Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При этом, несмотря на отказ от большинства первичных кассовых документов, что сделало ведение учета более удобным, остались документы, которые обязательны к заполнению. Кроме того, появились и принципиально новые формы, которые были введены вместе с утверждением обязательного использования онлайн-касс.
Это операции по оплате клиентом с использованием расчётных карт.
Когда приобретение совершается с помощью эквайринга, денежные средства с карты клиента попадают на расчётный счёт фирмы. При этом в журнале кассира-операциониста, деньги эти записываются в отдельный столбец, а сумма остатка по Z-отчёту не равняется размеру налички.
Аппаратура для проведения операций эквайринга может быть предоставлена банковской организацией, с которой вы заключаете дополнительный контракт. Основной особенностью является то, что банк за каждую операцию будет брать процент. Но, допустим, на сегодняшний день, предпринимателю гораздо выгоднее платить этот процент, чем оставаться с упущенной выгодой. Ведь использование кредитных и дебетовых карт для расчёта за товар и услугу вошло в прочный и повседневный обиход. Зачастую клиенты отказываются от покупки, только потому что у них нет с собой наличности, а фирма не принимает к оплате банковские карты. При использовании аппарата эквайринга покупателю выдаётся чек.
О необходимости журнала кассира-операциониста
Журнал кассира-операциониста (ЖКО) – это документ, в котором предприниматель указывает доходы, расходы и ежедневную выручку. Кроме того, в ЖКО вносятся:
-
счётчики ККМ на начало и конец смены;
-
сумма выручки, полученной за смену;
-
подписи ответственных лиц;
-
суммы денежных средств, которые были сданы в наличной и безналичной формах;
-
общая сумма выручки;
-
сумма денежных средств по возвратам товаров.
Документы, которые требуется заполнять
В их число входят:
-
кассовая книга – учётный документ, в котором регистрируются операции с наличными, заполняется письменно либо в электронной форме;
-
приходный кассовый ордер – оформляется при поступлении денежных средств в кассу, заполняется на основании данных из чека и бланка строгой отчётности;
-
расходный кассовый ордер – оформляется при выдаче наличных из кассы, может быть заполнен на основании фискальных документов.
-
БСО – после изменений 54-ФЗ можно выдавать в электронном виде.
Заполнение журнала кассира-операциониста
Основное назначение журнала кассира-операциониста — это сохранение в письменной форме информации о выручке, полученной при работе на кассовом аппарате. Информация о выручке распечатывается в Z-отчете. Следовательно, КМ-4 заполняется на основании именно Z-отчетов. После снятия отчета и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста, которая подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.
Основное назначение журнала кассира-операциониста — это сохранение в письменной форме информации о выручке, полученной при работе на кассовом аппарате. Информация о выручке распечатывается в Z-отчете. Следовательно, КМ-4 заполняется на основании именно Z-отчетов. После снятия отчета и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста, которая подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.
Все записи в журнале делаются кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Исправления в журнале недопустимы. Если была сделана ошибка, то зачеркивается вся строка целиком и ниже записываются правильные значения. Все операции подобного рода должны согласовываться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации. На каждое такое действие желательно составлять внутренний акт в произвольной форме.
Во всех отчетах, независимо от того, на какой ККМ их распечатали, будут присутствовать основные реквизиты: сумма выручки, дата, номер отчета, необнуляемый итог и другие, которые в обязательном порядке должны быть записаны в журнал кассира-операциониста. При этом вид таких отчетов может варьироваться в зависимости от модели кассовых аппаратов.
Теперь давайте подробно рассмотрим графы журнала и узнаем, что в них необходимо записывать.
|
№ графы |
Название графы |
Порядок заполнения |
| 1. | Дата (смена). | Дата снятия Z-отчета. Печатается на Z-отчете. |
| 2. | Номер отдела (секции). | Номер отдела, если необходимо посекционное заполнение журнала. Обычно не заполняется. |
| 3. | Фамилия, имя, отчество кассира. | Фамилия, имя, отчество кассира, работающего на данной кассовой машине. |
| 4. | Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены). | Не заполняется. |
| 5. | Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего счетчика. | Номер Z-отчета. Печатается на Z-отчете. |
| 6. | Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены), сумма, руб. коп. | Накопительный итог по Z-отчету предыдущего дня работы. Печатается на Z-отчете. |
| 7. | Подпись кассира. | Подпись кассира, работающего на данной кассовой машине. |
| 8. | Подпись администратора. | Подпись соответствующего ответственного сотрудника организации. |
| 9. | Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены), сумма, руб. коп. | Накопительный итог по Z-отчету текущего дня работы. Печатается на Z-отчете. |
| 10. | Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп. | Сумма продаж за смену. Печатается на Z-отчете. Примечание: при оформлении возврата сумма выручки уменьшается на сумму возврата (графа 15). |
| 11. | Сдано наличными, руб. коп. | Сумма сданной наличной выручки за смену. Печатается на Z-отчете. Совпадает с содержимым 10-й графы, если все оплаты производятся за наличный расчет. |
| 12. | Сдано, оплачено по документам, количество. | Количество операций оплаты за исключением наличных расчетов. Не заполняется, если все оплаты производятся за наличный расчет. |
| 13. | Сдано, оплачено по документам, сумма, руб. коп. | Сумма операций оплаты за исключением наличных расчетов. Не заполняется, если все оплаты производятся за наличный расчет. |
| 14. | Сдано всего, руб. коп. | Сумма сданной выручки за смену (графа 11 + графа 13). Печатается на Z-отчете. Равна 10-й графе, если все оплаты производятся за наличный расчет. |
| 15. | Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп. | Сумма возврата за текущую смену (по акту по форме КМ-3). Примечание: чек возврата на кассовом аппарате не пробивается. |
| 16. | Подпись на конец рабочего дня (смены) кассира. Деньги и оплаченные счета сдал. | Подпись кассира, работающего на данной кассовой машине. |
| 17. | Подпись на конец рабочего дня (смены) администратора (старшего кассира). Показания счетчиков сняли. Деньги принял. | Подпись соответствующего ответственного сотрудника организации. |
| 18. | Подпись на конец рабочего дня (смены) руководителя (старшего кассира). | Подпись соответствующего ответственного сотрудника организации. |
Заполнение и ведение журнала кассира
В начале рабочего дня (смены) кассир-операционист в графах с 1-го по 3-го указывает дату (смену), номер отдела (секции), свою фамилию, имя и отчество.
В графе 4 указывается порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец предыдущего рабочего дня (смены).
В графе “Показания” показатель устанавливается только при проверке, перерегистрации, снятии ККТ с учета или при передаче машины в ремонт. Эту графу заполняет сотрудник налоговой инспекции или центра технического обслуживания. В дальнейшем кассир-операционист переписывает этот показатель.
В графе до начала работы кассир-операционист должен записать показания денежного счетчика машины на начало дня. Показания счетчика заверяют подписями кассира (графа 7) и представителя администрации организации (графа 8).
После окончания рабочего дня (смены) кассир-операционист должен записать показания счетчика на конец дня (графа 9).
В графе 10 указывается сумма выручки за рабочий день (смену). Этот показатель должен равняться разнице между показателями граф 9 и 6.
В графах с 11-ю по 14-ю отражаются сведения о том, что кассир-операционист сдает в главную кассу организации в конце дня:
- графа 11 – наличными деньгами;
- графа 12 и 13 – количество оплаченных документов и сумма по ним (здесь могут быть указаны непроданные лотерейные билеты, марки и т.п.);
- графа 14 – общая сумма, сданная на конец дня в главную кассу. Складывается из показателей граф 11 и 13.
Обычно графы 12 и 13 заполняются при оплате покупки кредитной картой. В этом случае деньги поступают не в кассу, а позднее на расчетный счет организации. Но через кассу эта выручка всё равно проводится. В этом случае в графе 12 указывается количество операций по кредитным картам, а в графе 13 – выручка по кредитным картам.
В графе 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.
В конце рабочего дня (смены) кассир составляет справку-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6). Вместе с отчетом кассир сдает выручку старшему кассиру по приходному кассовому ордеру.
Процесс заполнения справки-отчета
- В первой строке «организация и контакты компании» указываются юридическое наименование предприятия и адрес, юридически зарегистрированный в налоговой службе, а также телефоны организации.
- Во втором пункте указывается ИНН организации.
- В третьем пункте следует указать полную модель кассы либо перечислить все модели касс, если они разные.
- В четвертом пункте «Номер-производителя» кассир должен прописать заводской номер кассового аппарата.
- В пятой строке указывается Ф.И.О. кассира-операциониста.
- В шестой графе надо написать № текущего отчета (желательно, чтобы он совпадал с номером Z-отчета). В общую таблицу справки надо написать № Z-отчета в первую графу.
- Далее в графу № 2 «Отдел» надо вписать соответственно № отдела.
- В графу № 5 общей таблицы впишите сумму денежных средств на начало рабочего дня или из графы «ГРОСС-ИТОГ» начального Х-отчета.
- Пункт № 6 общего отчета заполнить суммой в соответствии со строкой «ГРОСС-ИТОГ» Z-отчета.
- Пункт № 7 заполняем суммой из строки «Сменный Итог Z-отчета».
- Строку № 8 заполняем суммой из строки «Возвраты» (если они были; если не были, тогда строку оставляем пустой).
- В графе № 9 общей таблицы надо написать Ф.И.О. кассира.
- Далее в пункте № 9 кассир-операционист ставит свою подпись.
- И в пункте «Итого» указываем сумму из строк № 7 и № 8.
- Если в бланке остаются пустые графы, их необходимо перечеркнуть.
- В графе «Итого выручка» указываем сумму дневной и за смену выручки прописью.
- Графа «Сдана в банк» заполняется реквизитами банка.
- Далее подписанная старшим кассиром и руководителем организации справка-отчет передается бухгалтеру предприятия, инкассатору банка либо в кассу банка вместе с деньгами.
Какие нужны документы при онлайн-кассе
Согласно Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У все кассовые операции оформляются в следующих документах:
- кассовая книга;
- ПКО — приходный кассовый ордер;
- РКО — расходный кассовый ордер.
Правила заполнения журнала
| № графы | Название графы | Как заполнять графу |
| 1 | Дата (смена) | записывается дата |
| 2 | Номер отдела, секции | записывается номер секции, данная запись делается, если есть отделы |
| 3 | Фамилия, имя, отчество кассира | записывается ФИО кассира-операциониста, т.е. лица непосредственно работающего на данной ККМ в течении смены |
| 4 | Порядковый номер контрольного счётчика (отчёта фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены) | записывается номер Z-отчета. Номера отчетов идут по порядку, их можно найти на самом Z-отчете. |
| 5 | Показания контрольного счетчика (отчёта фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счётчика | записывается количество продаж за смену |
| 6 | Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены) – сумма, руб., коп. | Записывается необнуляемый итог на конец предыдущей смены..
Информацию для занесенная в эту графу можно получить с Z-отчета. |
| 7 | Подпись кассира | Подпись кассира |
| 8 | Подпись администратора | Подпись администратора |
| 9 | Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены) – сумма, руб., коп. | заносится выручка за день пробитая по ККМ. Данная сумма будет напечатана на Z-отчете, как сменный итог (наличные в кассе, сумма продаж). Эту сумму можно вычислить самостоятельно – алгоритм: графа 9 – графа 6 |
| 10 | Сумма выручки за рабочий день (смену) руб. коп. | заносится выручка за день пробитая по ККМ. Данная сумма будет напечатана на Z-отчете, как сменный итог (наличные в кассе, сумма продаж). Эту сумму можно вычислить самостоятельно – алгоритм: графа 9 – графа 6. |
| 11 | Сдано наличными руб. коп. | отражается фактическая сумма наличных денежных средств сдаваемых в главную кассу в конце смены. |
| 12 | Оплачено по документам — количество | отражается количество продаж по документам (по кредитным картам и тп.). |
| 13 | Оплачено по документам – сумма, руб., коп. | фактически полученная сумма по документам. |
| 14 | Сдано всего, руб., коп. | отражается общая сумма денежных средств, сданных в бухгалтерию за смену. Данные по этой графе не всегда совпадают с графой 10. Это происходит например в случае ошибочно пробитого кассового чека, недостачи и т.д. (в графе 10 то что набили по ККМ в графе 14 – денежные средства реально полученные) |
| 15 | Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб., коп. | Отражается сумма возвращенная покупателям или ошибочно пробитая кассиром в течении дня |
| 16 | Подпись кассира. Деньги и оплаченные счета сдал. | Подпись кассира |
| 17 | Подпись администратора (ст. кассира). Показания счетчиков сняли. Деньги принял. | Подпись администратора |
| 18 | Подпись руководителя (старшего кассира). | Подпись руководителя |
Правила и процесс заполнения
Страницы отчетного документа имеют 18 столбцов для занесения данных:
- Столбец 1. Дата. Сюда заносится дата снятия Z-отчета. Если за день работало несколько смен, то отчет снимается по каждой из них и вписывается отдельной строкой с указанием смены. Например: 01.01.2015(2).
- Столбец 2. № отдела. Необязательная строка для заполнения, так как многими современными аппаратами не выводится Z-отчет по отделам.
- Столбец 3. ФИО кассира.
- Столбец 4. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти) на конец рабочего дня. Номер отчета, прописанный на документе.
- Столбец 5. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти). Актуальность оформления строки утрачена в связи с модернизацией кассовых машин, поэтому просто копируется информация из столбца 4.
- Столбец 6. Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня/смены. При первичном заполнении показатель будет равен 1 руб. 11 коп. Если же ККМ используется уже какое-то время, то цифру можно взять из:
- показаний на момент окончания смены предыдущего дня;
- предыдущего X-отчета, если кассовый аппарат предусматривает печать этих параметров;
- сумму можно вычислить, найдя разницу между предшествующей цифрой и дневной выручкой.
- Столбец 7 и 8. Подпись кассира/администратора. Подписывают все ответственные лица. Если это один человек, то подпись дублируется.
- Столбец 9. Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня/смены. Цифра переписывается из итогового кассового документа и составляет сумму чисел из Столбца 6 и дневной выручки.
- Столбец 10. Сумма выручки за рабочий день. Заносится из Z-отчета и составляет сумму наличной, безналичной выручки и возвратов.
- Столбец 11. Сдано наличными. Сумма без учета безналичных операций и возврата.
- Столбец 12. Оплачено по документам, количество. Вносится число безналичных операций.
- Столбец 13. Оплачено по документам, сумма. Прописывается итоговая сумма, полученная путем безналичных платежей.
- Столбец 14. Сдано всего. Суммируются все платежи, кроме возвратных операций.
- Столбец 15. Сумма возвратов. Данные отображаются в Z-отчете.
- Столбец 16, 17 и 18. Прописываются подписи всех ответственных работников на момент передачи выручки за смену.
Правила заполнения журнала кассира операциониста требуют, чтобы при регистрации и открытии первого журнала в нем делалась налоговой инспекцией контрольная запись. В 4‑й и 6‑й столбец заносится первый Ζ‑отчет кассового аппарата с проверочной суммой 1‑11 р. («нулевой чек»). Эта сумма затем вычитается из показаний денежного счетчика при определении выручки первого дня работы и не подлежит ни финансовому, ни налоговому учету предприятия.
Каждое снятие Ζ‑отчета кассового аппарата должно отражаться соответствующей записью в журнале, поэтому при работе в несколько смен, за время одного рабочего дня в нем должно появиться столько же соответствующих строк.
Начиная рабочую смену, кассир, принимающий кассу, должен зафиксировать это в первых трех графах левой страницы разворота журнала. В четвертом столбце записывается номер счетчика в конце предшествующей смены. Пятый столбец заполняется при перерегистрации ΚΚΜ или ее сдаче в ремонт. Показания суммирующего регистратора в начале и конце смены записываются в шестом и девятом столбцах, а в седьмом‑восьмом эти данные скрепляются соответствующими подписями.
Общий итог сменной выручки заносится в десятый столбец — он должен соответствовать разности девятого и шестого.
Сумма наличности, которую кассир сдает в главную кассу по окончании операционного дня, заносится в столбец № 11 на правой странице разворота. Число и сумма операций по кредитным картам вписываются в столбцы 12–13. Денежные средства при таких видах безналичных расчетов также должны проводиться через операционную кассу. Общий итог по кассовым операциям за день заполняется в 14-м столбце. При возврате денег покупателям сумма его заносится в 15‑й. Она должна соответствовать общей сумме возвращенных кассовых чеков и зарегистрирована в специальных актах возврата. Все итоговые операции в конце рабочего дня подтверждаются подписями ответственных лиц в 16–18‑м столбцах после проверки данных контрольной ленты и фактической суммы денежной наличности в кассе.
Результат Ζ‑отчета на контрольной ленте кассового аппарата должен соответствовать остатку денежных средств в кассе, за вычетом оплаченной кредитными картами суммы, которая поступает непосредственно на расчетный банковский счет предприятия. При любом расхождении записей причины этого должны быт выяснены и зафиксированы в соответствующих кассовых документах.
Итоги кассового дня оформляются кассиром в итоговой справке‑отчете, которую он сдает вместе с наличностью старшему кассиру или руководителю предприятия.
Кассовая книга: что она собой представляет
Кассовая книга ― учетный регистр, где отражаются данные о проведенных финансовых операциях в точной последовательности, согласно сведениям, представленным в первичных документах. Информация о проведенных операциях регистрируется сразу после их совершения. Главный бухгалтер, закрепленный за предприятием, контролирует работу кассиров и других сотрудников, на которых возложена обязанность по заполнению кассовой книги.
Приходный и расходный кассовый ордера могут создаваться на основе разных оправдательных документов. К примеру, фискальных, формируемых с помощью онлайн-кассы. Если предприниматель по закону освобожден от расчетов на ККТ, вместо фискальных документов, применяются товарные чеки, БСО.
Хранение кассовой книги
За организацию мест для хранения документации несет ответственность руководитель предприятия. Точные сроки хранения указаны в ФЗ-402 от 06.12.2011. Согласно ст. 29 соответствующего закона, они составляют от пяти лет после отчетного года. По истечение этого срока разрешено уничтожение документов, но руководство предприятия может принять решение о его продлении.
Кассовая книга хранится в архиве предприятия, среди других значимых документов. Также их могут брать на сохранность специализированные фирмы. Они заключают договор о сотрудничестве и обеспечивают услуги хранения документов с гарантиями.
Если документы используются в судебных разбирательствах, срок их хранения продлевается до момента завершения дела.
Это операции по оплате клиентом с использованием расчётных карт.
Когда приобретение совершается с помощью эквайринга, денежные средства с карты клиента попадают на расчётный счёт фирмы. При этом в журнале кассира-операциониста, деньги эти записываются в отдельный столбец, а сумма остатка по Z-отчёту не равняется размеру налички.
Аппаратура для проведения операций эквайринга может быть предоставлена банковской организацией, с которой вы заключаете дополнительный контракт. Основной особенностью является то, что банк за каждую операцию будет брать процент. Но, допустим, на сегодняшний день, предпринимателю гораздо выгоднее платить этот процент, чем оставаться с упущенной выгодой. Ведь использование кредитных и дебетовых карт для расчёта за товар и услугу вошло в прочный и повседневный обиход. Зачастую клиенты отказываются от покупки, только потому что у них нет с собой наличности, а фирма не принимает к оплате банковские карты. При использовании аппарата эквайринга покупателю выдаётся чек.
Пример заполнения журнала кассира-операциониста
Давайте пошагово разберем, как заполнять журнал кассира-операциониста. Итак, сдавший смену кассир обычно снимает отчет о закрытии смены. Данные из этого документа используются при заполнении графы 4 (порядковый номер отчета), графы 5 (здесь дублируется предыдущая запись), графы 6 (показатель счетчика) и графы 10 (дневная выручка). В графе 9 отображаются данные из снятого в конце смены отчета.
В графах 1–3 указываются: дата, номер отдела, Ф. И. О. кассира. В графах 7–8, 16–18 проставляются подписи кассира, администратора и старшего кассира, если это 3 разных человека, а при совмещении должностей достаточно 1 подписи.
В графе 11 отображается сумма наличных, в графе 12 — число безналичных платежей, в графе 13 — безналичная сумма, в графе 14 — сумма за вычетом возвратов, в графе 15 — суммарное значение возвратов средств из кассы покупателям.
Проверить правильность занесенных данных очень легко — для этого следует сравнить показания из Z-отчета (графа 10 регистра = графа 14) и суммарные значения из граф 11–12 за вычетом графы 15.
Еще ряд проверочных формул:
- графа 11 = графа 10 – графа 13 – (графа 15);
- графа 14 = графа 11 + графа 13;
- графа 10 = графа 9 – графа 6.
Рассмотрим образец заполнения книги кассира-операциониста.
Порядок хранения и сроки
Рассматриваемый реестр относится к документам первичного учета, что определяет порядок хранения книги кассира операциониста. Важно обратить внимание на то, что каждая компания имеет законное право самостоятельно разработать локальные нормативы, посвященные данной теме. Как правило, действующий документ хранится рядом с кассовым аппаратом. Очень важно, чтобы журнал был недоступен для посторонних лиц. Также допускается хранение действующего документа в бухгалтерском отделе.
По окончании журнала, документ должен быть передан налоговой службе с целью перерегистрации и открытия новой книги. Далее регистр помещается в архив компании. Срок хранения книги на территории компании составляет три года. При утилизации реестра следует учитывать нормы, установленные законодательством.