Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужна ли печать для ИП в 2023 году или можно работать без печати». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Официальные требования 2023 года к печати для ИП не установлены. Не было их и раньше, но это если говорить о законах федерального уровня. В Москве же с 1998 по 2005 год при регистрационной Палате существовал официальный реестр, где регистрировали печати для ИП и юридических лиц. Федеральная налоговая служба признала ведение реестра нелегитимным, но требования к внешнему виду оттисков и штампов, предусмотренные распоряжением мэра Москвы № 843-РМ, изготовители учитывают до сих пор.
Стоимость изготовления печати колеблется от нескольких сотен до нескольких тысяч рублей. Срок изготовления зависит от условий договора и сложности работы. Обычно на изготовление штампа уходит от нескольких часов до двух-трех дней. Стоимость зависит от:
- оснастки:
- ручная,
- автоматическая;
- дизайна:
- простой,
- сложный;
- срочности изготовления.
Чем сложнее изготовление вашей печати, тем больше денег вы отдадите за нее, и тем дольше будет изготовление.
Чтобы изготовить печать надо:
- обратиться в специализированную компанию;
- предоставить копии паспорта, ОГРНИП, ИНН;
- выбрать дизайн;
- заключить договор на оказание услуг по изготовлению печати,;
- оплатить услугу;
- забрать печать.
Для защиты печати от подделок, можно запросить изготовление дополнительных защитных средств:
- гильоширные сетки толщиной до 0,01 мм.,
- химические или ультрафиолетовые метки,
- многоцветность,
- гравировка рисунков и фотографий,
- двухмерный штрих-код.
Каким должен быть оттиск
Правила устанавливали три основных вида формы клише для печати:
- круглая – диаметром от 38 до 42 мм;
- треугольная — все стороны равной длины от 38 до 42 мм;
- прямоугольная – размер одной стороны от 35 до 50, второй — от 70 до 100 мм.
Кроме того, согласно правилам, печать ИП должна была содержать следующую обязательную информацию:
- полное имя физического лица, зарегистрированного как ИП;
- указание на организационно-правовую форму «индивидуальный предприниматель»;
- местонахождение, т.е. населённый пункт, указанный в прописке коммерсанта;
- государственный регистрационный номер ОГРНИП.
В 2023 году эти правила не действуют, скорее, их надо учитывать, как общепринятые традиции делового оборота. Чтобы выделиться среди конкурентов или отразить направление деятельности, на клише можно размещать логотип, собственный торговый знак или знак обслуживания, фотографии, рисунки. Запрет установлен только для размещения на клише российского герба, региональной и муниципальной символики, чужих логотипов и знаков.
Образец печати для ИП в 2023 году, привычный для делового оборота в РФ, выглядит так.
Когда печать обязательна
Есть документы, которые составляются только по строго установленным формам. В них печать — обязательный элемент. Среди таких документов приходные и расходные кассовые ордера № КО-1 и КО-2, а также бланки строгой отчетности. Список таких документов достаточно большой, поэтому разберем на примерах самые частые ситуации.
| Основание | Печать обязательна |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций | Квитанция к приходному кассовому ордеру (форма № КО-1) Последняя страница кассовой книги (форма № КО-4) |
| Пункт 5.1 Указания ЦБ РФ № 3210-У о порядке ведения кассовых операций от 11-03-2014 г. | Платежные документы, по которым организация перечисляет денежные средства |
| Пункты 3, 5 и 6 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 | Бланки строгой отчетности |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 | Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ (форма № КМ-25) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 | Товарная накладная (форма № ТОРГ-12) Товарный журнал работника мелкорозничной торговли (форма № ТОРГ-23) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 | Справка для покупки товаров в кредит (форма № КР-1) Поручение-обязательство (форма № КР-2) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ, утвержденных постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100, унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а | Акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2) Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3) Общий журнал работ (форма № КС-6) Акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения (форма № КС-8) Акт о приостановлении строительства (форма № КС-17) Акт о приостановлении проектно-изыскательных работ по неосуществленному строительству (форма № КС-18) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 | Справка для расчетов за выполненные работы (форма № ЭСМ-7) Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) Путевые листы всех типов транспортных средств |
| Пункт 5 статьи 185 Гражданского кодекса РФ, унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а | Доверенность (формы № М-2, М-2а) акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 | Акт о приеме-передаче основных средств (формы № ОС-1, ОС-1а, ОС-16) Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3) Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15) Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 | Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73) Командировочное удостоверение (форма № Т-10) |
| Пункт 29 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 | Исправленный счет-фактура |
| Приказы Минфина России об утверждении форм деклараций | Налоговая декларация |
Для начала следует разобраться с вопросом может ли ИП работать без печати в 2023 году. Российские законы не требуют обязательного наличия печати у предпринимателя. Заверять документы (декларации, договора и другие бумаги) бизнесменам разрешается собственной подписью. Иногда при этом необходимо поставить обозначение «б/п».
Однако есть ситуации, в которых ИП обязан располагать печатью. Это относится к бизнесменам, которые:
- Нанимают сотрудников — запись в трудовой книжке действительна только при наличии печати.
- Оформляют приходные кассовые ордера и путевые листы — их подлинность может подтвердить только оттиск.
- Работают с БСО (накладными, товарными чеками и т. д.) — подписание такой документации в обязательном порядке сопровождается постановкой печати.
- Участвуют в госзакупках — заявку без оттиска просто не примут.
Иногда требования печати для ИП в 2023 году предъявляют банковские учреждения при открытии расчетного счета. Такие правила устанавливаются внутренними актами банка. А вот с чековыми книжками работа возможна исключительно с печатью.
В каких ситуациях у предпринимателя должна быть печать
Некоторые сделки не получится оформить без печати. Она требуется, если ИП хочет:
- оформить доверенность. Правда, если документ нужен срочно, а печати нет, можно заверить его у нотариуса;
- открыть расчетный счет в банке. Финансовые учреждения вправе устанавливать свои правила и заверять сделки с бизнесом печатью. Тут тоже есть альтернатива — найти другой банк, в котором это не нужно;
- уволить сотрудника с бумажной трудовой. В ТК необходимо указать основания и причины увольнения и заверить запись печатью. С электронными ТК печати не нужны;
- оформить приходной кассовый ордер. Принимать деньги в кассу ИП может только по ПКО, а форма документа предполагает использование печати;
- подать заявку на конкурс в госзакупках. Согласно правилам, участие в тендере заверяют печатью. Если печати нет, можно подать заявку электронно. Для этого потребуется только цифровая ЭП;
- сотрудничать с другим бизнесом. Некоторые ИП и компании принципиально требуют печати на документах для дополнительной уверенности в том, что их новые партнеры — не мошенники. Обойтись без печатей можно только при электронном документообороте.
Когда необходима печать
Существуют определенные ситуации, при которых ИП надо обязательно поставить штамп. К ним относится:
- Имеются официально трудоустроенные наемные работники. Для них работодатель обязан правильно заполнять трудовые книжки. Если применяются исключительно документы в электронном виде, то печать не требуется. Но если даже один сотрудник захочет, чтобы у него была бумажная трудовая книжка, то она заверяется штампом. Поэтому при таких условиях предпринимателю придется покупать изделие.
- Основная деятельность бизнесмена связана с перевозками. Они могут быть пассажирскими или грузоперевозками. Для любого вида транспорта необходимо составлять специальные путевые листы. Они непременно заверяются печатью, поэтому при таких условиях придется ее создавать в первые же дни работы. Иначе водителям придется сталкиваться с серьезными проблемами во время общения с сотрудниками ГИБДД.
- ИП получает заказы при участии в тендерах. При подаче заявки нужно не только правильно заполнить документацию, но и поставить печать. Иначе такое заявление не будет принято.
- Оформление приходно-кассового ордера, товарного чека или накладных. Данные документы считаются недействительными, если на них не поставлен штамп.
Хотя по закону бизнесмены имеют право работать без данного изделия, но во время ведения предпринимательской деятельности они сталкиваются со многими проблемами и ограничениями. Нередко вовсе приходится терять возможность для сотрудничества с проверенными, надежными и крупными поставщиками, закупая товары по завышенным ценам. Тем не менее, если ИП работает без печати как подтвердить документально этот факт для потенциальных партнеров – можно отправить письменное уведомление.
Где сделать печать для ИП
Изготовить печать можно в специализированных сервисах. Выбрать предстоит не только изображение для оттиска, но и внешний вид самой печати. Например, она может быть ручной или автоматической.
Первый вариант дешевле, такая печать занимает меньше места (а значит ее проще носить с собой, но и проще потерять). Автоматическая печать выигрывает по удобству в использовании, особенно если речь идет о большом документообороте.
Стоимость изготовления печати: 200-2000 рублей. Сроки изготовления: 3 часа – 7 дней.
Некоторые компании по изготовлению печатей могут предоставить предпринимателю такой огромный выбор, что несложно растеряться. Китайские аналоги могут быть в десятки раз дешевле европейских, но служить гораздо меньше. Каждый предприниматель вправе сделать свой выбор. Главное – печать должна быть удобной и подходящей владельцу по габаритам.
Для изготовления инструмента следует обратиться в один из специализированных центров, занимающихся созданием оттисков. Они могут предложить несколько стандартных вариантов или воспользоваться вашим образцом в качестве основы.
Дополнительно придется определиться и с типом штемпеля – автоматический или ручной. Второй несколько меньше и дешевле, но первый удобнее в использовании, особенно если требуется простановка штампов на большом количестве документов.
Важным является производитель основы для печати. Китайские изготовители часто экономят на материалах, потому готовые инструменты служат непродолжительное время. Европейские более устойчивы в эксплуатации, хотя и стоят дороже. По возможности стоит остановить свой выбор именно на таком варианте.
Так как само наличие оттиска это добровольный выбор, то дополнительно извещать о нем государственные органы необязательно. Более того, производство каждого нового штемпеля в этом случае не будет означать прекращение «полномочий» предыдущего.
Но по собственному желанию обратиться в контролирующие службы для фиксации наличия этого инструмента бизнесмен вполне может. Провести процедуру могут в нескольких учреждениях:
-
В отделении федеральной налоговой службы.
-
Торгово-промышленной палате.
-
В официальном реестре компании, подготовившей клише, если такая услуга предоставляется.
Если индивидуальный предприниматель отказывается от регистрации, он вновь повышает вероятность использования его имени мошенниками. Как уже говорилось ранее, бизнесмен вправе сделать несколько отдельных штампов и каждый из них останется действительным. Соответственно, в случае, если дойдет до судебного разбирательства, без информации о внешнем виде печати из органа, зарегистрировавшего ее, суд в любом случае признает штемпель действительным, даже если по факту это не так.
Что нужно знать ИП о печати: требования к ее оформлению
Должен ли предприниматель зарегистрировать печать?
Законодатель не выдвигает в отношении предпринимателя требование об обязательной регистрации печати. Скорее, это даже больше нужно самому бизнесмену, чем контролирующим органам, поскольку в случае мошенничества выявить документы с поддельной печатью и таким образом доказать свою непричастность к противоправным деяниям значительно легче, если она предварительно была зарегистрирована.
В результате проведения экспертизы специалисты легко смогут установить, подлинным оттиском ознаменован документ или поддельным, поэтому регистрация печати дает дополнительную защиту предпринимателю от мошеннического воздействия.
Какую информацию должна содержать печать, а какую нет?
В отличие от требований, которые предъявляются к печати юридических лиц, требования к оттиску ИП не такие строгие. Однако и утверждение, что их совсем нет, не будет соответствовать действительности.
Печать индивидуального предпринимателя должна содержать следующие сведения:
- фразу «Индивидуальный предприниматель»;
- личные данные предпринимателя, а именно его фамилию, имя и отчество;
- данные о месте регистрации индивидуального предпринимателя и соответственно, предприятия;
- идентификационный номер бизнесмена.
Дополнительная информация, размещение которой допускается на оттиске (разрешается, но не требуется):
- наименование предприятия;
- адресные данные предприятия;
- логотип;
- дополнительные элементы декора, защитного характера. К примеру, орнамент, который не только усложняет подделку печати, но и придает ей оригинальности.
Что нельзя размещать на печати:
- госсимволы, элементы символики РФ;
- логотипы, наименования, товарные знаки, принадлежащие другим предприятиям разных организационно-правовых форм и форм собственности.
Изменение № 3: к подписи физлица уполномоченному потребуется машиночитаемая доверенность
Подписывать документы от лица компании или ИП одной только подписью физлица уполномоченные сотрудники не смогут. Дополнительно к ней они должны будут получить МЧД — машиночитаемую доверенность. Ее оформляет руководитель организации.
Документы с МЧД и подписью физлица уже принимают налоговая служба, фонд социального страхования. Работают с ними также системы электронного документооборота с контрагентами.
Для работы с площадками торгов, которые не успели перейти на новый формат работы, сотрудники могут по-прежнему использовать подписи юрлиц. Однако c 1 сентября 2023 года от них придется полностью отказаться и перейти на сертификаты электронной подписи, оформленные на физлиц, и машиночитаемые доверенности.
Что делать в спорные моменты
Печать является обязательным элементом для ряда документов. Часто приходится решать законность отсутствия печати через суд. Посмотрим, что говорят законы.
- Контракты. Законодательством не предусмотрено обязательное наличие печати договаривающихся сторон. Например, трудовые договоры могут быть заключены без печати.
- Первичная документация. Организации могут разрабатывать первичные учетные формы самостоятельно. Отпечатки пальцев на этих документах также не обязательны.
- История работы. При наличии печати ее необходимо ставить на титульном листе при заполнении трудовой книжки и при редактировании записей. Обязательная печать была отменена 27 ноября 2016 года.
- Составление отчетов. Многие организации представляют отчеты в электронном виде. Печать не требуется: ее заменила электронная подпись. Однако форма 4-ФСС, книга продаж, книга доходов и расходов по-прежнему требуют наличия на своих страницах чернового варианта.
Обращаться за изготовлением печати необходимо в специализирующиеся салоны. Они могут предложить на выбор уже готовые шаблоны и удобный вариант оснастки. Предпринимателю потребуется лишь указать свои реквизиты и дополнительные сведения, которые он хочет видеть в печати.
Ручная оснастка является самой простой и дешевой, ее удобно брать с собой. Автоматическая также достаточно удобна и в хранении и в обращении. Ее изготавливают в компактном закрывающемся корпусе, который защищает печать от порчи. При этом не требуется носить с собой подушечку с краской, в автоматической оснастке она уже установлена.
Стоимость изготовления печати колеблется в пределах от 300 до 2000 рублей.
Сроки изготовления зависят от сложности работы и могут составлять несколько часов или дней.
Чтобы заказать изготовление печати, потребуется:
- обратиться в сервис «По изготовлению печатей и штампов» с заявлением;
- предоставить документы: паспорт, ИНН, ОГРНИП.
- ознакомиться с предложенными образцами печатей и выбрать подходящий вариант;
- заключить договор и произвести оплату;
- срок изготовления оговаривается и указывается в договоре и в назначенный день ИП должен явиться за готовой печатью с паспортом. Разрешено направить за получением доверенное лицо, которое обязательно должно иметь при себе доверенность и личный паспорт;
- зарегистрировать печать при желании в ФНС.
Уделяя особое внимание защищенности печати от подделок, используются дополнительные современные средства:
- Гильоширные сетки до 0,1 мм.;
- Химические или ультрафиолетовые метки;
- Многоцветность;
- Гравировку изображений;
- Двумерный штрих-код.