама компания обязана выслать документ по запросу или выдать на руки. Сам работник вправе даже в этой разрешившейся ситуации обжаловать действия компании, запросы в иске компенсацию причинённого ими морального вреда (связанного с переживаниями по поводу случившегося, невозможностью устроиться на работу, получать пенсию и так далее).
Если потерял книжку сам работник?
Многие трудящиеся думают, что после потери документа можно будет просто начать все с нуля и обзавестись новым. Но не стоит забывать о том, что теряется стаж, а это гарантирует значительное уменьшение пенсии. Если, к примеру, у тридцатилетнего работника будет пустая трудовая книжка при трудоустройстве, это скажется на будущем сотрудничестве. Охотнее возьмут человека, который может показать свои документированные достижения в карьере за все время.
Это важно знать: Заявление на получение трудовой книжки по почте
При потере трудовой книжки во время первого рабочего опыта, если есть только одна запись, свидетельствующая об опыте в 3 месяца, можно завести новую, не переживая о стаже. Законодательно не обязываются работники оформлять дубликаты утерянных трудовых документов. Но в статье 65 ТК РФ указано, что при отсутствии у гражданина, который поступает на работу, книжки по причине ее потери, повреждения или другой, работодатель должен после получения письменно оформленного заявления сотрудника с обозначенными аргументированными причинами начать оформление новой документации.
Если был потерян документ, свидетельствующий более чем о 15 годах стажа с наградами, работник может подать заявление о потере руководству по месту последнего трудоустройства. Работодателем выдается для работника дубликат трудового документа не позже 15 рабочих дней с момента подачи прошения. Данный вопрос регулируется Постановлением «О трудовых книжках».
Работник должен подать заявление на имя руководства отдела кадров. В заявлении указывают прошение восстановить документ, описывают причины потери. Помимо заявления подается такая документация:
- Приказ о том, что лицо было зачислено в штат или уволено из него (при наличии);
- заверенная у нотариуса копия трудового документа (при наличии);
- при наличии старые трудовые книжки, договоры с работодателем;
- ведомости о начислении заработных плат в виде копий при наличии;
- выписка по пенсионному страхованию.
Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?
Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.
Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:
- Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
- Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
- Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.
Кто должен заниматься восстановлением трудовой?
Восстановление книжки — сложная процедура.
Как уже говорилось выше, восстановлением утерянного или же испорченного документа всегда занимается тот, кто это допустил. То есть, если работник залил документ кофе или чаем лично, то соответственно, он и занимается его восстановлением.
Если же порча или утрата произошла по вине кадрового работника, руководителя или другого сотрудника, то восстановлением книжки занимается компания-работодатель, в лице директора или же главного учредителя.
Кроме того, перед тем как начинать восстанавливать трудовую, следует внимательно подумать – где она могла потеряться. Зачастую бывает так, что после восстановления документа через некоторое время находится и пропажа.
Например, она была взята другим сотрудником без предупреждения, случайно попала к другим документам или же была у сотрудника, а он об этом забыл.
Процедура восстановления трудовой – достаточно сложный процесс, и прибегать к нему стоит только в том случае, если все другие меры по поиску или восстановлению документа не принесли результата.