Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проверки, проводимые ФСС. Новшества 2022 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первое, что проверяется сотрудниками ФСС – это отчеты 4-ФСС и 4а-ФСС. Организация в обязательном порядке должна хранить эти отчеты не менее 5 лет, так как на основании предыдущих периодов рассчитываются будущие пособия.
Какие документы потребует ФСС при проверке
Помимо этого, проверяющий может запрашивать и иные документы. Первоначально документы запрашиваются в устной форме, а если сразу они предоставлены не будут, то направляется письменный запрос, исполнить который проверяемый обязан в 10-дневный срок. Если вдруг проверяемая компания в 10 дней не укладывается, она вправе попросить его продлить. Для этого в ФСС направляют письмо, в котором указывается просьба о продлении срока, а также обоснование его продления. В ответ ФСС направит решение, в котором срок может быть продлен, либо откажет в его продлении.
| Закон №255-ФЗ | «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» |
| Закон №125-ФЗ | «Об обязательном социальном страховании от НС на производстве и профзаболеваний» |
| Статья 15.33 КоАП РФ | «Нарушение установленных законодательством ФР порядка и сроков представления документов и иных сведений в ФСС РФ» |
Новые сроки сдачи отчётности в 2023 году
Так как оснований для заполнения ЕФС-1 может быть несколько, то и сдавать их нужно в разные сроки:
- подраздел 1.1 (бывшая форма СЗВ-ТД):
- при приёме на работу или увольнении — не позже следующего рабочего дня после оформления приказа;
- при прочих кадровых событиях — до 25 числа следующего за событием месяца. Заполняется только при наступлении таких событий ;
- подраздел 1.2 и 2 раздела 1 (бывшая форма СЗВ-СТАЖ) — ежегодно, до 25 января следующего года;
- подраздел 1.3. (бывшая форма СИоЗП) — ежемесячно, до 25 числа следующего месяца;
- подраздел 3 раздела 1 (бывшая форма ДСВ-3) — ежеквартально, до 25 числа месяца, следующего за отчётным кварталом;
- раздел 2 (бывшая форма 4-ФСС) — ежеквартально, до 25 числа месяца, следующего за отчётным кварталом.
ЕФС-1 представляет собой новую отчетную форму, которую нужно будет сдавать с 2023 год в Социальный фонд РФ.
Бумажная форма и правила заполнения этого отчета содержатся в проекта Постановления ПФР ID 01/02/09-22/00131496, а электронный формат — в проекте ID 01/02/10-22/00132215.
В ЕФС-1 включены титульный лист с информацией о страхователе и два раздела:
- информация о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и допвзносах на накопительную пенсию;
- информация о начисленных страхвзносах «на травматизм».
На основании ЕФС-1 заменяются такие формы отчетности как СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Эти отчетные формы в последний раз нужно будет подать за периоды 2022 года.
Внимание! С 2023 года также не нужно будет сдавать отчет СЗВ-М. Персонифицированные сведения о физлицах нужно будет передавать в ИФНС каждый месяц, а инспекции будут направлять их в Социальный фонд РФ.
Структура разделов отчета ЕФС-1 будет похожа на ранее действующие формы:
|
Старая форма |
Раздел ЕФС-1 |
Комментарий |
|
СЗВ-ТД |
Подраздел 1.1 по сведениям о трудовой (иной) деятельности |
Требуется передавать информацию о начале и окончании ГПХ договора. Ввели классификатор причин увольнения — потребуется указывать код, а не формулировку. |
|
СЗВ-СТАЖ |
Подраздел 1.2 по сведениям о страховом стаже |
Дополняется данными по СОУТ — индивидуальным номером рабочего места и классом (подклассом) условий труда. Будет графа с районным коэффициентом. Сдавать сведения потребуется не по всем сотрудникам, а лишь по тем, у которых имеются особенности учета стажа. |
|
ОДВ-1 Раздел 5 (ДНП) |
Подраздел 2 по основаниям для отражения сведений о периодах работы в условиях, которые дают право на досрочное назначение пенсии |
Сдавать нужно одновременно с подразделом 1.2, когда имеются данные о лицах, которые имеют право на досрочное назначение пенсии |
|
СИоЗП (для бюджетных учреждений) |
Подраздел 1.3 по информации о зарплате и условиях деятельности сотрудников в данных учреждениях |
Для многих полей имеются классификаторы допустимых значений. Минтруда будет устанавливать виды деятельности, при которых потребуется подавать указанный подраздел. |
|
ДСВ-3 |
Подраздел 3 по информации о застрахованных лицах, за которых уплачены допвзносы на накопительную пенсию и взносы работодателя |
Заполняется аналогично отчету ДСВ-3 |
|
4-ФСС |
Раздел 2 по информации о начисленных страхвзносах «на травматизм» |
Нужно указывать численность не физлиц, в пользу которых производились выплаты, а работающих лиц, застрахованных от травматизма. Добавили поле «На начало отчетного периода» в расчете сумм страхвзносов. В информации по облагаемой базе требуется выбирать тип страхователя:
Для госучреждений добавили особый раздел по определению облагаемой базы. Исключили раздел с количеством пострадавших из-за страховых случаев в отчетном периоде. |
Виды проверок со стороны ФСС
Существуют камеральные и выездные проверки ФСС: в первом случае инспекторы проверяют сданную предпринимателями отчетность, а во втором – приходят с визитом в офис компании вместе с представителями налоговой службы.
Выездные проверки могут быть плановыми и внеплановыми:
-
плановые визиты проводят на основании годового графика: в план могут попасть любые компании, вне зависимости от масштаба деятельности или численности штата;
-
внеплановые визиты – это результат жалоб, поступивших от бывших или нынешних сотрудников, а также ошибок или неточностей, найденных в отчетности в ходе камеральных проверок.
В связи с увеличением размера страховых взносов и предельной облагаемой базы планируется, что максимальный размер пособий вырастет к 2025 году в 1,5 раза.
Сейчас, напомним, максимальный размер пособия:
- по временной нетрудоспособности при стаже более 8 лет составляет 78 207 рублей за полный календарный месяц;
- по беременности и родам – 360 164 рубля за 140 дней;
- по уходу за ребенком до полутора лет – 31 282,82 рубля за полный календарный месяц. Если у работника заработная плата 150 000 рублей, то он мог бы получить пособие по уходу за ребенком около 60 000 рублей. Но законодатель для всех ограничил предельный размер пособия, независимо от того, какой размер зарплаты.
Новые изменения несколько улучшат ситуацию и работники, зарабатывающие выше среднего, смогут претендовать на более высокие суммы пособий (Таблица 3).
Кого ждет выездная проверка ФСС: критерии
В обновленном регламенте оценки рисков ФСС представил 8 ключевых параметров:
- сопоставление средней зарплаты у работодателя с аналогичным показателем других субъектов хозяйствования в соответствующей отрасли;
- наличие или отсутствие фактов игнорирования запросов ФСС о представлении пояснений;
- частота подачи уточненной отчетности;
- неоднократное снятие и постановка на учет в разных региональных отделениях ФСС;
- изменение тарифа по взносам на «травматизм»;
- сравнение значения ФОТ для обложения страховыми взносами на «травматизм» с ФОТ для обложения взносами на ВНиМ (на случай болезни и материнства);
- наличие взносов с ФОТ инвалидов;
- объем расходов по социальному страхованию от несчастных случаев.
Документы в фсс в 2021 году
Чтобы обосновать финансовое обеспечение предупредительных мер, дополнительно приложите документы или их копии, которые подтвердят необходимость финансового обеспечения предупредительных мер, по таблице (п. 4 Правил):
| Мероприятие | Документы |
| Спецоценка условий труда | Копия приказа о создании комиссии по спецоценке; Копия договора с организацией, которая будет проводить спецоценку, с указанием количества оцениваемых рабочих мест и стоимости спецоценки. |
| Снижение уровня вредных факторов | Копия отчета о спецоценке, которая подтверждает, что на рабочих местах работников уровень вредных или опасных факторов превышает норму; Копия отчета о спецоценке, которую провели после мероприятия по снижению уровня вредных факторов и которая подтверждает, что класс или подкласс условий труда на рабочих местах был снижен; Копии документов о приобретении оборудования или о проведении работ для снижения воздействия вредных и опасных факторов; Если запланированы мероприятия, не требующие приобретения оборудования, – копия договора на проведение таких работ. |
| Обучение охране труда руководителей и работников малого бизнеса, руководителей госучреждений, специалистов и уполномоченных по охране труда, членов комиссий по охране труда | Копия приказа о направлении работников на обучение; Список работников, направляемых на обучение; Копия договора с обучающей организацией; Копия уведомления Минтруда о включении обучающей организации в реестр Организаций, оказывающих услуги в области охраны труда; Копия программы обучения; Документы работников, подтверждающие, что они занимают должности, которые могут обучаться за счет ФСС. |
| Приобретение СИЗ | Перечень приобретаемых СИЗ с указанием профессий, должностей работников, норм выдачи СИЗ со ссылкой на соответствующий пункт типовых норм, а также количества, стоимости, даты изготовления и срока годности приобретаемых СИЗ; Перечень СИЗ, приобретаемых по результатам спецоценки; Копии сертификатов (деклараций) соответствия СИЗ техническому регламенту Таможенного союза «О безопасности средств индивидуальной защиты» (ТР ТС 019/2011); Копия заключения о подтверждении производства промышленной продукции на территории Российской Федерации, выданного Минпромторгом в отношении СИЗ; Копия декларации о происхождении товара или сертификата о происхождении товара – для СИЗ, изготовленных на территории других государств – членов Евразийского экономического союза. |
| Санаторно-курортное лечение работников | Заключительный акт врачебной комиссии по итогам периодических медосмотров работников; Списки сотрудников, направляемых на лечение, с указанием рекомендаций; Копия лицензии санатория; Копии договоров на покупку путевок; Калькуляция стоимости путевок. Для возмещения затрат на санаторно-курортное лечение предпенсионеров дополнительно нужно представить: Копию справки для получения путевки на санаторно-курортное лечение по форме № 070/у, если отсутствует заключительный акт; Списки работников, которых направляют на санаторно-курортное лечение, с указанием рекомендаций из справки по форме № 070у, если отсутствует заключительный акт; Копию документа, удостоверяющего личность работника, направляемого на санаторно-курортное лечение; Письменное согласие работника, которого направляют на санаторно-курортное лечение, на обработку его персональных данных. |
| Проведение периодических медосмотров | Копия списка работников, подлежащих медосмотрам в текущем календарном году; Копия договора с медучреждением; Копия лицензии медучреждения. |
| Покупка лечебно-профилактического питания | Перечень работников, которым выдают питание, с указанием основания (пункт перечня), профессий работников и норм выдачи; Номер рациона питания; График занятости работников, которые имеют право получать профилактическое питание; Копии документов о времени, фактически отработанном во вредных условиях; Копии постатейных смет расходов, запланированных на покупку профилактического питания; Копии договоров страхователя с организациями общественного питания, если питание выдавали не в структурных подразделениях страхователя; Копии документов, подтверждающих затраты на покупку питания. |
| Покупка алкотестеров для предсменных и предрейсовых медосмотров | Копия локального нормативного акта о проведении предсменных или предрейсовых медосмотров; Копия лицензии на проведение медосмотров или договора с организацией, которая вправе проводить такие медосмотры (с приложением лицензии этой компании на право проведения медосмотров); Копии счетов на покупку алкотестеров и алкометров. |
| Покупка тахографов | Копии лицензий на право осуществлять перев��зки и копии документов, подтверждающих соответствующий вид деятельности организации; Перечень транспортных средств (далее – ТС), которые нужно оснастить тахографами (с указанием их регистрационных номеров, даты выпуска, сведений о прохождении техосмотра), копии паспортов ТС; Копия свидетельства о регистрации ТС в ГИБДД; Копии счетов на покупку приборов. |
| Покупка аптечек первой помощи | Перечень приобретаемых медикаментов с указанием их количества, цены и санитарных постов, которые будут оснащены аптечками |
| Приобретение оборудования для обеспечения безопасности работников или контроля за безопасным ведением работ, а также для обучения, в том числе для дистанционного | Копии документов, которые обосновывают приобретение оборудования; Копии техпроектов или проектной документации, либо выписки из них, которыми предусмотрено приобретение оборудования для обеспечения безопасности работников или контроля за безопасным ведением работ; Сведения о лицензии на осуществление образовательной деятельности, в случае приобретения оборудования для обучения, в том числе для дистанционного. |
В какой срок должна быть выплачена компенсация?
Указанные сведения, содержащиеся в договоре обязательного страхования, направляются оператором автоматизированной информационной системы в Единую информационную систему не позднее одного рабочего дня со дня их поступления в автоматизированную информационную систему.
…
13. Решение о предоставлении компенсации принимается территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации в течение 5 рабочих дней со дня регистрации заявления о предоставлении компенсации, представленного в соответствии с пунктом 8 настоящих Правил, или поступления сведений в соответствии с пунктом 5 настоящих Правил.
…
14. Территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации в течение 3 рабочих дней со дня вынесения решения о предоставлении компенсации уведомляет об этом гражданина через его личный кабинет на Едином портале, если заявление о предоставлении компенсации было направлено с использованием Единого портала или компенсация предоставлена в беззаявительном порядке (проактивном режиме), а также иным способом, позволяющим определить факт и дату направления уведомления.
…
16. Выплата компенсации осуществляется территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня размещения решения о предоставлении компенсации в Единой информационной системе, на счет гражданина в кредитной организации, сведения о котором размещены в Единой информационной системе, на основании поданного им с использованием Единого портала согласия на использование указанных им реквизитов счета гражданина в кредитной организации в целях получения мер социальной защиты (поддержки).
На какие документы следует обратить особое внимание до начала проверки
Как обезопасить себя и какие документы готовить для камеральной проверки ФСС — проведите аудит кадровой документации. Все ли документы на месте, все ли заявления в наличии и подписаны:
- трудовые договоры со всеми приложениями;
- договоры гражданско-правового характера;
- штатные расписания;
- табели учета рабочего времени;
- больничные листы и расчеты пособий;
- справки о постановке на учет на ранних сроках беременности, справки о рождении ребенка, справки о том, что второй родитель не получал пособия;
- заявления сотрудников о перечислении пособий;
- документы о расследовании несчастных случаев и профзаболеваний;
- и так далее и тому подобное.
Таким образом, переход на прямые выплаты не повлиял на механизм реализации контрольных функций ФСС. Однако дал повод для новых штрафных санкций — например, за подачу недостоверных сведений или же за нарушение срока сдачи сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий.
Проведение повторных проверок
Ревизоры ФСС при проверке страховых взносов выездного характера основываются на положениях ст. 35 ФЗ № 212-ФЗ. Статья определяет порядок оформления, сроки, возможность продления или приостановки мероприятия и другие нюансы. Особое внимание уделено возможности повторной проверки, проводимой в случаях:
- Инициации мероприятия вышестоящим органом Фонда. Цель проверки – контроль над качеством действий ревизоров, в ходе которых могут быть выявлены недочеты с последующими доначислениями.
- Подачи налогоплательщиком уточненного расчета, в результате которого уменьшена сумма к уплате в бюджет. Контролю подвергается период, по результату которого представлен уточненный расчет.
Для проверок с включением в план отбираются предприятия, допустившие нарушения или имеющие солидные расходы социального характера.
Как подготовится к проверке?
В ряде случаев при проверке ФСС выявляются нарушения, связанные с оформлением документов. Документы, заполненные некорректно, могут быть не признаны в составе расходов. Предприятие, получившее уведомление о проверке (решение) должно провести контроль документов на предмет наличия и полноты заполнения реквизитов.
| Формы документов | Обязательные реквизиты |
| Расчетные ведомости по заработной плате | Подписи ответственных лиц |
| Платежные ведомости | Подписи работников, получивших заработную плату наличным расчетом |
| Расходные кассовые ордера на разовые выплаты | Полнота заполнения (суммы прописью, паспортные данные), подписи лиц |
| Табели учета рабочего времени | Подписи руководителя и ответственных лиц |
| Листки нетрудоспособности | Штамп, печати медучреждения, врача и расчет |
| Приказы | Подписи об ознакомлении лица |
| Справки-расчеты, заявления | Корректность заполнения |
Право ответственных лицах, подписывающих документы, должно быть подтверждено приказами о назначении или временном исполнении обязанностей. До начала проверки необходимо отделить документы, касающиеся проверки от материалов, не представляющих интерес для проверяющих. При наличии недоимки по взносам в ФСС необходимо оперативно погасить задолженность.
Что готовить и чего ожидать?
Обычно выездная проверка проходит на территории предприятия. Если нет возможности предоставить помещение — тогда по месту нахождения контролирующих органов.Проводить проверку могут только те инспекторы, которые указаны в решении, поэтому, прежде чем предоставить доступ сотрудникам фондов, сверьте реквизиты в решении с реквизитами удостоверений инспекторов.
Решений должно быть два:
- первое — от руководителя (его заместителя) территориального органа ПФР (форма N 8-ПФР);
- второе — от руководителя (его заместителя) территориального органа ФСС РФ (форма N 9-ФСС РФ).
Будьте внимательны к документам проверяющих! Проверьте удостоверения инспекторов, сверьте их с реквизитами решений. Право проводить проверку имеют только те инспекторы, которые указаны в решениях.
Выездные проверки ФСС РФ. Новый порядок
Фонд социального страхования разработал новые Методические указания о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам (утв. Постановлением ФСС РФ от 7 апреля 2008 г. N 81, далее — Методические указания). Документ зарегистрирован в Минюсте России 13 мая 2008 г. (N 11667) и вступит в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования, однако на сегодняшний день он не опубликован.
Документ призван заменить ныне действующие Методические указания, утв. Постановлением ФСС РФ от 17 марта 2004 г. N 24 (далее — Постановление N 24).
Фонд проводит документальные выездные и камеральные проверки страхователей, может истребовать у страхователя соответствующие документы и запрашивать объяснения.