Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Рекламные и представительские расходы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Налоговый кодекс утверждает: если бизнес хочет отнести затраты на встречу, собрание или другое мероприятие к представительским, оно должно проходить в формате «официального приёма и обслуживания». Но что конкретно понимать под таким событием, закон не поясняет.
Учёт представительских издержек
О представительских расходах как таковых мы говорим в рамках налогового учёта. В бухгалтерском такие издержки принимают за затраты по обычным видам деятельности бизнеса.
Когда мероприятие организуют ради увеличения прибыли, издержки проводят в учёте по дебету 44. Когда цели деловой встречи не связаны преимущественно с прибылью, затраты можно провести по счетам 20, 26.
Например, издержки оформляют так:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 44 (20, 26) | 60 (76) | Учёт издержек |
| 19 | 60 (76) | Выделение НДС по издержкам |
| 68 | 19 | Принятие НДС к вычету в рамках затрат, учтённых в прибыли |
| 60 (76) | 51 (71) | Оплата услуг или продукции, приобретенных для официального мероприятия |
Принцип разумности при учете представительских расходов
При оформлении представительских расходов необходимо учитывать принцип разумности учета таких затрат в целях расчета налога на прибыль.
К примеру, если деловые встречи проводятся поздно вечером в ресторанах, в чеки включено большое количество спиртных напитков, в отчете по представительским расходам обозначена общая формулировка целей и результатов встречи, у налоговиков могут возникнуть определенные подозрения.
Они будут касаться того, что за представительскими расходами компания пытается скрыть затраты на личный досуг руководителя, хотя вроде все формальности соблюдены: расходы оформлены документально, есть отчет о представительских расходах с указанием целей и результатов мероприятия, алкоголь можно учитывать в расходах.
Иногда споры возникают из-за проведения переговоров не на территории РФ, а на заграничных курортах. Формально место проведения мероприятия не ограничено территорией России, наоборот, в налоговом законодательстве сказано — «независимо от места проведения мероприятий». Однако риск того, что налоговики начнут детально разбираться в ситуации, все же есть.
В подобных случаях у налогоплательщиков могут возникать налоговые риски, поскольку с большой долей вероятности ИФНС признает указанные представительские расходы необоснованными. И в этой ситуации имеются риски не только по налогу на прибыль, но также по НДФЛ и страховым взносам.
Практика судебных разбирательств показывает, что иногда суды принимают сторону налогоплательщиков, однако не все хозяйствующие субъекты готовы отправляться в суд для разрешения конфликтной ситуации с налоговой инспекцией. Кроме того, некоторые компании и вовсе не учитывают сомнительные расходы в качестве представительских, хотя и могли это сделать, а потому фактически увеличивают базу для расчета налога на прибыль, повышают свою налоговую нагрузку и дарят деньги в бюджет.
Для уменьшения налоговых рисков необходимо делать следующее:
- оформлять протоколы деловых встреч, в которых подробным образом расписывать все моменты по целям переговоров и достигнутым результатам;
- формировать списки приглашенных лиц, а также наименования компаний, принимающих участие в официальном мероприятии;
- проверять соответствие количества человек, указанных в договоре на организацию деловой встречи, фактическому числу участников мероприятия (этот момент особенно важен при ресторанном обслуживании, в котором указывается число обслуживаемых лиц);
- контролировать оформляемые документы, чтобы в них не включалась информация о проведении развлекательных мероприятий, к примеру, избегать слов концерт, бассейн, артисты, баня, экскурсия и т.д.
Директора или фактические собственники предприятий выводят с помощью представительных расходов капиталы на свои личные нужды, хотя их начальная цель сводится к другому. С точки зрения общепринятой практики, представительские расходы – те траты, которые способствуют улучшению имиджа компании, а также скорейшему заключению сделок с новыми партнерами (примерно так). К таким расходам можно отнести покупку дорогостоящего автомобиля для встреч бизнес-партнеров из за рубежа, приобретение картин знаменитых художников для выставочного зала, заказ аквариума с золотыми рыбками – да все, что угодно. С точки зрения НК РФ, в частности, подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ, представительские расходы выделены как один из видов прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Возникает вопрос, каким образом золотые рыбки помогут в «производстве» и «реализации»? В теории, это можно доказать устными разъяснениями директора в ходе камеральной проверки в ФНС, однако, будучи реалистами, из-за них никто ругаться и штрафовать не будет. В то же время, если на месте золотых рыбок оказалась целая стая рифовых акул в огромном аквариуме, то инспекторы ФНС за словом в карман не полезут…
Но не все так плохо. В НК РФ мы дополнительно нашли еще одну сноску на представительские расходы, отображенную в пункте 2 статьи 264 НК РФ, в которой указано доподлинно следующее:
«К представительским относятся расходы на официальный прием и обслуживание лиц». Далее приводится перечень этих лиц, среди которых бизнес-партнеры, а также члены совета директоров, приехавшие из разных концов города или страны на очередное собрание.
Каким документом определен конкретный перечень затрат, которые можно отнести к представительским расходам?
Кпрочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся в том числе представительские расходы (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).
При этом конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ не регламентирован (Письмо Минфина России от 21.09.2020 № 03-03-07/82582). И никакого отдельного документа в указанных целях не принято.
При этом нужно учитывать, что представительские расходы должны соответствовать критериям, установленным ст. 252 НК РФ, а именно должны быть экономически оправданы и документально подтверждены, произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Спрос на услуги «К2 Айти» с момента основания был очень высоким и компания быстро росла. Учетом финансов занимался сам руководитель и еще 2 человека: Павел создавал шаблоны в Excel для ведения расходов и поступлений от клиентов, а коммерческий директор и бухгалтер заполняли их и актуализировали. В рамках этих шаблонов реализовывали планирование и бюджетирование. Все это делали вручную, поэтому качество учета оставляло желать лучшего. В такой схеме работы было сложно посчитать вклад каждого участника проекта:
«Разные исполнители могут работать на нескольких разных проектах, нам необходимо учитывать вклад каждого участника в выручку по конкретному проекту и корректно прогнозировать кэшфлоу, а также считать рентабельность проектов. Таблицы в Excel не приспособлены для таких задач, их приходилось все время вручную перепланировать и актуализировать при любых изменениях на проекте. А посчитать рентабельность долгого проекта с переменным количеством участников без привлечения значительного временного ресурса в таких условиях становилось нерешаемой задачей»
Вкупе с уже имеющимися проблемами с Excel, рост оборотов и увеличение количества разрабатываемых проектов требовали более гибких инструментов для работы с финансами компании.
Для начала мы решили посмотреть, как структурированы расходы компании: сколько и на что уходит и как это влияет на выручку. Вот как структурированы месячные расходы компании:
-
зарплаты + налоги + взносы — 1 000 000 рублей;
-
аренда и обслуживание офиса — 60 000 рублей;
-
реклама — 50 000 рублей;
-
представительские расходы — 30 000 рублей;
-
подписка на профессиональное ПО;
-
информационные сервисы — 10 000 рублей;
-
итого расходы — 1 250 000 рублей.
Далее по тому же принципу изучаем, как структурированы доходы компании и кто за них отвечает. Вот что узнаем:
-
75% выручки компании генерируют текущие клиенты. Остальные 25% — новые.
-
Однако среди новых клиентов только 2/5 пришли «с улицы». Остальные пришли по рекомендации знакомых, которые уже были клиентами Ирины Алексеевны.
Как обосновать и документально подтвердить представительские расходы
Черевадская О. Е., директор по аудиту ЗАО «Финасовый Контроль и Аудит»
Опубликовано в журнале «Российский налоговый курьер», 2010 г., № 1-2.
Организация вправе учесть в налоговой базе по налогу на прибыль любые экономически оправданные расходы, если они произведены с целью получения дохода и подтверждены соответствующими документами. Разберемся, какие документы организации следует получить от контрагентов, а какие оформить самостоятельно, чтобы подтвердить расходы на представительские цели1.
О составе и об особенностях налогового учета представительских расходов читайте на с. 34 этого номера. — Примеч. ред.
В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, включаются лишь обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Применительно к представительским расходам это означает, что при расчете налога на прибыль можно учесть затраты только на те представительские мероприятия, проведение которых направлено на получение дохода. Кроме того, сами расходы должны быть подтверждены документально.
Ведение налогового учета по ОСН
Налогоплательщики имеют право использовать для налогового учета все затраты, которые имеют экономическую обоснованность, то есть указывать в декларации те расходы, которые направлены исключительно на получение прибыли и имеют документальное подтверждение. Что касается правил расчета налогов и порядка налогового учета, то здесь многое зависит от используемой системы налогообложения. Далее рассмотрим, как рассчитываются налоговые сборы при наличии представительских расходов, что к ним относится в бюджетном учреждении и коммерческом предприятии.
Стоит сразу сказать, что форма собственности организации-налогоплательщика не играет никакой роли для расчета налога. Огромное значение имеет система налогообложения (общая или упрощенная). Чтобы узнать точный размер налога на прибыль при ОСН, затраты на официальные мероприятия нормируют по следующему принципу: их включают в состав иных расходных статей, при этом сумма не должна превышать 4 % от всех расходов, направленных на заработную плату наемным работникам за отчетный период, в котором и были осуществлены представительские расходы.
Как проводить такие расходы в бухгалтерии
В отличие от налогового, бухгалтерский учет не считает представительские растраты какой-то особой категорией расходов. Средства, затраченные на организацию и проведение официальных мероприятий, имеют принципиальное значение только для налоговиков. В бухгалтерии данные издержки никак не квалифицируются. В большинстве случаев бухучет представительских расходов ведут с использованием Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» 10/99. Согласно его нормам, затраты предприятия по стандартным видам деятельности разделяются на:
- материальные (приобретение сырья, оборудования и т. д.);
- связанные с оплатой труда и страховыми взносами;
- амортизационные затраты,
- иные статьи расходов.
Затраты на официальные мероприятия не подлежат нормированию при проведении бухучета. Что к ним относится? Представительские расходы принимаются в полной сумме, то есть в составе производственных или связанных с продажей затрат. Никакого разделения на представительские и общехозяйственные расходы бухгалтерия не учитывает. В некоторых случаях, в зависимости от специфики предпринимательской деятельности, данный вид издержек может присутствовать в корреспонденции счетов в графе учета материальных ценностей.
По экономическому предназначению представительские расходы близки к категории прочих затрат организации. При этом допускается, что фирма сможет определять их самостоятельно, внося перечень издержек в бухучет.
Еще один вопрос, который интересует бухгалтеров, – это отношение представительских расходов к бухгалтерским контировкам. На практике подобные проводки чаще всего регистрируют с использованием счета 26, который обычно задействуется промышленными предприятиями, и 44 (для торговых фирм). В бюджетных учреждениях в основном применяют счет 86. Не менее важно при ведении бухгалтерского учета представительских затрат корректно указать последовательность контировок, отражая этапы оборота денежных средств.
Как планировать представительские расходы
Определившись с тем, где возникают представительские расходы и в каком объеме, кто отвечает за их планирование, необходимо установить единый принцип планирования затрат.
Размер представительских расходов можно установить в процентах от общих затрат (прямых, косвенных, коммерческих, общеадминистративных), например, 0,01 процента. Значение можно определить экспертным путем либо на основании отчетности прошлых периодов – оценить, какой процент в структуре затрат принадлежал представительским расходам. Полученную сумму необходимо распределить по директорам направлений (руководителям отделов) или подразделениям равномерно или по какому-либо иному принципу. Например, лимиты для директоров можно установить как средние по году на основании анализа расходов за несколько лет. Аналогично для отделов и представительств. Главное, чтобы общая сумма (представительские расходы в коммерческих и общеадминистративных статьях) не превышала установленного предела.
Бюджеты составляют сотрудники на местах – в подразделениях, представительствах, которые планируют назначение и суммы расходов в соответствии с планом мероприятий и другими пожеланиями (например, при проведении маркетинговой акции, представительские затраты можно сопоставить с рентабельностью акции в целом). Далее бюджет передается на согласование в планово-бюджетное управление. Его специалисты проверяют, чтобы расходы не оказались необоснованно высоки: сопоставив их с остальными статьями затрат, где могут возникнуть представительские расходы (командировки, выставки и др.), либо сравнив с аналогичными расходами за прошлые периоды по этому подразделению. Если бюджет предприятия планируется с поправкой на инфляцию, то все расходы, в том числе и представительские, должны быть запланированы с этой поправкой.
Представительские расходы относятся к проведению деловых встреч, переговоров и заседаний руководящих органов компании. В НК РФ установлен их перечень для расчета налога на прибыль и норма – 4% от фонда оплаты труда. При использовании специальных налоговых режимов представительские расходы списать нельзя.
Некоторые формулировки НК РФ в этой области допускают неоднозначное толкование, поэтому по поводу представительских расходов у бизнесменов часто возникают споры с налоговиками.
НДС по представительским расходам можно взять к вычету только в той части, которая была принята для расчета налога на прибыль.
В бухгалтерском учете списание представительских расходов не ограничено. Поэтому у компаний, которые применяют ПБУ 18/02, могут возникать разницы между бухгалтерским и налоговым учетом.
Как учитываются представительские расходы
«Главбух». Приложение «Учет в туристической деятельности», N 3, 2004
Не всегда деловые переговоры проходят за офисным столом. Иногда условия будущих контрактов обсуждают в кафе или ресторане. Тем более когда речь идет о переговорах с зарубежными партнерами, приехавшими в Россию. Для финансирования таких мероприятий есть отдельная строка — представительские расходы . А подробнее о том, какие расходы могут считаться представительскими и как их нужно отражать в учете, мы расскажем в нашей статье.
Если турфирма применяет «упрощенку», то она не может принимать в целях налогообложения представительские расходы, даже если в качестве объекта выбраны доходы, уменьшенные на расходы. Ведь представительские расходы не поименованы в п.1 ст.346.16 Налогового кодекса РФ, в котором приведен закрытый перечень расходов, принимаемых в целях налогообложения. Подробнее о том, какие расходы принимаются в целях налогообложения у фирм, применяющих «упрощенку», читайте в статье, которая была опубликована в Приложении N 2, 2004, с. 20.
Определение представительских расходов в целях налогообложения прибыли приведено в п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ. Оно полностью совпадает с определением представительских расходов, приведенным в Приказе N 26н.
При этом перечень таких расходов, которые можно учесть в целях налогообложения прибыли, является закрытым. В принципе он практически полностью совпадает с тем перечнем, который приведен в Приказе N 26н, кроме единственного пункта, касающегося расходов, связанных с посещением культурно-зрелищных мероприятий. В целях налогообложения прибыли такие расходы не принимаются, так же как и расходы по организации отдыха, профилактике или лечению заболеваний (п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ).
А можно ли отнести к представительским расходам затраты организации на приобретение алкоголя для официального приема деловых партнеров? Напрямую такие расходы не указаны в перечне, приведенном в п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ. Поэтому налоговые органы в некоторых случаях не принимали подобные расходы, как, например, УМНС России по Московской области. Оно выразило свое мнение по данному вопросу в Письме от 10 марта 2004 г. N 04-27/03000.
Однако приобретение алкогольных напитков, как и приобретение чая, кофе, других напитков, можно отнести к буфетному обслуживанию во время переговоров или же к расходам на проведение официального приема (если напитки подаются во время обеда или ужина). Аналогичное мнение высказал Минфин России в Письме от 9 июня 2004 г. N 03-02-05/1/49 .
Прежде всего, необходимо оформить внутренние организационно-распорядительные документы, регламентирующие порядок осуществления представительских расходов в турфирме. Это означает, что руководитель турфирмы своим приказом должен утвердить перечень сотрудников, которые могут участвовать в деловых переговорах и получать под отчет средства на представительские расходы, порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы (в том числе нормы расходов). Нелишне будет составить смету представительских расходов на предстоящий год.
Готовясь провести конкретное мероприятие, руководитель уже утверждает его программу, указав дату и место проведения данного мероприятия, участников встречи и смету расходов.
После проведения мероприятия в бухгалтерию должны быть представлены документы, подтверждающие фактическое расходование средств на представительские цели: авансовый отчет сотрудника, ответственного за расходование средств, с оправдательными документами (счетами-фактурами, товарными чеками, чеками ККТ и т.д.). К нему нелишне будет приложить отчет об итогах проведенной встречи.
В бухучете представительские расходы включаются в состав расходов по обычным видам деятельности. Это следует из разд.II Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н. А в целях налогообложения прибыли такие расходы считаются прочими (пп.22 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ). При этом они принимаются не в полном размере, как в бухучете, а в пределах нормы, установленной в п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ: в размере, не превышающем 4 процентов от расходов турфирмы на оплату труда за отчетный (налоговый) период.
Различие в признании представительских расходов в бухгалтерском и налоговом учете обусловливает необходимость применения Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. N 114н. Согласно п.4 этого ПБУ, превышение фактических расходов, учитываемых при формировании бухгалтерской прибыли, над расходами, принимаемыми для целей налогообложения, по которым предусмотрены ограничения, рассматривается как постоянная разница. Однако в течение календарного года (налогового периода) эта разница, по сути, является временной, поскольку может быть уменьшена или полностью устранена в последующие отчетные периоды.
Пример. В августе 2004 г. генеральный директор турфирмы «Вояж», участвуя в рекламном туре по Италии, начал деловые переговоры с директором итальянской турфирмы Viaggio. Для этого он пригласил директора турфирмы Viaggio в ресторан, оплатив счет за ужин в размере 250 евро корпоративной банковской картой. Курс евро, установленный Центральным банком РФ на дату списания денег с банковской карты, составлял 34,35 руб., а на дату утверждения авансового отчета директора — 34,50 руб.
В сентябре 2004 г. турфирма «Вояж» принимала представителей турфирмы Viaggio в России, чтобы завершить ранее начатые переговоры. Расходы турфирмы «Вояж» на аренду автомобиля по доставке партнеров в ресторан на официальный прием и обратно в гостиницу обошлись в 5900 руб. (в том числе НДС — 900 руб.). Счет за ресторан, сумма которого составила 35 000 руб., был оплачен при помощи корпоративной банковской карты. Для проведения переговоров турфирма наняла переводчика, заплатив ему 6000 руб.
Состав представительских расходов определяется Налоговым кодексом РФ. Согласно п.2 ст.264 НК РФ по статье «Представительские расходы» можно списывать расходы, понесенные для проведения:
- переговоров с потенциальными клиентами или партнерами;
- заседаний совета правления (директоров).
Таким образом, к представительским можно отнести следующие расходы:
- на организацию питания делегаций, как в ресторане, так и в офисе компании (при условии заключения договора на буфетное обслуживание). При этом стоимость алкогольных напитков тоже можно смело включать список понесенных затрат;
- на транспортные услуги по доставке делегатов к месту проведения мероприятия и обратно;
- услуги переводчика.
Этими позициями перечень расходов ограничивается. Он является закрытым и кроме этих расходов в случае проверки налоговая служба не признает понесенные расходы в качестве представительских.
Для того чтобы налоговая служба признала понесенные затраты в качестве представительских необходимо обеспечить наличие помимо первичной документации следующее:
- приказ о проведении мероприятия, подписанный руководителей организации;
- смета расходов;
- отчёт о проведенном мероприятии (подробный, с приложением программы и списка участников);
Данный список указан в Письме Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675.
В приказе или распоряжении на проведение мероприятия необходимо указать:
- дату и место проведения;
- список участников, как приглашенных, так и задействованных сотрудников компании;
- цель проведения встречи (заключение контракта, подписание соглашения и другие);
- перечень мероприятий в рамках встречи (встреча делегации, завтрак с участием представителей приглашенной стороны, переговоры и так далее). В качестве приложения к приказу можно приложить подробную программу мероприятия.
- ответственные за проведение встречи и финансовое обеспечение лица;
- в виде приложения к приказу составить смету на проведение встречи;
- срок подготовки и предоставления отчета о проведённом мероприятии.
Поскольку отчет о проведенном мероприятии является доказательством произведенных расходов, он должен быть максимально подробным и содержать в себе:
- временной период проведения;
- список участников (может получиться так, что фактически приедут меньше гостей ,чем было приглашено);
- список переводчиков;
- цель проведения и полученные результаты (подписан договор о сотрудничестве ,к примеру);
- понесенные затраты с приложением подтверждающих документов.
«Главбух», N 18, 2004
Споры по поводу того, можно ли ту или иную сумму отнести к представительским расходам, регулярно возникают не только между налогоплательщиками и налоговиками, но и между чиновниками разных ведомств. Так, недавно Минфин России не согласился с налоговиками, утверждавшими, что в расходы нельзя включить стоимость алкогольных напитков, закупленных для переговоров.
Подобные издержки представляют собой затраты фирм на проведение всевозможных переговоров (включая продукты питания, буфетное обслуживание), посещение гостями различных культпрограмм, нанятого со стороны переводчика, смета на прием.
Налоговый кодекс строго контролирует и ограничивает категории подобных издержек. Потому требуется грамотное составление отчетной налоговой документации и бухгалтерского учета, особенно в бюджетном учреждении, где за все платит государство.
Подобными издержками считаются затраты на сервис либо на приемы, сопровождение уполномоченных представителей, лиц, присутствующих на заседаниях правления либо прочих руководящих ячеек. Роли не играет, где проводится встреча, в какое время или с каким числом участников переговоров. Не важно, какой статус имеют приглашенные, результаты приема, заключены ли выгодные договора – подобные траты все равно будут попадать под эту категорию.
Представительские расходы в 2021 году представлены:
- буфетным обеспечением и транспортными затратами, связанными с официальными банкетами;
- издержками, обусловленными организацией переговоров, деловых ужинов, а также обслуживание приглашенных на этих встречах;
- зарплата внештатному переводчику при его найме со стороны.
Сюда же списывают и некоторые издержки в командировке. К примеру, сотрудник уехал в командировку, где встречался с бизнес-партнерами в кафе. Тогда сотруднику следует составить авансовый отчет, приложив подтверждающие документы. Подобные траты заметно снижают налог на прибыль, поскольку составляют внушительную статью расходов в крупных корпорациях или предприятиях. Но строгий контроль налоговых органов РФ требует грамотного подхода к составлению налоговой отчетной документации, связанной с ПР.
Порой фирмы причисляют к категории представительских затрат издержки на банкеты, но по нормативам налогового учета они таковыми не являются. Представительские расходы в налоговом учете исключают:
- медицинское обслуживание приглашенных;
- организация развлечений для приглашенных лиц;
- санаторный отдых или в пансионатах;
- экскурсии, сувенирную продукцию, цветы;
- оформление банкетного зала;
- проживание, проезд, визовые издержки участников;
- корпоративные праздники;
- финансовое взаимодействие со своими же филиалами.
Подобные затраты предназначены исключительно для встречи представителей чужих компаний. Если банкет предполагает встречу приглашенных с дочернего филиала, то понесенные затраты не могут считаться представительскими.
Отличие подобных затрат заключается в возможности их использования для снижения налогообложения, но исключительно для фирм, ведущих бизнес на ОСН. Но есть определенный лимит их использования, составляющий 4 процента от объема трат на заработную плату сотрудникам в конкретном налоговом периоде.
Перечень зарплатных трат, как и ПР является закрытым, но они должны иметь экономическое обоснование. Отчет о представительских расходах требует обязательного документального подтверждения. Многие документы кроме первички подтвердят ПР. Здесь работает принцип – кашу масло не испортишь. Чем больше документов будет предоставлено, тем меньше риск проблем с ИФНС. Основным проявлением целесообразности подобных трат является их применение для укрепления взаимовыгодных отношений с бизнес-партнерами.
Отдельные пункты ст. 264 определяют процесс использования и нормирование ПР. Подобные издержки помогают налогоплательщикам сократить размер налогообложения. Данная величина составляет не больше 4% от трат предприятия на зарплату. Это единственное ограничение нормирования подобных издержек и налоговой оптимизации.
Шансы фирмы на снижение налогообложения повышаются в зависимости от величины трат на зарплату и ПР. Повысить норму затрат можно за счет увеличения зарплатных выплат, к числу которых можно отнести:
- тарифные выплаты, сдельные или оклады, надбавки и премии;
- оплата коммуналки, жилищной аренды, питания, обеспечение обувью и спецодеждой;
- северные, районные прибавки, за выслугу, выплаты в ФДПС и мн. др.
подробный разбор правоприменительной практики поможет максимизировать статью подобных издержек для оптимального налогообложения фирмы.
Четкого списка с прописанными наименованиями подобных издержек нет. Налоговый Кодекс предусматривает лишь направление денежных трат, относящихся к ПР. Сюда входят издержки на встречу контрагентов, перевозку партнеров на банкет и обратно, обслуживание буфетного типа. Официальная встреча может иметь характер делового завтрака/обеда/ужина в кафе. Допускается самостоятельная организация фирмой на личной территории.
Поскольку расшифровки списка ПР нет, то спиртное в этот перечень можно включить без проблем.
О НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ
В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».
Если же говорить конкретнее, то под расходами на официальный прием понимаются траты непосредственно на его проведение, т. е. на проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия. Получается, что деловое мероприятие может проходить в кафе или в ресторане. Главное – подтвердить, что обед в ресторане носил деловую направленность. Более того, при должном оформлении представительским мероприятием может являться и ужин в ресторане, в том числе с потреблением алкогольных напитков (письмо Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Стоимость алкоголя чиновники разрешают также относить к представительским расходам (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).
Что касается расходов на обслуживание приглашенных лиц, которые также относятся к представительским расходам, то под ними подразумеваются не абсолютно все расходы, а только:
- на транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.
При этом в п. 2 ст. 264 НК РФ прямо сказано, что расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактику или лечение заболеваний не могут относиться к представительским расходам.
Далее приведем необходимый пакет документов, которые помогут компаниям избежать вопросов со стороны проверяющих, а также рассмотрим наиболее распространенные нарушения.
Налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми должны подтверждаться представительские расходы, на что обращают внимание сами чиновники (письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288). Но точно ясно, что для подтверждения факта представительских расходов недостаточно иметь в наличии только лишь первичные документы, подтверждающие факт оплаты услуг. Ведь основным условием для учета представительских расходов является деловой характер мероприятия. Иными словами, из документов должно следовать, что встреча носила официальный характер и в ходе нее обсуждались вопросы потенциального или дальнейшего сотрудничества.
В некоторых письмах чиновников, посвященных вопросам учета представительских расходов, содержится примерный перечень таких документов. Например, в письме Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 сказано, что документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются: цель представительских мероприятий, результаты их проведения; иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
Судебная практика также показывает, что для учета представительских расходов необходим полный пакет документов. Одного лишь авансового отчета с приложенными кассовыми чеками явно недостаточно, о чем сказано, например, в постановлении Третьего арбитражного апелляционного суда от 27.11.2012 по делу № А74-732/2012. В этом деле суд не поддержал компанию, так как та не представила приказы руководителя, сметы представительских расходов на каждое мероприятие, отчеты о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в которых отражено, с кем и когда проходили встречи, с какой целью, какой результат от проведения таких встреч и переговоров достигнут обществом.
Причем при составлении документов важно избегать формальностей. Например, если во многих отчетах будут фигурировать одни и те же цели, то налоговики могут усмотреть в этом формальность, что наряду с другими причинами помешает выиграть процесс в суде (см., например, постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2016 по делу № А66-17120/2015).
Далее рассмотрим, какие нарушения часто совершают компании на практике.
Представительские расходы и налог на прибыль
Представительские расходы — как эти расходы участвуют в расчете налога на прибыль? Главная особенность ПР в том, что они могут быть использованы фирмой, работающей на ОСН, для уменьшения налогооблагаемой базы. Но не полностью: в п. 2 ст. 264 НК РФ установлен лимит их применения в отмеченных целях, составляющий 4% от затрат на оплату труда в соответствующем налоговом периоде.
Как добиться максимально эффективного использования представительских расходов в целях оптимизации налоговой нагрузки на предприятие, читайте в этой статье.
Перечень затрат на оплату труда определен в ст. 255 НК РФ. Он является закрытым, равно как и перечень собственно представительских расходов, который приведен в НК РФ.