Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Книга учёта доходов и расходов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бухгалтерия для ИП на УСН значительно проще, т.к. необходимо сдать всего одну налоговую декларацию в год. Срок отчётности ИП на УСН в 2023 году без работников — 25 апреля, а налог, за вычетом авансов, надо уплатить не позже 28 апреля за предыдущий год.
Общие требования к заполнению
- все операции, связанные с доходами и расходами, заносят в нужные разделы книги на основе первичных документов, соблюдая хронологический порядок;
- учет доходов и расходов ведут в рублях. Денежные средства по валютным операциям пересчитывают по курсу ЦБ РФ на момент поступления или списания денежных средств в расчетного счета;
- регистрация операций по поступлению денежных средств и расходам ведут непрерывно и в полном объеме;
- с наступлением очередного отчетного периода заводят новую книгу. После окончания отчетного периода КУДиР для общей системы налогообложения хранится у ИП в течение четырех лет;
- если книга ведется от руки, исправление ошибки делают зачеркиванием ее одной линией. Рядом указывают подпись индивидуального предпринимателя и дату.
КУДиР ИП на ОСНО — образец заполнения
Давайте рассмотрим пример заполнения КУДиР на ОСНО за 2020 год.
Смирнов Иван Александрович зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя 23 октября 2020 года, применяет ОСНО и является плательщиком НДС. Вид предпринимательской деятельности – оптовая торговля.
За отчетный период были произведены следующие хозяйственные операции:
| Дата | Хозяйственная операция | Сумма, руб. |
|---|---|---|
| 05.11.20 | Оплата аренды офиса за ноябрь 2020 года | 35 000 (без НДС) |
| 07.11.20 | Приобретение щебня в объеме 3000 м3 | 2 400 000, в том числе НДС (18%) – 366 000 |
| 15.11.20 | Реализация щебня в объеме 1000 м3 | 1 250 000, том числе НДС (18%) – 191 000 |
| 15.11.20 | Оплата доставки щебня покупателю | 75 000, в том числе НДС – 11440,68 |
| 22.11.20 | Приобретение самосвального полуприцепа и ввод его в эксплуатацию. Срок полезного использования – 84 месяца |
185 00, в том числе НДС – 28 220 |
| 30.11.20 | Оплата комиссии банка за ведение расчетного счета |
500 |
| 03.12.20 | Прием на работу бухгалтера А.Е.Соловьевой на неполный рабочий день |
20 000 |
| 03.12.20 | Оплата аренды офиса за декабрь 2020 года | 35 000 (без НДС) |
| 29.12.20 | Выплата заработной платы А.Е.Соловьевой за декабрь 2020 года |
17 400 20000 – (20 000 × 13%); |
| 29.12.20 | Перечисление НДФЛ с заработной платы А.Е.Соловьевой |
2 600 |
| 29.12.20 | Перечисление взносов ПФР (22%) за работника |
4 400 |
| 29.12.20 | Перечисление взносов ФФОМС (5,1%) за работника |
1 020 |
| 29.12.20 | Перечисление взносов ФСС (2,9%) за работника |
580 |
| 29.12.20 | Перечисление взносов ФСС от несчастных случаев и профзаболеваний (0,2%) за работника |
40 |
| 29.12.20 | Перечисление страхового фиксированного взноса ИП в ПФР |
5091 (26545 / 356 × 70 дн.) |
| 29.12.20 | Перечисление страхового фиксированного взноса ИП в ФФОМС |
1120 (5840 / 356 × 70 дн.) |
| 29.12.20 | Оплата аренды офиса за январь 2019 года | 35 000 (без НДС) |
| 29.12.20 | Оплата комиссии банка за ведение расчетного счета |
500 |
| 31.12.20 | Начисление амортизации по основному средству (полуприцеп) |
1680 (156780 : 84 мес.) |
Заполнение КУДиР на УСН «доходы минус расходы»
При УСН «доходы минус расходы» в книге указываются две величины — сумма доходов в отчетном или налоговом периоде и сумма расходов, которая понесена также в этом периоде. Из первой величины отнимают вторую, результат умножают на ставку 15% при доходах до 150 млн. руб. и численности сотрудников до 100 чел. или на 20% — при доходах более 150 млн. руб. или численности больше 100 чел. Доходы учитываются кассовым методом — на дату поступления средств в кассу или на расчетный счет, а расходы — в дату погашения обязательства перед контрагентом.
При УСН «доходы минус расходы» надо заполнить I, II и III разделы КУДиР.
В разделе I указываются сведения о выручке — фиксировать надо только те доходы, которые включаются в налогооблагаемую базу по УСН, а также расходы, которые уменьшают базу.
Налоговая отчетность при разных налоговых режимах
Вместо ведения бухгалтерского учета ИП формируют Книгу учета доходов и расходов. КУДиР. Предприниматель может разработать свой бланк КУДиР, а может воспользоваться рекомендованным Минфином. Самостоятельно разработанную форму нужно согласовать с налоговой. Для этого надо направить письмо в произвольной форме и прикрепить к нему разработанную форму.
Важно: каждая хозяйственная операция ИП, учтенная в КУДиР, должна иметь первичный документ и быть отражена строго на его основании.
КУДиР можно вести на бумаге или в электронной форме.
В чем отличие электронной и бумажной КУДиР:
- электронный формат: книга ведется в электронном виде, а после окончания налогового периода книгу необходимо распечатывать. На последней странице пронумерованной и прошнурованной бумажной версии электронной книги указывают число страниц, заверяют подписью должностного лица и печатью, если ее используют. Электронную версию подписывают и скрепляют печатью после окончания налогового периода;
- бумажный формат: на последней странице пронумерованной и прошнурованной бумажной книги указывают число страниц, заверяют подписью должностного лица и печатью, если ее используют. Бумажную версию подписывают и скрепляют печатью до начала ее ведения.
Такие правила действуют для систем налогообложения ОСНО, ЕСХН и УСН. На патенте ПСН ведут Книгу учета доходов (не КУДиР, а КУД!), а на АУСН предприниматели освобождены от ведения документов учета (без работников).
- ОСНО. Предприниматели на общей системе налогообложения ведут налоговый учет в КУДиР, сдают раз в квартал декларацию по НДС и один раз в год декларацию за себя 3-НДФЛ. Так выглядит отчетность без работников. Отчетность ИП на ОСНО с работниками намного сложнее, в налоговую необходимо дополнительно сдать за работников 6-НДФЛ, отчетность по страховым взносам, также до 2023 года была отчетность в ФСС и ПФР. С 2023 года страховые фонды объединяются, состав отчетности изменится.
- УСН. Упрощенная система отличается достаточно простым учетом и отчетностью. Если у предпринимателя нет работников, то свои доходы и расходы он отражает в КУДиР и раз в год сдает декларацию по УСН. С работниками отчетность ИП на УСН такая же, как у ИП на ОСНО и у любой организации с наемными работниками.
- ПСН. Главное преимущество патентной системы налогообложения — отсутствие отчетности при необходимости ведения Книги учета доходов. Но это в случае отсутствия работников у ИП на патенте. При наличии работников отчетность по работникам та же, что и у всех остальных субъектов хоздеятельности с работниками. ИП, совмещающие ПСН с ОСНО, подают годовую форму 3-НДФЛ.
- ЕСХН. ИП на ЕСХН ведут специальную Книгу учёта доходов и расходов (КУДиР), организации на ЕСХН ведут только регистры бухгалтерского учёта. ИП плательщики ЕСХН один раз в год сдают налоговую декларацию. Налог уплачивается два раза в год – аванс по итогу полугодия, оставшаяся сумма – по итогу года. Если плательщик ЕСХН не освобожден от уплаты НДС, он должен платить налог на добавленную стоимость и сдавать декларации по НДС.
Какие ИП на ЕСХН обязаны платить НДС:
- более 60 млн руб. без учета налога составляет у ИП доход от сельхоздеятельности,
- ИП продает подакцизные товары,
- ИП платит ввозной НДС.
Ведение учета: правила и ответственность
Внесение данных и ведение реестра должно отвечать таким правилам:
- Сведения заносятся последовательно, в течение года, нарастающим итогом.
- На каждый год потребуется заводить новый экземпляр Книги.
- В документе отражаются только фактическое получение и расход денежных средств. Если, например, ИП отгрузил продукцию покупателю, но деньги на счет еще не поступили, то такая операция пока не вносится в реестр.
- Нужно вносить суммы без округления — в рублях с копейками.
- Если предприятие зарегистрировано, но временно не ведет деятельность, то Книгу все равно требуется завести и по окончании периода внести туда нулевой показатель.
- Вести документ следует на русском языке. Если «первичка» составлена на иностранном языке, то ее понадобится перевести.
- Если в КУДиР допущена ошибка, то исправлять ее следует так: зачеркнуть надпись, рядом написать правильную, поставить дату внесения исправления, подпись и указать фамилию того, кто исправил запись. Зарисовывать корректором любые данные запрещено.
При отсутствии Книги или выявлении существенных нарушений в ней, которые в дальнейшем привели к неправомерному снижению размера налогов, на нарушителя могут наложить штраф в размере от 40 тысяч рублей. Максимальное наказание — 20% от суммы недополученного налога.
Если выявленные нарушения не привели к снижению налогооблагаемой базы, то на предприятие накладывается штраф до 30 тысяч рублей. Если Книга не предоставлена проверяющему в положенный срок, то штраф составит 200 рублей, для ООО дополнительно накладывается штраф на руководителя — максимум 500 рублей.
Основные требования при общем режиме налогообложения
Уплата НДФЛ (на основании всех осуществленных расходов и доходов), отражается в КУДиР для ИП. Ведение всех операций проводится в течение налогового периода, методом кассового учета, при этом необходимо вносить все сведения о прошедшей оплате строго в хронологическом порядке, независимо от того, оплата произведена авансом или является окончательным платежом. Однако расходные операции по авансовым платежам не учитываются. Расходные операции вносится в книгу при наличии двух условий:
- Поставляемая услуга (товар) оплачена;
- Поставляемая услуга(товар) получена.
Виды документов, подтверждающих расходные операции:
- накладные;
- кассовые чеки;
- платежные поручения;
- квитанции;
- акты.
Ответственность за нарушения при ведении КУДиР
Ведение книги доходов и расходов ИП является обязательным. Ее отсутствие является грубым нарушением учета коммерческой деятельности. Статья 120 предусматривает наказание в форме штрафа, размер которого определяет серьезность нарушения. Минимальная сумма составляет 10 тыс. рублей.
Согласно статье 23 НК книга должна храниться 4 года после завершения налогового периода.
Предприниматель должен ответственно подойти к учету хозяйственной деятельности. КУДиР является связующим звеном документации ИП. С ее помощью легко структурировать работу, упорядочить документы и исключить проблемы с ФНС. Большинство заводят книгу для проверок налоговых органов, но она станет важным помощником в бухгалтерии.
Заполнение книги доходов ИП на ОСНО
Данный документ, имеющий название КУДиР, обладает массой особенностей и нюансов при заполнении, которые необходимо точно соблюдать, иначе предприниматель может получить наказание в виде штрафа от контролирующих организаций.
Индивидуальным предпринимателям, которые работают на Общей системе налогообложения, разрешается вести отчетную книгу не только в традиционном бумажном, но и в электронном виде.
Если ИП выбирает последний вариант, у него в обязательном порядке должна присутствовать официальная электронная подпись. Это важно, так как документ заверяется именно таким образом.
Образец заполнения книги учета доходов и расходов можно найти ниже.
В КУДиР имеется 6 разделов, которые требуют правильного заполнения.
Порядок учета по книге был утвержден на законодательном уровне еще в 2002 году. В графу расходов необходимо отнести все траты, которые были связаны с получением прибыли от коммерческой деятельности в конкретном налоговом периоде.
В таблице обязательно должна содержаться информация о датах выплат, различных удержаниях и НДФЛ. 6 раздел является итоговым, так как здесь подсчитываются данные по всем предыдущим таблицам.
Как вести бухгалтерию ИП самостоятельно
Приняв решение об учете, индивидуальный предприниматель должен определить, как он это будет делать: сам или с помощи специалиста? Если вы обладаете достаточными знаниями и временем для самостоятельного ведения документооборота, изучите инструкцию:
- Составьте предварительный план расходов и ожидаемых доходов от вашей деятельности — эта информация понадобится для расчета налоговой нагрузки.
- Определите режим: ОСНО или УСН, ЕНВД, ЕСХН (единый сельскохозяйственный налог), ПНС (патентная система налогообложения). От этого зависят размеры сумм, подлежащих к отчислению в бюджет.
- Изучите формы отчетности, порядок заполнения и информацию, которую она раскрывает. Необходимые данные можно найти на сайте ФНС.
- Если деятельность предполагает наем работников, учтите, что кадровая отчетность не зависит от режима налогообложения и количества сотрудников. Работодатели сдают 7 отчетов в ПФР, ФСС и ИФНС. Помимо этого, ИП обязан правильно вести и хранить кадровую документацию.
- Уделите особое внимание изучению налогового календаря во избежание несвоевременной сдачи отчетов и несоблюдения сроков уплаты в бюджет. Поскольку это приведет к наложению штрафных санкций, пеней и даже выездной проверке.
- Ведите учет всех документов и сохраняйте их положенное законом время: договоры, выписки из банка, документы, раскрывающие информацию о расходах, кадровые, первичные, БСО и кассовую отчетность.
Чтобы облегчить рутинную работу, можно автоматизировать процесс с помощью программы «1С: Бухгалтерия».
Итак, несколько основных моментов
- КУДИР ведется в обязательном порядке, если вы не вели в течение года деятельность – у вас должна быть нулевая КУДИР;
- в КУДИР заносятся все операции, обязательно в хронологическом порядке;
- операции заносятся в КУДИР на основании первички;
- информация отражается попозиционно: одна операция – одна строка;
- все записи оформляются на русском языке;
- ошибки в КУДИР можно исправлять, но такое исправление должно быть аргументировано и заверено подписью ИП (ген. директора юрлица) с проставление даты внесения исправления и печатью (если используется);
- записи ведутся в полных рублях;
- КУДИР можно распечатать и заполнять на бумаге, а можно вести файл Excel на компьютере, во втором случае по окончании периода ее надо будет распечатывать. Книгу учета надо прошить: прошнуровать и пронумеровать, скрепить подписью и печатью.
Форма КУДИР унифицирована, бланк утвержден Приказом Минфина РФ № 135н от 22. 2012 г. В нем можно найти саму форму и указания для ее заполнения.
ВАЖНО!!! С 01 января 2018 года все предприниматели, применяющие УСН должны вести КУДИР на новом бланке, утвержденном вышеуказанным приказом с учетом изменений от 01. 2016г. №227н. На 2021 год изменений в нем не произошло.
Что же нового внесено в КУДИР?
- Добавлен V раздел, который необходим для отражения торгового сбора, имеющий актуальность, на данный момент, для московских предпринимателей.
- В инструкцию по заполнению КУДИР внесен новый VI раздел, разъясняющий как правильно отразить торговый сбор (приложение №2 к приказу №135н).
Еще раз подчеркнем, что эти изменения касаются заполнения КУДИР с 01. 2018 г. 2017 год и предыдущие года у вас должны быть заполнены по старым Правилам и старой форме КУДИР.
На сегодняшний день можно воспользоваться одним из трёх способов ведения Книги учёта доходов и расходов.
Второй способ. Купить типографскую форму Книги учёта доходов и расходов. При заполнении также нужно постоянно следить за тем, не допущены ли ошибки. Опять-таки, нелишним будет подстраховаться и отыскать на просторах интернета авторитетный сайт с примерами заполнения КУДИР.
Третий способ. Использовать интернет-бухгалтерию «Моё дело» для простого и корректного заполнения Книги учёта доходов и расходов. Всё, что от вас требуется, – заносить в программу все данные о хозяйственной деятельности в течение года. В любой момент можете распечатать Книгу учёта доходов и расходов.
Сервис «Моё дело» обеспечивает быстрое и корректное формирование КУДиР.
Система «Моё дело» — это ваш профессиональный инструмент в ежедневной работе, а также в период налоговых платежей и сдачи отчётности!
Две книги, которые будут пустыми долго или всегда
В книге учета проверок необходимо подписать обложку, а также заполнить первую и последнюю страницы. Ничего узнавать для этого не нужно, там просто ваши анкетные данные, которые есть в свидетельстве о регистрации. Также эту книгу необходимо прошить ниткой и приклеить концы нитки на последней странице – в налоговой есть образец, который демонстрирует исполнение этой крафтовой процедуры. Далее никаким специальным образом вести эту книгу не нужно: будете вносить в нее сведения только в том случае, если к вам действительно придет проверка. Тогда и объяснят, что про нее нужно будет записать в книгу.
Книгу замечаний и предложений прошивать не нужно, а заполняется она только на титульном листе (аналогичные данные из свидетельства о регистрации, что и в книге учета проверок). Если вы работаете с конкретным перечнем контрагентов, с которыми заранее заключаете договоры, а не сталкиваетесь с неограниченным кругом физлиц, то книга замечаний и предложений вам скорее всего и не понадобится. Вряд ли ваш деловой партнер захочет высказывать вам замечания и предложения в такой архаичной форме.
Наконец, что по-настоящему важно – так это книга учета доходов и расходов. Актуальную форму книги вы можете найти на сайте МНС (периодически эти формы меняются). Там же есть длинная и путаная инструкция, которая по идее призвана вам все объяснить. Здесь мы постараемся сделать это проще.
Изменения в КУДИР с 2021 года
Изменится ли правило ведения КУДиР в 2021 году? Этот вопрос задают ИП на УСН, которые ожидают отмены декларации и книги учета доходов и расходов с конца 2019 года.
Напомним, что с момента перевода спецрежимников на онлайн-кассы в правительстве муссировалась идея автоматического ведения отчетности для ИП на УСН “Доходы” по онлайн-чекам. Такой законопроект даже рассматривался в начале 2020 года, однако из-за пандемии итоговый вердикт было решено перенести на неопределенный срок.
То есть в 2021 году эту книгу придется вести всем: и “патентникам”, и “упрощенцам”, и предпринимателям на основной системе налогообложения (для расчета НДФЛ).
Распространенные ошибки ИП на ОСНО при заполнении КУДиР
Ошибка 1. Корректировать данные в КУДиР следует правильно, с применением норм установленного Порядка.
Следует знать, что все исправления в книге учета делаются только вручную. Поэтому если нужно исправить ошибку либо внести изменения в КУДиР, все необходимые записи следует делать от руки. Как установлено, рядом надо указать дату правки и заверить все подписью ИП. Использовать корректирующие средства, закрашивать, «маскировать» ошибки, записи, буквы, слова запрещается.
Ошибка 2. Вносить правки в первичную учетную документацию можно, но только путем согласования данных исправлений непосредственно с составителем документа. Причем внесенная правка признается действительной, если она заверена подписью этого составителя с указанием даты ее занесения.
Исключением являются банковские и кассовые документы – в них делать правки не разрешается.