Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документооборот с налоговой инспекцией». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Электронный документооборот с налоговой службой в компаниях — сейчас уже далеко не редкость. Как уже было сказано, ФНС дает выбор: самостоятельно подавать налоговые декларации через кабинет налогоплательщика, собирая документы при помощи СЭД или чего-то еще, либо подключиться к внешнему оператору электронного документооборота, который сделает это за вас.
Преимущества ЭДО с ФНС
Электронный обмен документацией и отчётностью, организованный через оператора, имеет ряд положительных моментов:
- Экономия времени и ресурсов. Отправить отчётные документы можно в любое удобное время без личного визита в налоговые органы. Подаваемые отчёты не нужно дублировать в бумажном варианте.
- Исключение риска ошибок. Заполнение отчётности ведётся по установленным формам, которые контролируют вводимые данных. При ошибках или неточностях система не даёт отправить форму, а указывает на выявленные недочёты.
- Гарантия получения документов адресатом. Задача оператора заключается в передаче представленных данных контрагенту. Об этом он сигнализирует в течение суток в виде подтверждения доставки. Не нужно дожидаться акта сверки.
- Конфиденциальность и защита передаваемых данных. Информация защищена от просмотра и изменения со стороны третьих лиц. Документы передаются по защищённым HTTPS-каналам с двухуровневой степенью защиты. Использование квалифицированной электронной подписи значительно ограничивает круг лиц, которым доступно использование системы.
- Оперативное получение выписок и справок в электронном виде. Документы, списки, справки и акты от налоговых органов приходят в цифровом формате и в кратчайшие сроки.
- Оповещения об обновлении форм отправки данных. При добавлении новых форм пользователь оперативно получает информацию об этом. Версия используемых шаблонов обновляется автоматически.
Ввод электронного документооборота призван сделать отношения предпринимательства и налоговой проще, прозрачнее, оперативнее. ЭДО также позволяет экономить. Законы разрабатываются таким образом, чтобы это было выгодно для всех: и предприятий, и контролирующих органов. ЭДО действительно удобен, но, тем не менее, малый и средний бизнес добровольно использует его лишь примерно в десяти процентах случаев. Почему так происходит?
Объяснить это можно только привычкой, так как переход на ЭДО имеет множество преимуществ для компаний:
-
позволяет максимально снизить риск ошибок,
-
он экономит время и ресурсы предприятия,
-
ускоряет проверки и получение обратной связи от контролирующих органов,
-
гарантирует актуальность регламентов заполнения форм,
-
упрощает и снижает затраты на хранение документации, делает его более надежным и безопасным,
-
зарегистрированные оператором ЭДО документы соответствуют актуальному законодательству и имеют юридическую силу,
-
ФНС прогнозирует, что в будущем с развитием ЭДО сдача бухгалтерской и налоговой отчетности упразднится.
Что вводят в 2021 году?
-
До четвертого квартала 2021 планируется окончательно сформировать законодательную и нормативную базу в сфере электронного документооборота.
-
Годовая отчетность с 2021 года (и за 2020 год) принимается уже исключительно в электронном виде.
-
Все отчеты по новой системе прослеживаемости товаров, которая начала действовать с 2021 года, также принимаются по системе ЭДО.
-
С 2020 года данные для Росстата индивидуальные предприниматели и юридические лица передают в электронном формате. Малый бизнес окончательно перейдет на эту схему с 2022 года.
-
В связи с масштабным вводом ЭДО упрощается использование и получение электронной подписи. Ее можно применять без специальной программы (ключи могут хранить и использовать дистанционно удостоверяющие центры), а получение упростят с 2022 года.
Направление документа по ТКС
Включает в общем случае следующие этапы:
| 1 | Отправитель формирует документ в электронной форме, подписывает его УКЭП и направляет по ТКС оператору ЭДО. При этом отправитель фиксирует дату отправки. |
| 2 | Оператор ЭДО в течение 1 часа направляет отправителю извещение о получении электронного документа и не позднее следующего рабочего дня – подтверждение даты отправки.
Отправитель, получив подтверждение даты отправки, в течение 1 часа направляет оператору извещение о получении электронного документа. |
| 3 | Оператор ЭДО не позднее следующего рабочего дня после дня передачи ему отправителем документа направляет получателю документ и подтверждение даты отправки, подписанное УКЭП оператора.
Получатель, получив документ и подтверждение даты отправки, в течение 1 часа направляет оператору 2 соответствующих извещения о получении электронного документа. |
| 4 | При получении документа и отсутствии оснований для отказа в его приеме получатель формирует квитанцию о приеме, подписывает ее УКЭП и направляет оператору.
Квитанцию о приеме получатель направляет отправителю по ТКС в течение 6 рабочих дней со дня отправки документа отправителем. |
| 5 | Оператор ЭДО, получив квитанцию о приеме или уведомление об отказе, в течение 1 часа направляет получателю извещение о получении электронного документа.
Оператор ЭДО не позднее следующего рабочего дня после передачи ему квитанции о приеме или уведомления об отказе в приеме направляет квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме отправителю. Отправитель, получив квитанцию о приеме или уведомление об отказе, в течение 1 часа направляет оператору извещение о получении электронного документа. |
При наличии оснований для отказа в приеме документа получатель формирует уведомление об этом, подписывает его УКЭП и передает оператору для направления отправителю.
Как работать с КЭП от ФНС
Электронная цифровая подпись для юридических лиц и ИП должна использоваться только его владельцем в соответствии с требованиями ФЗ-63 «Об электронной подписи». Токен (носитель с ключами ЭП) необходимо подключить к компьютеру в момент подписания документа, а после извлечь.
Крайне не рекомендуется оставлять токен в USB-входе и передавать его другим лицам. Если нужно предоставить возможность сотрудникам подписывать документы от лица компании по доверенности, то им заказать КЭП можно в коммерческом удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию по новым правилам (с 01.07.2020). СберКорус аккредитован по новым правилам и предлагает выгодные тарифы и условия выпуска КЭП для сотрудников организаций и физических лиц.
Использование облачных сервисов
А можно не делать почти ничего из вышеперечисленного. Достаточно подключить один из автоматизированных сервисов по сдаче электронной отчетности и вообще ни о чем не беспокоиться. Ваша задача — отправлять контрагенту необходимые первичные данные. Все остальное ложится на плечи поставщика услуги.
Стоимость обслуживания в таких сервисах невелика. Цена зависит от формы налогообложения: спецрежимы обойдутся чуть дешевле, чем ОСН. Другие факторы, влияющие на цену — объем документооборота, количество официально трудоустроенных сотрудников и так далее.
Обычно подобные площадки работают по SaaS-технологиям, предоставляющим доступ к облачным сервисам. При этом не нужно скачивать и устанавливать никаких программ, а данные находятся в облачном хранилище. Это дает такие плюсы, как доступ из любой точки мира и хранение любого объема информации.
Возможен ли обмен документами между двумя системами?
Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.
Электронный документооборот: понятие, основные преимущества
Система электронного документооборота – механизм обмена документами не на бумажном носителе, а в электронном виде.
В течение последних нескольких лет популярность электронного документооборота стремительно растет. Компании внедряют систему для внутреннего пользования, а также для обмена документами с контрагентами. Неоспоримыми преимуществами электронного документооборота являются:
- Экономия расходов. Главным преимуществом электронного документооборота является существенное снижение расходов компании, связанных с приобретением канцтоваров (в частности бумаги), а также почтовых расходов, обусловленных необходимостью отправки документов контролирующим органам и контрагентам.
- Оптимизация трудовых ресурсов. Практика показала, что электронный документооборот снижает потребность организации в трудовых ресурсах. Данный факт объясняется тем, что доступ к электронным документам предоставляется автоматически, без привлечения дополнительных сотрудников.
- Удобство пользования. Создание, подписание, внесение правок в электронный документ осуществляется автоматически. У сотрудников и руководства нет необходимости исправления и переписывания документов. Кроме того, просмотр электронного документа доступен гораздо большему количеству пользователей.
- Скорость документооборота. Документ, отправленный по телекоммуникационным каналам связи, поступает к получателю мгновенно.
Чем ЭДО полезен для вашего бизнеса
-
Автоматизирует процесс и снижает количество ошибок в документах
-
Экономит время работников
-
Экономит место, которое занимает бумажный архив
-
Повышает надежность хранения документации
-
Благодаря ему проверки контролирующих органов и иное взаимодействие с ними проходит быстрее
-
Обновление многих форм происходит автоматически: не нужно следить за изменениями самостоятельно
-
Подписанные ЭП и зарегистрированные оператором ЭДО документы не уступают бумажным в юридической значимости
-
Это передовой способ обмена информацией, который в самой ближайшей перспективе заменит аналоговый вариант
Электронный документооборот: понятие, основные преимущества
Система электронного документооборота – механизм обмена документами не на бумажном носителе, а в электронном виде.
В течение последних нескольких лет популярность электронного документооборота стремительно растет. Компании внедряют систему для внутреннего пользования, а также для обмена документами с контрагентами. Неоспоримыми преимуществами электронного документооборота являются:
- Экономия расходов. Главным преимуществом электронного документооборота является существенное снижение расходов компании, связанных с приобретением канцтоваров (в частности бумаги), а также почтовых расходов, обусловленных необходимостью отправки документов контролирующим органам и контрагентам.
- Оптимизация трудовых ресурсов. Практика показала, что электронный документооборот снижает потребность организации в трудовых ресурсах. Данный факт объясняется тем, что доступ к электронным документам предоставляется автоматически, без привлечения дополнительных сотрудников.
- Удобство пользования. Создание, подписание, внесение правок в электронный документ осуществляется автоматически. У сотрудников и руководства нет необходимости исправления и переписывания документов. Кроме того, просмотр электронного документа доступен гораздо большему количеству пользователей.
- Скорость документооборота. Документ, отправленный по телекоммуникационным каналам связи, поступает к получателю мгновенно.
Какие документы можно получить в электронном виде по ТКС?
Информационные услуги налогоплательщикам (представителям) включают представление налоговыми органами в электронной форме следующих документов:
- справки о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам (форма и Формат утверждены Приказом ФНС России от 28.01.2013 N ММВ-7-12/39@);
- справки об исполнении налогоплательщиком (плательщиком сборов, налоговым агентом) обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов (форма и Формат утверждены Приказом ФНС России от 21.01.2013 N ММВ-7-12/22@);
- выписки об операциях по расчетам с бюджетом (форма приведена в Приложении 4 к Методическим рекомендациям);
- перечня налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности, представленной в отчетном году (форма приведена в Приложении 5 к Методическим рекомендациям);
- акта сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам (форма утверждена Приказом ФНС России от 20.08.2007 N ММ-3-25/494@).
Обратите внимание! Ответы на запросы формируются автоматически на основании данных информационных ресурсов налоговых органов.
Формы документов представляют собой файлы формата RTF, XML, XLS, PDF. При этом имена файлов формата RTF, XLS должны соответствовать имени файла формата XML, но с расширением .rtf, .xls, .pdf.
Какую дату следует считать началом срока исполнения требования?
Напомним, что в соответствии с п. 2 ст. 6.1 НК РФ течение срока начинается на следующий день после календарной даты или наступления события (совершения действия), которым определено его начало. Срок, определенный днями, исчисляется в рабочих днях, если срок не установлен в календарных днях (п. 6 ст. 6.1 НК РФ). При этом рабочим днем считается день, который не признается в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем.
Таким образом, пояснения нужно представить в налоговую инспекцию в течение 5 рабочих дней со дня получения требования.
Предположим, что квитанция о приеме требования, подписанная электронной подписью налогоплательщика, датирована 12 октября 2015 г. Отчет срока начинается со следующего дня. Таким образом, налогоплательщик должен представить пояснения в период с 13 октября по 19 октября 2015 г. Выходные дни в подсчет сроков не включаются.
Как установить ЭДО
Как работать с ЭДО? Для начала нужно выбрать оператора, который предоставит площадку для обмена ЭДО. Программы для ЭДО называют системой электронного документооборота (СЭД). При выборе СЭД нужно опираться на требуемый для компании функционал, стоимость, наличие техподдержки, возраст на рынке и распространённость системы среди ваших заказчиков. На данный момент самыми популярными СЭД являются: Контур Диадок, СБИС, ДЕЛО, 1С-ЭДО, Директум. На рынке есть как программы, которые устанавливаются на сервер компании, так и веб-решения.
После заключения договорённостей с оператором и установки системы, следует выпустить электронные подписи для всех сотрудников. Только так вы сможете полностью перейти на электронный документооборот.
После этого начнётся период адаптации сотрудников и клиентов к новому порядку. Для работников лучше провести обучающие мероприятия, чтобы они быстрее освоили программу.
Клиентов нужно не только оповестить о нововведениях, но и помочь им наладить обмен документами с компанией. Серьёзно отнеситесь к этому этапу, так как напуганные потребители могут уйти от вас.
ЭДО – это будущее в сфере бизнеса и делопроизводства. Ваши клиенты хотят получать свои документы быстро и просто. Не бойтесь нового и развивайтесь.
Документооборот без программного обеспечения
Да, электронные документы могут существовать отдельно от СЭД. Не всегда организации готовы на внедрение системы электронного документооборота, однако и работать с кипой бумаги мало кто хочет. В этом случае файлы отправляют друг другу через Скайп или по почте, а в случае с подписями ограничиваются обычными сканами или используют неквалифицированную подпись.
В чем минусы такого подхода?
В первую очередь — это безопасность данных. Отправленные через электронную почту документы могут храниться на компьютере получателя без должной защиты, нет никакой гарантии, что утечки данных не произойдет. Кроме того, документы без юридически значимой подписи не имеют силы, поэтому в случае разногласий с партнерами никакой ценности на переговорах или в суде иметь не будут.
Безусловно, можно подписать с контрагентом соглашение о признании юридической значимости сканированных версий. Тогда сканы, отправленные по почте, будут иметь юридическую силу. Однако, это не гарантирует безопасность данных, не дает никакого контроля над сроками, а также приводит к тому, что сотрудники тратят довольно много времени на сканирование, отправку и ожидание ответа.
Этот способ оправдан для второстепенной документации, однако он не выполняет всех функций безопасного обмена документами между организациями.