Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция менеджера по закупкам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Доверив специалистам управление торговым ассортиментом и товарными потоками, руководство определяет необходимые полномочия и зоны их ответственности, что должно быть зафиксировано в должностных инструкциях и в системе мотивации закупщиков.
Оценка и мотивация менеджера по закупкам
Важным аспектом организации работы менеджера по закупкам является разработка и реализация системы мотивации его труда. В ходе разработки компания определяет, какие показатели будут влиять на зарплату менеджеров по закупкам, устанавливает количественные показатели и механизмы расчета заработной платы на основе принятых показателей. После этого компания должна довести свою политику в области оплаты труда до закупщиков и ввести в действие систему мотивации.
Мотивация закупщика должна вытекать из его функциональных обязанностей и полномочий. Система мотивации менеджера по закупкам, как правило, базируется на следующих показателях:
- выполнение плана закупок;
- динамика уровня цен на закупленные товары;
- оборачиваемость закупленных товаров;
- процент выполнения заявок на закупку товаров.
В зависимости от специфики бизнеса к перечисленным выше можно добавить следующие показатели: процент брака в поставляемой продукции, процент не полностью выполненных заявок на ресурсы, процент рекламаций и т. п.
Все показатели системы мотивации закупщика должны быть связаны с теми результатами закупочной деятельности, на которые он реально может влиять (т. е. которые зависят именно от его работы).
Кроме того, эти показатели должны быть важными для конкретного предприятия (например, снижение поступления брака, рост оборачиваемости запасов). Как показывает практика, оклад менеджера по закупкам составляет не менее 50% от общего вознаграждения. Премиальная часть рассчитывается по установленным заранее показателям оценки работы.
В табллице ниже приведены показатели оценки менеджера по закупкам розничной торговой компании (44 — Бузукова Е. Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице. С. 218–219).
Важным показателем оценки менеджера по закупкам является соблюдение им профессиональных этических норм.
Профессиональная этика закупщиков включает такие аспекты взаимоотношений с поставщиками, как:
- соблюдение интересов своей компании;
- конфиденциальность информации;
- честная конкуренция;
- отношение к деловым подаркам от поставщиков.
Какие качества нужно развивать
В этой профессии вам могут пригодиться самые разные личностные качества, но прежде всего эти:
-
Коммуникабельность (общение неотъемлемая часть этой работы, замкнутому и неразговорчивому человеку здесь будет сложно построить карьеру)
-
Харизма (вы должны обладать определённым влиянием на людей, зачастую успешность сделки зависит от вашей убедительности)
-
Аналитический ум (существенная часть вашей работы построена на аналитике и умении логически мыслить)
-
Ответственность (подобный специалист должен быть готов принимать важные решения и быть готовым к последствиям)
-
Стрессоустойчивость (ответственность, обязанности, временные ограничения и многое другое могут сильно давить на человека, учитесь эффективно справляться со стрессом)
Менеджер по закупкам вправе:
- требовать и получать от руководства подробную информацию по профилю своей деятельности, например, от объемах финансирования или приоритетных направлениях деятельности;
- иметь доступ к информационным ресурсам для получения и анализа коммерческих предложений;
- иметь достойные условия труда и оборудованное рабочее место;
- принимать решения в рамках своей компетенции;
- участвовать в переговорах с поставщиками от имени организации;
- подписывать документы, касающиеся закупочной деятельности, от имени организации, если такая привилегия предоставлена ему доверенностью руководителя;
- участвовать в решении организационных вопросов по своему профилю: организации документооборота по поставкам, подборе персонала, задействованного в приобретении товаров, планировании поставок.
Перечень того, какие обязанности у менеджера по закупкам будут в определенной организации, зависит от ее профиля и позиции этого менеджера. Как уже было сказано, обязанности закупщика устанавливаются его должностной инструкцией:
- своевременно отслеживать возникновение потребности в том или ином товаре у фирмы, собирать заявки на приобретение необходимого с других служб, формировать перечень потребностей;
- анализировать рынок, находить наиболее выгодные предложения;
- проводить переговоры с поставщиками;
- готовить необходимые документы для поставок: договоры, заказы контрагентам, документы по приемке товаров;
- организовывать и участвовать в приемке товаров;
- готовить претензии поставщикам по несоответствию товара условиям поставки и отвечать на претензии поставщиков;
- содействовать другим отделам при решении вопросов, связанных с поставками, например, во взаимодействии с юридическим отделом менеджер по работе с поставщиками ведет переговоры и деловую переписку, решает спорные ситуации;
- мониторить товарооборот в организации;
- анализировать деятельности организации, составлять отчеты и информировать руководство о состоянии закупочной деятельности в компании.
Должностные обязанности специалиста по закупкам 44-фз
В обязанности специалиста по закупкам согласно Закону №44-ФЗ может входить:
-
Разработка плана закупок, подготовка изменений для внесения в план закупок, размещение в единой информационной системе (ЕИС) плана закупок и внесенных поправок;
-
Составление плана-графика, подготовка изменений для внесения в план-график, размещение в ЕИС плана-графика и внесенных изменений;
-
Подготовка и размещение в ЕИС извещений о проведении закупок, документации о закупках и проектов контрактов, подготовка и направление приглашений принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми способами;
-
Проведение закупок;
-
Участие в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков, подготовка материалов для выполнения претензионно-исковой работы;
-
Другие полномочия, предусмотренные Законом №44-ФЗ.
Должностная инструкция менеджера по закупкам
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера ООО «Нижегородметалл-Сервис» (далее – Общество).
1.2. Менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора Общества.
1.3. Менеджер относится к категории служащих и подчиняется непосредственно начальнику ПЗУ Общества.
1.4. На должность менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента, стаж работы по специальности не менее 1 года.
1.5. Менеджер должен знать:
– законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность;
– рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса;
– конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения;
– теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования, биржевого, страхового, банковского и финансового дела;
– теорию и практику работы с персоналом;
– формы и методы ведения рекламных кампаний;
– этику делового общения;
– основы технологии производства;
– методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
– основы законодательства о труде;
– правила и нормы охраны труда.
1.6. Менеджер в своей деятельности руководствуется:
– локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;
– правилами внутреннего трудового распорядка;
– правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
– указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
– настоящей должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия менеджера его обязанности возлагаются на лицо, назначенное Директором Общества. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Функциональные обязанности
Менеджер осуществляет следующие трудовые функции:
2.1. Организация и ведение закупок:
– поиск потенциальных поставщиков;
– ведение коммерческих переговоров с поставщиками в интересах Общества;
– оперативное реагирование на информацию, поступающую от поставщиков, и доведение ее до сведения Начальника ПЗУ;
– мотивация поставщиков на работу с Обществом.
2.2. Планирование и аналитическая работа:
– составление ежемесячного плана закупок;
– анализ статистических данных закупок, определение наличия и потребности в материалах на текущий момент и на будущие периоды, оптимизация складских запасов;
– предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с регламентом Общества;
– обеспечение маркетинговых исследований по изучению предложений от поставщиков, уровню цен, перспектив развития рынка сбыта;
– составление прогнозов по поставкам продукции на склад.
2.3. Обеспечение закупок:
– прием и обработка заказов от клиентов Общества;
– окончательное согласование с поставщиком условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции на склад;
– взаимодействие с подразделениями Общества с целью выполнения возложенных задач;
– участие в рабочих совещаниях;
– ведение рабочей и отчетной документации.
– поддержание в активном состоянии данных о поставщиках в информационной системе.
– участие в рассмотрении поступающих претензий и жалоб от поставщиков.
– обеспечение своевременного поступления продукции на склад на основании документов от поставщиков, заполненных в соответствии с законодательством;
– недопущение дебиторской задолжности по расчетам с поставщиками;
Менеджер имеет право:
3.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
3.2. Запрашивать лично или по поручению начальника ПЗУ отчеты и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.3. Требовать от Начальника ПЗУ оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.4. Требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
3.5. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов по закупкам, входящих в компетенцию менеджера.
Менеджер несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, – и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.
5. Условия работы
5.1. Режим работы менеджера определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
5.2. В связи с производственной необходимостью менеджер может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Описание и характеристика профессии
За все, что связано со снабжением, несет ответственность менеджер по закупкам. От правильно налаженной работы с поставщиками сегодня во многом зависит прибыль производственного предприятия или торговой компании. Эта должность есть в большинстве средних и практически во всех крупных фирмах – без нее совершенно не обойтись, менеджеры по закупкам нужны даже в ресторанах.
Именно этот сотрудник делает все необходимое, чтобы найти наиболее выгодные для компании предложения и пополняет склады качественным и недорогим сырьем и товарами, которые нужны для бесперебойной работы предприятия. Он должен разбираться в специфике деятельности таможни, вопросах права и стратегиях ценообразования, знать иностранные языки, без которых не обойтись во время переговоров с зарубежными партнерами, иметь ясное представление обо всей логистической цепочке.
От менеджера по закупкам напрямую зависит нормальная деятельность компании. Это важный для фирмы специалист, к которому предъявляются высокие требования.
Функции специалиста по закупкам
Заметим, что функции менеджера, который будет заниматься закупками, в различных компаниях имеют существенное отличие. Все зависит от того, какими именно товарами занимается предприятие, какие закупки осуществляет, а также от возможности заранее осуществить процесс прогнозирования расхода на осуществление процедуры закупки сырья. В тоже время, немаловажное значение имеет также тот момент, насколько быстро можно будет найти поставщиков той или же иной продукции.
По сути, описание основных функций может быть кратким и лаконичным, исходя из данного списка, будут формироваться уже обязанности.
К основным функциям специалиста относят:
- Осуществление процесса изучения всех поставщиков именно тех товаров и сырья, которые используются на предприятии. На самом деле, данная функция имеет важное значение, так как на ее основании формируется важный момент подбора вариантов сотрудничества. Специалист должен осуществить оценку всех факторов взаимодействия с той или же иной компанией, осуществить составление списка, и впоследствии произвести процедуру аналитического изучения;
- Специалист берет на себя функцию изучения структуры работы предприятия и формирует список закупок, которые необходимы для нормальной работы. Соответственно, в данном случае должны быть сформированы полномочия, которые бы определяли возможность специалиста осуществлять запрос на предоставление данных, которые касаются необходимости сырья и материалов на том или же ином подразделении;
- Если в подчинении специалиста будут иные сотрудники, то формируется функция руководителя. Соответственно, специалист обязан будет осуществлять процесс составления требований к должности, осуществлять подбор работников, проводить обучение, премирование и мотивирование, поддерживать нормальную атмосферу в коллективе;
- Специалист занимается вопросами подписания договорных отношений на поставки, в данном случае, все договора должны быть подписаны исключительно на основании предварительного изучения и анализа, и они должны импонировать ранее установленной политике компании;
- Также менеджер осуществляет переговоры с различными компаниями, с целью поиска вариантов сотрудничества, которые смогли бы стать основой выгодных поставок для его предприятия. Именно данная функция является одной из основных, так как умение вести переговоры в действительности позволяет получить перспективы поиска выгодных вариантов сотрудничества.
Особенности составления документации
Процесс составления документа не составляет труда, так как можно использовать уже готовые образцы, которые следует просто доработать. Выше мы представили полноценный список требований, обязательств и функций специалиста. Соответственно, сотруднику, который ответственен за составление инструкции, нужно будет просто осуществить процесс правильной модернизации списков, с учетом требований, сформированных на предприятии.
Старайтесь составлять документ таким образом, чтобы все описания были детальными и понятными. Очень значительное внимание уделите требованиям. Ведь если список будет составлен грамотно, вы сможете формировать отказ соискателям на законных основаниях, если они не соответствуют предъявленным требованиям. Список обязательств формирует постановку определенных задач перед специалистом. И если данные задачи не будут выполнены, то формируется возможность произвести процесс законного увольнения. Грамотное описание полномочий станет основой нормального взаимодействия отделов предприятия и его сотрудников. Кроме всего прочего, наделив определенными полномочиями специалиста, руководитель исключит лишнюю трату времени и сил.
Для чего нужен отдел закупок
Отдел закупок воспринимается многими предпринимателями просто как центр затрат. Считается, что это подразделение никак не влияет на итоговую прибыль фирмы. На самом деле это не так. Ведь именно ОЗ взаимодействует с поставщиками товаров или сырья и приобретает их на наиболее выгодных для фирмы условиях. Получается, что от работы отдела во многом зависит себестоимость продукции. Чем она ниже, тем больше будет разница с рыночной ценой и тем выше прибыль.
Процесс содержит в себе целый ряд условий, которые непросто соблюсти. Важно не просто найти поставщиков с самыми выгодными условиями, но и правильно сформировать перечень и объем закупок. От этого тоже зависит выручка. Ведь только при правильной работе отдела запросы клиентов будут удовлетворены.
Вот какие функции есть у отдела:
- приобретение нужного товара в необходимом количестве, исходя из потребительского спроса, сезонности и прогноза продаж в целом;
- поддержание высокой оборачиваемости товаров;
- организация доставки товаров со склада клиенту;
- взаимодействие с поставщиками, пока они отправляют и доставляют товар;
- разработка и проведение мероприятий, которые снизят долю расходов на заказ, хранение и транспортировку товаров;
- взаимодействие с другими отделами фирмы.
Менеджер по закупкам: обязанности и нюансы профессии
Любая торговая организация нуждается в профессиональном менеджере по закупкам. Только человек с высокой квалификацией и достаточным профессиональным опытом в полной мере представляет себе, как найти самого лучшего поставщика, провести с ним переговоры и выстроить долговременные отношения, построить самую выгодную стратегию закупок.
В зависимости от компании обязанности менеджера по закупкам могут сильно разниться. К примеру, существуют такие виды бизнеса, где объемы продаж по каждому из наименований можно с достаточной степенью точности просчитать заранее. В этой ситуации менеджер должен всего лишь с максимальной тщательностью следовать изначальному плану закупок.
Иногда требуется эксклюзивный товар: одежда, обувь, мебель, парфюмерия, ювелирные изделия и так далее. В этом случае надо найти то, что будет продано в ближайшее время, и в таком количестве, в котором такой товар реально продать.
Среди менеджеров по закупкам встречаются настоящие профи, которые умеют эффективно общаться с людьми и получать то, чего хотят. Результатом их деятельности будет нахождение хорошего поставщика, который готов предоставлять самый лучший товар по минимальным ценам, с правом отсроченного платежа или даже возврата нереализованной партии.
Однако условия нынешнего рынка таковы, что нахождение низких цен порой становится трудно достижимым. Компании предпочитают работать с проверенными поставщиками на давно оговоренных условиях.
С учетом вышесказанного, основными обязанностями менеджера по закупкам становятся оптимизация процесса закупок, нахождение оптимального количества товара и забота о том, чтобы этот товар оказался в нужное время в нужном месте и нашел своего потребителя.
Логист может заниматься управлением и организацией логистического процесса на уровне как всего предприятия, так и отдельного структурного подразделения или направления. В любом случае ему приходится вести переговоры, координировать работу персонала, связанного с обеспечением логистических процессов, вести документацию. Всё это требует навыков делового общения в целом и навыков ведения переговоров в частности, знания налогового и финансового законодательства и специфики учёта и отчётности в разрезе передвижения товаров и услуг.
Участие в международных перевозках может потребовать знания языка на достаточно приемлемом уровне. Даже если логист не будет иметь дела с ВЭД, есть смысл указать языковые навыки
. Знание английского или немецкого косвенно продемонстрирует и стремление к саморазвитию, и широту интересов, и потенциал роста. Обязательно стоит указать компьютерные навыки в резюме, особенно если на предыдущих местах работы приходилось иметь дело с 1С, специализированными программами и сервисами по логистике.
Порядок ознакомления работника с должностными обязанностями
Ознакомление сотрудников с должностными обязанностями в частности и должностной инструкцией в целом должно происходить в момент заключения трудового договора. Подтверждением, что работник ознакомлен со своей должностной инструкцией, может быть:
- отметка об ознакомлении с датой и подписью работника под текстом общей должностной инструкции, с которой знакомятся все поступающие на эту должность;
- отметка об ознакомлении с датой и подписью под текстом должностной инструкции, специально подготовленной для работника, которая будет приложена к личному делу сотрудника;
- дата и подпись, свидетельствующие о том, что работник познакомился со своей должностной инструкцией, которые ставятся в специальном журнале, предназначенном для этих целей.
Таким образом, должностная инструкция специалиста по закупкам требует значимой подготовительной работы прежде всего в отношении определения требований к кандидату на должность и должностных обязанностей сотрудника, а также, если это необходимо, разграничения должностных обязанностей специалиста по закупкам с должностными обязанностями менеджера по снабжению.
Мотивация отдела закупок
Эффективная деятельность отдела закупок напрямую зависит от мотивации работников. Чтобы определить ее уровень, важно провести оценку менеджеров по нескольким критериям:
| Критерий | Что показывает критерий | Предмет мотивации |
| Торговая наценка на приобретаемые предметы | Зависимость между работником отдела и себестоимостью товаров. Как правило, чем выше наценка, тем ниже мотивация. | Снижение уровня закупочной цены, оптимизация закупок и распределения затрат. |
| Оборачиваемость активов | Насколько эффективно менеджер распределяет ресурсы | Повышение оборачиваемости активов, путем увеличения объема закупок быстро используемых предметов и сокращения числа поставок продукции, которая долго лежит на складе. |
| План закупок | Правильность распределения ресурсов компании | Оптимизация системы планирования. |
| Нормативы МПЗ | Хватает ли компании для осуществления деятельности предметов закупок, и не наблюдается ли их излишек | Повышение грамотности работников в отношении планирования затрат |
Надо отметить, что каждый работник должен иметь собственную заинтересованность в выполнении поставленных перед ним целей. Для этого важно мотивировать менеджеров путем установления поощрений, в том числе денежных.
Плюсы и минусы профессии
Менеджер по закупкам – специалист среднего класса, имеющий приличный уровень заработка. К другим достоинствам профессии относят:
- командировки за счет компании не только в пределах страны, но и за рубеж;
- разноплановость специальности;
- широкие полномочия специалиста;
- знакомство с людьми высокого социального статуса;
- перспективы повышения вплоть до гендиректора фирмы.
Недостатки специальности:
- ненормированный рабочий день;
- работа в режиме многозадачности;
- высокая ответственность;
- работа с большим количеством информации;
- стрессовые ситуации из-за проблем с доставкой, качеством товара, несоблюдением условий договора.