Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как заполнить трудовую книжку при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Что нужно знать для заполнения вкладыша трудовой книжки?
Перед оформлением вкладыша следует иметь в виду, что его обложка не должна иметь повреждений. Кроме того, также как и при оформлении трудовой книжки, нужно следить за тем, что все сведения вносились правильно, так как зачеркивания недопустимы, а исправления — нежелательны.
Сотрудникам кадровых служб следует знать, что вкладыш не имеет юридической силы без самой книжки. Поэтому, если новый сотрудник предоставил вкладыш без трудовой книжки, заполнять его нельзя.
Корректировки в титульном листе
В бумажной ТК поступившего сотрудника первую запись вносят в раздел “Сведения о работе”. Уже в процессе трудовой деятельности могут заполняться и “Сведения о поощрениях”.
Титульный лист ТК подлежит корректировке в трёх случаях:
- произошла смена фамилии (например, после замужества);
- получен диплом о дополнительном образовании;
- поменялась профессия или специальность.
Порядок внесения новых данных при этом будет разным:
- старая фамилия перечёркивается одной чертой, а сверху (или справа) аккуратно пишется новая;
- новое образование, профессия или специальность вписываются рядом с текущей записью, без зачёркиваний и помарок.
Внешнее совместительство
Работник сам решает, нужна ли ему запись в ТК о совместительстве. Если нужна, то основной работодатель вписывает соответствующие данные с указанием наименования ООО или ИП, даты, должности (профессии).
Чтобы это сделать, нужна копия приказа или справка о приёме на работу по совместительству, с заверенной подписью и печатью.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке:
- столбец 3 — “Принят на работу по совместительству в … на должность …”;
- столбец 4 — “Копия приказа (справки) от … №…”.
При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.
Персональные данные работника заполняются на основании паспорта, информация об образовании — по диплому. Сокращения не допускаются. Пишут дату заполнения дубликата, ставятся подписи работника и кадровика. Оттиск печати — при наличии.
Сверху раздела “Сведения о работе” нужно указать общий стаж работы до поступления на последнее место трудоустройства. Например, “Общий трудовой стаж — 15 лет, 2 месяца и 16 дней”. Номер записи и дату не ставить.
И уже после этого проставляются записи о местах работы — последовательно, от старых к новым, по номерам.
Выдача трудовой книжки работнику
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
- графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.
Запись по виновным основаниям
Если сотрудник неоднократно нарушал дисциплину труда, злостно уклоняется от исполнения своих обязанностей, то работодатель вправе уволить его «по статье». Так, веской причиной для прекращения сотрудничества может являться пп.«а» п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ (прогул). Работодатель обязан учитывать степень вины сотрудника, его отношение к труду и деловые качества. Ни в коем случае нельзя дискриминировать личность по каким-бы то ни было характеристикам, будь то пол, возраст, раса или иные основания, которые не имеют отношения к ее профессионализму. В противном случае у работодателя возникнут проблемы в ходе первой же выездной проверки из ГИТ или при обращении ущемленного в правах сотрудника в суд. Перед тем как прибегать к решительным мерам в отношении того или иного работника, лучше постараться договориться об увольнении мирным путем, например, предложить уйти по собственному желанию.
Как уже было упомянуто выше, каждый сотрудник в день, когда в последний раз появляется на предприятии, получает полный расчет. Что это означает? Это означает, что ему полагается получить всю документацию и причитающиеся деньги.
Ко второму относятся:
- заработная плата, которая начислена на эту дату, включая все надбавки, премии, дополнительные выплаты, предусмотренные по системе оплаты труда на данном предприятии;
- компенсация за неиспользованные дни календарного отпуска;
- пособие – дополнительная сумма, которая выплачивается в некоторых, особо оговоренных случаях, либо если такой пункт присутствует во внутренних бумагах организации.
К документам относятся:
- трудовая книжка (в которую произведена правильная запись в трудовой книжке об увольнении);
- справка о средней заработной плате за последний календарный год.
При этом все знают, что в документах должны быть не только сведения об увольнении, но и о его причине, знают, что формулировки должна быть заверены подписью, но не все знают, как сделать это правильно.
Регламентирующие документы
Чтобы верно оформить запись в трудовую книжку по увольнении, необходимо знать, к каким инструкциям и памяткам обратиться, чтобы не сделать ошибок. Итак, к регламентирующим документам относятся:
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации №69 от 10.10.2003 года;
- «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные Постановлением правительства Российской Федерации №225 от 16.04.2003 года;
- статьи Трудового кодекса Российской Федерации, в части, касающейся причины расторжения договора с предприятием.
Внесение изменений после увольнения
Чтобы изменить существующую запись, необходимо издать соответствующий приказ и внести новой строкой отдельную запись. Нельзя вносить исправления путем зачеркивания неверных данных, их корректировки специальными средствами.
Независимо от причины изменений в книжке под последней записью проставляется следующий по порядку номер. Вносится день заполнения, после чего заполняется третья графа формулировкой о том, что определенная запись признается не действительной. При этом нужно указать номер некорректной записи. Далее прописываются верные сведения.
- Если причина внесения изменений – восстановление работника, то фраза о недействительности ранее выполненной записи дополняется формулировкой «восстановлен на прежней работе».
- Если причина изменений – неверно указанное основание для увольнения, то также говорится о том, что ранее выполненная запись не действительна, после чего вносится формулировка верной записи.
Рассмотрим основные формулировки, которые используются при расторжении трудового соглашения:
1. Основания, предусмотренные статьей 77 ТК:
- Расторжение договора ввиду окончания периода действия трудового договора.
- Увольнение по своему желанию (инициативе работника).
- Расторжение договора из-за перевода в ООО по инициативе сотрудника (с согласия сотрудника).
- Расторжение договора из-за отказа продолжать работу ввиду смены собственника (подведомственности организации, с реорганизацией предприятия).
- Увольнение ввиду отказа продолжать работать из-за перемен в условиях трудового соглашения.
- Расторжение соглашения из-за отказа переводиться на иную работу, необходимого по медицинским показаниям.
- Увольнение из-за отказа переводиться в другую местность.
- Расторжение договора из-за несоблюдения установленных правил трудового соглашения.
2. Основания, предусмотренные статьей 81 ТК:
- Расторжение соглашения в связи с окончанием деятельности ИП.
- Увольнение ввиду сокращения штата (численности работников) организации.
- Увольнение из-за несоответствия занимаемой должности и недостаточной квалификации, подтвержденной итогами аттестации.
- Расторжение договора из-за смены собственника организации (относится к руководящим должностям).
- Расторжение договора из-за многократного неисполнения трудовых обязательств без уважительных причин.
- Увольнение за грубое нарушение трудовых обязательств. Данный пункт предполагает несколько разновидностей грубых нарушений, влекущих за собой увольнение по инициативе руководителя.
- Увольнение из-за совершения виновных действий, приведших к потере доверия со стороны работодателя.
- Расторжение договора из-за совершения аморального поступка.
- Расторжение договора за принятое необоснованное решение, приведшее к потере имущества.
- Увольнение за грубое нарушение трудовых обязательств (относится к руководящим должностям).
- Увольнение из-за представления работодателю подложных документов.
Общие правила заполнения
-
Запись в трудовую «по собственному желанию» можно вносить с помощью перьевой, шариковой или гелевой ручки.
-
Исправлений, помарок и зачеркиваний в документе быть не должно.
-
Сокращения не допускаются.
-
Допустимый цвет чернил – синий, черный, фиолетовый.
-
Обязательно надо проставлять порядковый номер записи (без повторений и пропусков).
-
Дату следует указывать в формате «число/месяц/год».
-
Формулировка увольнения должна быть указана четко и соответствовать законодательным нормам.
-
Обязательно надо поставить ссылку на номер статьи ТК РФ.
Правильное оформление книги трудового типа
Сразу же нужно сказать о том, что при первом приеме на работу будет выдан данный документ, и он будет в своем составе содержать все личные данные работника, а также в дальнейшем документ будет основой регистрации всех данных и сведений, которые касаются трудоустройства. То есть, приема на работу, а также все данные о расторжении договоров и принятии сотрудника на иную должность.
После оформления договора работодатель оформляет данный документ, и по данному факту, обязательно выдается приказ. В течение пяти дней на основании приказа в бланк должны быть внесены все соответствующие данные.
Если у человека отсутствует трудовая книжка, то данный факт никак не может стать основой отказа в его приеме на работу. Чтобы получить данный документ, работник должен составить заявление, исключительно на имя руководителя, с указанием просьбы оформить данный бланк. Такие указания содержатся в трудовом законодательстве, в статье 65.
Данные о бланке трудового значения должны быть отражены в специализированной книге. В нее вносятся все данные о тех бланках, которые были переданы в отдел кадров при проведении процедуры трудоустройства.
Очень важно, чтобы грамотно и правильно был оформлен основной лист бланка (титульный лист):
- Вводятся персональные данные сотрудника, при этом, рекомендовано использовать паспорт, чтобы все данные в документ были внесены правильно, иначе, бланк будет считаться испорченным, если какие-то данные будут указаны неправильно;
- Обязательно указываются данные о дате рождения, а также в документе отражаются все данные, которые касаются образования;
- Также указываются данные о специальности и профессии, исключительно на основании предоставленного диплома;
- В случае, если работнику нет еще 18 лет, то все данные о его образовании остаются свободными до момента, пока лицом будет получен соответствующий диплом. Впоследствии, вносятся новые сведения в данную графу;
- На данном листе работник ставит свою роспись, что фактически позволяет определить правильность внесенных данных.
Вполне очевидно, что человек систематически может менять место работы, стараясь подобрать что-то более интересное по оплате труда, а также по перспективам профессионального развития. Соответственно, руководитель или же предприниматель должен изучить не только все особенности составления записей о приеме на работу, но также и определить нюансы составления записи об увольнении.
Существует указание на то, что есть лицо, уполномоченное именно на составление специализированных записей в бланках книжки. Такие действия сотрудник может исполнять на основании специальной инструкции должностного типа, или же на основании ранее оформленного приказа.
Схема составления записи об увольнении, причем с учетом собственного желания сотрудника, будет такой:
- Изначально указывается номер хронологического типа, (например 1,2,3);
- Далее следует указание даты, когда формируется запись, причем сразу же следует сказать о том, что запись формируется в последний день, когда проводятся все действия по расчету сотрудника;
- Указывается, что проведен процесс увольнения, и обязательно формируется определение норм закона, на основании которого процесс является законным и возможным (уволен по собственному желанию, в соответствии с такой-то статьей ТК РФ);
- В четвертой графе указываются основания проведения процесса, то есть, формируется указание всех данных ранее составленного приказа.
Отзыв заявления на увольнение
Во время положенного срока отработки, гражданин может изменить свое решение об уходе. При этом не имеет значения виза руководителя, разрешающая уволиться
Согласно ст.80 ТК РФ, только добровольное желание покинуть рабочее место принимается во внимание. На практике, случаются ситуации, когда на место уходящего работника уже взят другой сотрудник
Это делается для того, чтобы была возможность освоить служебные обязанности увольняющегося. Если человек уже оформлен на рабочее место, то передумать и остаться не получится.
Когда срок увольнения подошел, но сотрудник продолжил выполнять свои обязанности, то считается, что заявление отозвано. Достаточно переработать один день, чтобы потребовалось вновь писать заявление и работать 14 дней. Срок может быть уменьшен по обоюдному согласию сторон, такая ситуация не противоречит законодательству.
Основные ошибки при заполнении
Все ошибки, которые допускают кадровики при внесении записи можно разделить на общего плана и связанные с составлением записи:
- Внесение записи зеленой, красной либо другой цветной пастой. Для выполнения записи в трудовой можно использовать гелевую либо шариковую ручку черного, синели либо фиолетового цвета;
- Нельзя производить сокращения любого характера — ТК вместо «Трудовой кодекс», пр. вместо «приказ» и т. д.
- Использование неверной формулировки причины увольнения. Запись должна вноситься точно так же, как причина указана в ТК либо другом федеральном законе. В то же время, Правила ведения книжек понятия «Увольнение» и «Прекращение трудового договора» используют как тождественные;
- Кадровик не заверяет запись об увольнении. После составления записи ответственный работник должен внести свою подпись и расшифровать ее. Печать ставится при ее наличии;
- Работник не ставит ознакомительную подпись. После того, как уволенный прочитал внесенную запись, ему необходимо подтвердить это подписью. Роструд рекомендует, чтобы уволенный ставил свою отметку под подписью кадровика.
Что делать, если была указана неправильная информация?
Каждый элемент записи несёт существенную важность. То же касается второй графы, которая требует добросовестного заполнения.
ВАЖНО: Эти сведения оказываются, особенно важны при учёте трудового стажа владельца трудовой книжки, поэтому Пенсионный фонд РФ требует, чтобы дата указывалась соответственно установленным нормам законодательства.
Законодательством предусмотрена возможность допущения ошибок кадровыми работниками, а так же дан алгоритм их исправления. Он указан в Инструкциях (№ 69 от 10.10.03) и Правилах (№ 225 от 16.04.03), которые относятся к законодательным актам РФ.
Согласно их нормативам, ошибочную запись нельзя затирать, замазывать или переправлять числовой символ. Так как эти сведения обладают существенной важностью для ПФ РФ, то здесь нецелесообразно вносить исправление простым зачёркиванием.