Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как принять сотрудников на работу: инструкция для ИП и ООО». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы работодатель правильно устроил прием на работу новичка, он должен получить все необходимые документы для трудоустройства. При этом некоторых бумаг может не оказаться на руках у нового сотрудника. Это возможно, если он устраивается на работу в 2023 году впервые, и у новичка нет обычного опыта работы.
Этап третий — приказ о приеме на работу
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:
“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”
Дата, подпись.
Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.
Горькая правда жизни вместо вывода
А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.
Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!
Оформление сотрудника на временную работу
Есть несколько вариантов заключения трудовых отношений с работником:
- по срочному трудовому договору — если работа носит сезонный характер, или сотрудник устраивается на время отсутствия основного работника (декретный отпуск, болезнь);
- по бессрочному трудовому договору — если должность закреплена за конкретным лицом на неопределённое время;
- по договору оказания услуг — если работа ограничена определённым объёмом или конкретной задачей.
Обязательные документы при приёме на работу по ТК РФ
В статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации определён следующий перечень документов, предъявляемых при приёме на работу:
- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка (гражданам, которые устраиваются на работу впервые, работодатель оформляет трудовую самостоятельно — в электронном виде);
- СНИЛС (кроме случаев, когда соискатель трудоустраивается в первый раз — работодатель оформляет данный документ сам);
- документы воинского учёта (например, военный билет или приписное свидетельство) — для военнообязанных граждан;
- документ об образовании — если для работы требуются специальные умения, навыки, знания;
- справка о наличии или отсутствии судимости у соискателя;
- справка о наличии или отсутствии административных наказаний за употребление наркотических средств (психотропных веществ) без назначения врача.
Разница между трудовым и гражданско-правовым договором
Разницу между этими типами договоров надо понимать, потому что за подмену реальных трудовых отношений гражданско-правовыми существует специальная санкция в КоАП РФ.
Штраф для работодателя (или заказчика) по статье 5.27 составляет:
- на индивидуальных предпринимателей – от 5 до 10 тысяч рублей;
- на должностные лица ООО – от 10 до 20 тысяч рублей;
- на организации – от 50 до 100 тысяч рублей.
Основные отличия договоров с работниками и исполнителями мы собрали в таблицу.
| Трудовые договоры | Гражданско-правовые договоры |
|---|---|
| Предмет договора – выполнение определенной трудовой функции под контролем работодателя. Работник обязан подчиняться установленным внутренним правилам, например, находиться на рабочем месте оговоренное время. | Предмет договора – выполнение какого-то измеримого объема работ (услуг), который принимается по акту. Исполнитель действует независимо от заказчика, но обязан отвечать за качество работ и сроки их сдачи. |
| По умолчанию договор является бессрочным. Указывать срок можно только в случаях, оговоренных законом. | Заключается на какой-то срок для выполнения определенного объема работ. |
| Работодатель обязан создать безопасное рабочее место и обеспечить всё необходимое для выполнение трудовой функции. | Заказчик не обязан обеспечивать исполнителя оборудованием, инструментами, материалами. |
| Заработная плата должна перечисляться не реже двух раз в месяц. | Оплата работ или услуг производится по факту их принятия (но можно предусмотреть аванс). Заказчик вправе отказаться от оплаты, если результат его не устроит. |
| Работодатель обязан обеспечить работнику оплачиваемый отпуск, больничный, декретные выплаты, пособие при увольнении (в некоторых случаях). За работника перечисляют взносы на его пенсионное, медицинское, социальное страхование, а также на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. | У исполнителя нет права на отпуск, больничный и др. социальные гарантии. Взносы перечисляются лишь на пенсионное и медицинское страхование, и только если исполнитель является обычным физическим лицом (не ИП или самозанятым). |
Регистрация ИП в ПФР
Когда ИП должен зарегистрироваться в Пенсионном фонде. Новое в законодательстве. Список документов для регистрации в ПФР.
Читать статью Регистрация ИП в ФСС
Когда ИП должен встать на учет в ФСС? Обязательная и добровольная регистрация ИП в ФСС. Новое в законодательстве.
Виды оформления сотрудников на работу
Всего есть несколько вариантов оформления отношений между руководством компании и специалистом, принимаемым на работу. От способа трудоустройства зависят правила оформления сотрудника на работу, права, обязанности сторон, ответственность, а также порядок уплаты налогов, обязательных взносов и пр.
В России законодательство предусматривает такие варианты оформления отношений между работником и работодателем:
- трудовой договор;
- гражданско-правовой договор;
- удаленная работа;
- заемный труд.
Обсудим более подробно все перечисленные варианты.
Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, по которому вторая сторона обязуется на постоянной основе выполнять функции, возложенные на нее данным документом, следовать трудовому распорядку. Тогда как работодатель в свою очередь возлагает на себя обязанность после оформления сотрудника на работу в ООО или в организацию другой правовой формы предоставить работу, обеспечить необходимые для ее выполнения условия и далее в срок и в полном размере выплачивать зарплату. При этом Трудовой кодекс и соответствующие ФЗ устанавливают отношения в рамках данного соглашения.
Основные положения трудового договора:
- включение работника в штат предприятия, присвоение ему определенной должности, требующей выполнения конкретных трудовых функций;
- соблюдение принятым на работу специалистом правил внутреннего трудового распорядка, режима работы;
- отсутствие возможности выполнения третьими лицами работы специалиста;
- обязательство работодателя выплачивать зарплату с установленной периодичностью, при этом обеспечивая достойные условия труда.
После оформления сотрудника на работу в обязанности работодателя входит уплата за него НДФЛ и страховых взносов, предоставление налоговой, статистической, а также прочих видов отчетности в соответствии с законами России. Кроме того, он должен соблюдать права и интересы специалиста.
Гражданско-правовой договор – соглашение двух и более лиц, подписываемое с целью выполнения работ или услуг, названных в данном документе. Этот вид соглашения обычно используется в ряде ситуаций: заказывается разовая услуга либо их небольшой объем на непродолжительный период, незначительный для приема на постоянную работу.
Гражданско-правовой договор бывает нескольких типов:
- подряда;
- возмездного оказания услуг;
- комиссии;
- перевозки;
- транспортной экспедиции;
- доверительного управления имуществом;
- поручения.
При оформлении сотрудника на работу в ИП или организацию по этому договору работодатель уплачивает за нанятого гражданина подоходный налог и страховые взносы в ПФР и ФОМС (средства вносятся в ФСС только, когда это положение оговаривается договором).
Теперь давайте сопоставим два описанных вида договоров:
|
Признак |
Трудовой договор |
Гражданско-правовой договор |
|
Предмет договора |
Выполнение трудовой функции |
Результат выполнения работы/предоставления услуг |
|
Возможность привлечения к работе третьих лиц |
Невозможно |
Возможно |
|
Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка |
Обязательно |
Необязательно |
|
Условия для выполнения работы |
Работодатель обязан предоставить специалисту необходимые условия труда |
Работодатель не обязан предоставлять специалисту какие-либо условия для выполнения работы |
|
Документация |
За подписанием договора следует подготовка документов на сотрудника: приказа о приеме на работу, штатного расписания, графика отпусков, личной карточки, трудовой книжки, СНИЛС, пр. |
За подписанием договора следует составление акта приемки работ или оказания услуг |
|
Размер зарплаты |
За месяц не может быть ниже МРОТ. При отсутствии указания конкретной зарплаты договор признается недействительным |
Договор определяет размер оплаты, который не привязывается к МРОТ и может не вноситься в договор |
|
Порядок выплаты зарплаты |
Минимум дважды в месяц |
Фиксируется договором |
|
Срок действия договора |
По общему правилу он является бессрочным, но в некоторых ситуациях может заключаться срочный договор |
Только срочный, при отсутствии указания срока договор считается недействительным |
|
Возможность продления срока действия договора |
Возможно |
Невозможно |
|
Средства для выполнения работы |
Предоставляются работодателем либо работник имеет право по согласованию с работодателем пользоваться личным имуществом. При этом износ данного имущества должен быть ему возмещен |
Работник выполняет работы (оказывает услуги) посредством собственных средств |
|
Порядок расторжения договора |
Чтобы уволить работника, необходимы определенные основания. Также работник может по собственному желанию расторгнуть трудовой договор |
Сам договор предусматривает порядок расторжения договора, то есть закон не устанавливает особых условий его расторжения |
|
Ответственность за неисполнение обязанностей, предусмотренных договором |
Для работодателя законом предусматривается административная ответственность, для работника – дисциплинарная. То есть взыскание, выговор, увольнение, но без штрафных санкций |
Договор может предусматривать наложение штрафных санкций на работника. Работодатель со своей стороны обязан выплатить работнику проценты за пользование его денежными средствами, если он вовремя не оплачивает и не принимает работу |
|
Налогообложение |
Работодатель уплачивает подоходный налог, страховые взносы во внебюджетные фонды за работника |
Если договор заключается с ИП, НДФЛ, взносы он уплачивает самостоятельно |
Полномочия гендиректора ООО, суть должности
ООО – организационно-правовая форма, наиболее приемлемая для представителей малого и среднего бизнеса. Основателями общества являются лица, инвестировавшие часть средств в уставный капитал организации. Каждый из участников данного субъекта хозяйствования имеет право на получение дивидендов, размер которых зависит от рентабельности предприятия и размера доли.
Главенствующую роль в деятельности общества занимает генеральный директор. Это единственный представитель компании, который имеет право действовать от лица предприятия без специальной доверенности.
Должность генерального директора обязывает лицо, занимающее ее, действовать профессионально и быть предельно ответственным. В отношении кандидатов выдвигаются довольно высокие требования, обоснованные широким кругом полномочий, предоставляемых руководителю.
К функциональным обязанностям гендиректора относят:
- осуществление всеобщего контроля над деятельностью компании;
- координацию деятельности подразделений общества, обеспечение эффективного функционирования всего штата сотрудников в целом;
- составление планов работы предприятия, разработку стратегий, направленных на развитие компании, совершенствование ее деятельности;
- осуществление контроля над достижением целей предприятия, выполнением поставленных задач;
- проверку документооборота, реализацию организационных мероприятий;
- планирование бюджета общества;
- проведение аналитических и оценочных мероприятий для определения истинного положения дел.
Как оформить работника в ИП?
Чтобы ИП имел возможность оформлять на работу сотрудников, требуется регистрация в Пенсионном фонде его как работодателя. Если деятельность основана на патенте, тогда нанять для сотрудничества в качестве работников вы можете не более пяти человек. Перед тем, как нанимать персонал по трудовому договору, ознакомьтесь с профильным законодательством, чтобы избежать неточностей и неприятностей, связанных с оформлением документации по кадрам.
В случае, если самостоятельно справиться с принятием работника вы не можете, можно обратиться к специалисту, который поможет вам с этим вопросом. С ним можно будет сотрудничать посредством контракта на обслуживание, если он также является ИП.
Если речь не идет о выполнении постоянной трудовой функции по основной деятельности, вместо сотрудников в штат можно нанимать подрядчиков в статусе физлица, ИП или самозанятого. Они получают не зарплату за время работы, а гонорар за конкретный объем выполненных работ.
Выгоднее всего работать с ИП и самозанятыми, т.к. за них не нужно платить НДФЛ и взносы. Но нужно быть осторожными и не скрывать таким образом трудовые отношения — иначе работодателя оштрафуют и обяжут выплатить НДФЛ и взносы.
Ещё выгоднее отдать бухгалтерию на аутсорсинг в «Моё дело Бухобслуживание». На вас будет работать не один специалист, а целая команда, которая состоит из бухгалтера, юриста, кадровика и бизнес-ассистента. Наша ответственность застрахована на 100 млн рублей, и по договору мы сами платим штрафы, если они возникнут по нашей вине.
Оформление по трудовому договору
Когда предприниматель берёт в штат сотрудников, он не только увеличивает свои расходы, но и приобретает обязательства, как перед работником, так и перед государством. От того как будет заключён договор, какие пункты он будет в себя включать зависит объём данных обязанностей.
Трудовой контракт заключается с сотрудником, в случае если он будет выполнять однотипную работу на протяжении длительного времени (охранник, продавец, секретарь). В договоре должны быть прописаны все детали работы: график, оплата труда, обязанности работника и работодателя. В течение 10 дней с момента заключения договора ИП должен зарегистрироваться в фондах медицинского и социального страхования, а в течение месяца должен пройти регистрацию в Пенсионном фонде.
После регистрации во всех инстанциях предприниматель получит извещения с номерами для уплаты налогов за сотрудников. Они не будут совпадать с номерами, присвоенными ИП для оплаты собственных налогов.
Помните: Процедура регистрации в фондах и Пенсионном фонде производится один раз, в последствии при принятии сотрудников никаких регистраций производить не нужно.
После заключения договора работодатель обязан сделать отметку в трудовой книжке сотрудника, с указанием должности на которую он принят. При принятии сотрудника предприниматель должен оплачивать обязательные взносы по медицинскому, пенсионному и социальному страхованию.
При подписании трудового договора работодатель даёт сотруднику следующие социальные гарантии:
- регулярная заработная плата, в сроки указанные в договоре;
- оплата больничных;
- ежегодный оплачиваемый отпуск;
- выплата пособия при увольнении сотрудника по решению работодателя;
- создание рабочих условий для деятельности.
Сотрудником при заключении договора должно быть написано заявление с просьбой принять его на должность, а работодателем должен быть издан приказ о приёме на работу соответствующего сотрудника.
При оформлении сотрудников у ИП необходим следующий перечень документов:
- трудовой договор в двух экземплярах;
- приказ о приёме сотрудника на должность;
- должностные инструкции для сотрудника;
- график отпусков и рабочее расписание;
- правила внутреннего распорядка;
- соглашение о материальной ответственности, если сотрудник определён как материально-ответственный;
- по необходимости подписывается соглашение о неразглашении коммерческой тайны.
Бывают случаи, когда предприниматель вовсе не устраивает работника официально, объясняя это высокими налогами и взносами. В этом случае сотрудник никак не защищён, что нарушает российское законодательство РФ. Безобидный сотрудник может стать для ИП вскоре большой проблемой. Ведь если сотрудник приступил к работе, то, несмотря на отсутствие трудового договора, у компании появляются обязательства перед работником. А значит, компания автоматически становится ответственной за невыполнение.
Раскрыться ситуация может например в случае конфликта с сотрудником, который пойдёт с жалобой в трудовую инспекцию, налоговую или вовсе в прокуратуру, что станет причиной проверок. В случае если факт будет доказан судом — компанию ждут неприятности. Иногда для доказательства вины хватает показаний свидетелей, которыми могут быть другие сотрудники или клиенты.
Во-первых, компания будет привлечена к административной ответственности, штраф до 50 тысяч рублей, а директор раскошелится на сумму до 5 тысяч рублей. Во-вторых, фонды и смогут доначислить неоплаченные взносы, также взыскать пени и штрафы. Третья неприятность — в случае несчастного случая на рабочем месте, директор может быть признан виновным в «причинении вреда здоровью». Это означает, что руководитель может быть осужден на срок до двух лет или оштрафован на сумму 200 тысяч рублей.
В 2022 году нужно учитывать новые правила работы с иностранными сотрудниками
Таким образом, работодатель должен решить, стоит ли отказываться от оформления приказов о приеме на работу. Этот документ можно издать в день выхода работника на работу, а если последний не вышел по каким-либо причинам, то можно вообще не издавать, а трудовой договор аннулировать[7] в стенах своей организации. Это сделать проще, чем оформлять и подавать в ПФР корректирующие сведения.
Извлечение из Постановления № 730п
[…]
2.7. В случае если требуется скорректировать (исправить) ранее представленные сведения о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, необходимо отменить ранее представленные сведения в соответствии с пунктом 2.6 настоящего Порядка, и в следующей строке заполнить скорректированные (исправленные) сведения.
[…]
В заключение отметим: если информационная система (ИС) ПФР не примет СЗВ-ТД со ссылкой на трудовой договор, необходимо будет обратиться с запросом в службу технической поддержки ИС.
[1] Часть 4 ст. 61 ТК РФ.
[2] Славинская А. Н. Аннулирование // Кадровые решения. 2022. № 2. С. 43–47.
[3] Здесь и далее Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (в ред. от 27.10.2020).
[4] В извлечении выделено автором.
[5] Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» внес изменения в ст. 68 ТК РФ (далее — Федеральный закон № 377-ФЗ).
[6] Часть 1 ст. 68 ТК РФ в ред. Федерального закона № 377-ФЗ.
[7] Часть 4 ст. 61 ТК РФ.
Е. Н. Малькова,
начальник отдела кадров
ООО «Гидравлика»
Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 2, 2022.
Принимать на работу иностранных сотрудников могут все работодатели — ИП, физлица, юрлица. Правила по работе с иностранцами в 2022 году зависят от того, какой правовой статус имеет наемный работник:
- временно проживающий — лицо, получившее разрешение на временное проживание в России (срок действия — 3 года);
- постоянно проживающий — лицо, получившее вид на жительство;
- временно пребывающий — лицо, не имеющее разрешения на временное проживание или вида на жительство. Иностранец в данном случае находится в РФ на основании визы или является лицом без гражданства.
Отдельная категория иностранных сотрудников — это высококвалифицированные специалисты. При их найме на работу нужно соблюдать следующие правила:
- в медицине, туризме, научно-исследовательской деятельности оклад должен быть не меньше 83,5 тыс. руб.;
- в других отраслях оклад должен быть не меньше 167 тыс. руб.
Если физлицо получило временное убежище, то оно не относится к категории временно или постоянно проживающих. Трудоустройство таких сотрудников производится по упрощенной схеме.
У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок
Доверенные лица налоговой — это «помощники ФНС», в которых можно получить ЭП налоговой. Это будут УЦ, выбранные из числа прошедших переаккредитацию. Полный перечень доверенных лиц станет известен в конце 2021 года.
Для получения также необходимо личное обращение и тот же набор документов. В офисе «помощников» можно будет сразу получить токен, а также КриптоПро CSP. В некоторых УЦ помогут и с настройкой компьютера, проконсультируют по работе с подписью.
Обратите внимание: вышеизложенные способы подходят только для руководителей коммерческих компаний, ИП и нотариусов. Должностные лица бюджетной сферы должны будут получать ЭП Федерального Казначейства. А первые лица банков и финансовых организаций — Центробанка. Сроки те же — после 1 января 2022 года.
- Если электронную подпись выдал УЦ, который не прошел переаккредитацию по новым требованиям закона, то в 2022 году она не будет действительна.
- Если электронную подпись выдал УЦ, прошедший переаккредитацию, то ЭП будет работать до конца 2022 года. К таким подписям относятся и электронные подписи Контура.
У ряда порталов и площадок свои требования к ЭП. Например, нужны специальные расширения (OIDы) для работы с электронными закупками, в системах СМЭВ, ГИИС ДМДК, Росреестра. При этом по закону расширения не требуются, и сейчас многие площадки от них отказываются.
Пока OIDы еще нужны, используйте ту же подпись, что и раньше. ЭП ФНС для них не подойдет. Следите за объяснениями налоговой и площадок.
Поскольку мигранты оформляются в штат компании работодателя, у него будет полный контроль над кадровым, налоговым и миграционным документооборотом иностранцев, однако компания же и будет нести полную юридическую ответственность за работников перед госорганами.
Поэтому любая малейшая ошибка в документах, нарушение процедуры оформления, просроченные документы сотрудников, нарушение сроков подачи документов на иностранных работников в госорганы и прочие риски могут навлечь на компанию миллионные штрафы и даже приостановку деятельности организации на срок до 90 суток, не говоря уже о риске депортации работников.
Как налоговая может вычислить нарушителей закона
-
Физически невозможно вести бизнес без работников. Например, у вас несколько мясных магазинов, но из сотрудников числитесь только вы.
-
Трудозатратная деятельность и большие доходы. Прибыль говорит о том, что вы работаете, а код ОКВЭД указывает на то, что в одиночку с задачами не справиться. Например, один человек не может сам построить здание.
-
Подписи несуществующих работников. Например, в накладных на грузоперевозку стоит подпись неизвестного человека.
-
Справки для банков. Часто неофициально оформленные сотрудники просят предоставить им справку о доходах для получения кредитов и ипотеки.
-
Выплаты зарплаты на карты. Регулярные платежи на один и тот же счет говорят сами за себя.