Должностная инструкция по специальности «Директор гостиницы»

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция по специальности «Директор гостиницы»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Программа учебного курса «Управляющий гостиничным комплексом»

2. Требования к управляющему (директору, заведующему) отелем

3. II. Должностные обязанности

4. Как стать администратор гостиницы?

5. Зачем нужны образовательные услуги в гостиничном бизнесе

6. Кирилл Александрович Иртюга. О жизни гостиницы и работе управляющего отелем

7. «Мини» — это сколько? И для кого?

Управляющий отелем, директор гостиницы, топ-менеджер отеля, отельер — синонимы одной профессии. Хороший топ-менеджер гостиничного бизнеса – штучный товар, от которого зависит качество менеджмента в отеле на всех уровнях, а, следовательно, имидж и репутация отеля. Управляющий отелем обладает некоторой свободой при принятии решений, но в рамках стандартов, определенных владельцем гостиницы. Он заключает специальный договор с владельцем отеля, в котором указаны степень его ответственности, должностные обязанности, уровень зарплаты и бонусов. Крупные цепочки известных и престижных отелей предпочитают видеть на этом высоком посту тех, кто досконально знает специфику работы служб данного отеля. То есть, стать управляющим отеля имеет реальную возможность администратор отеля или даже портье. В истории гостиничного бизнеса известны сотни подобных примеров.

Программа учебного курса «Управляющий гостиничным комплексом»

Дисциплины, указанные в дипломе:

Дисциплина	Количество часов
Введение в специальность	35
Гостиничный (отельный) менеджмент	60
Стратегический менеджмент	40
Управление человеческими ресурсами	40
Организация первичного учета	30
Основы маркетинга	35
PR технологии в бизнесе	35
Основы рекламы	35
Психология управления и организационное поведение	40
Конфликтология	30
Менеджмент продаж	45
Общая психология	40
Психология личности и общения	55
Порядок организации и ведения переговоров	45
Кадровая политика и аудит организации	35
Управление брендом работодателя (HR бренд)	25
Итоговый междисциплинарный экзамен	5
Итоговая аттестация	10
Итого:	640 часов

Управляющий отелем должен быть отличным маркетологом и инноватором, дипломатом и психологом, финансистом и кадровиком. На эту должность может претендовать человек, имеющий не только профильный диплом, но и определенный жизненный опыт, а также:

незаурядные организаторские способности;
уверенность;
умение убеждать;
настойчивость;
качества прирожденного лидера;
внимательность к мелочам;
дотошность, умение довести каждое дело до конца;
талант общения с людьми;
способность эффективно делегировать свои полномочия;
умение создать команду из лучших специалистов своего дела;
умение анализировать большой объем информации, принимать решение и брать на себя ответственность;
хорошую память;
высокую концентрацию внимания;
терпение;
коммуникабельность;
умение оперативно ориентироваться в сложной обстановке;
умение эффективно взаимодействовать на любом организационном уровне;
умение слушать и слышать;
умение управлять конфликтами, осуществлять контроль над кризисными ситуациями в коллективе, нейтрализовать и улаживать возникшие конфликты;
способность мыслить масштабами всего отеля.

Требования к управляющему (директору, заведующему) отелем

Характеристика работ.
Управляющий (директор, заведующий) отелем осуществляет руководство производственно-хозяйственной деятельностью гостиницы согласно действующему законодательству. Организует работу и взаимодействие структурных подразделений для приема и обслуживания граждан, прибывших для временного проживания в отеле. Контролирует своевременность и правильность расчета с гражданами за проживание, услуги и бронирование номеров (мест) по ценам и тарифам, установленным в отеле.

Организует и контролирует своевременность и качество подготовки номеров (мест), уборку административных и подсобных помещений, мест общего пользования и придомовой территории. Обеспечивает техническое оснащение гостиницы, меблировку, наличие инвентаря, материалов, форменной одежды для работников согласно классификационной категории. Организует систематическую проверку наличия, исправности оборудования всех помещений гостиницы, принимает меры по устранению выявленных неисправностей и некомплектности. Осуществляет контроль за экономным расходованием материалов и энергетических ресурсов. Организует разработку текущих и перспективных планов развития и совершенствования материально-технической базы гостиницы, контролирует их выполнение.

Обеспечивает рентабельную финансово-хозяйственную деятельность гостиницы, своевременное представление в соответствующие государственные органы учетно-отчетных документов и обязательные платежи и сборы. Организует оперативный контроль состояния охраны труда и пожарной безопасности. Обеспечивает подбор, расстановку и обучение кадров, контролирует выполнение работниками должностных обязательств.

4.1. Знакомиться с проектами решений руководителя, касающимися его деятельности и стратегического развития гостиницы. 42. Вносить на рассмотрение руководителя предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 4.3. В пределах своей компетенции сообщать руководителю о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности гостиницы (ее структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению. 4.4. Запрашивать от специалистов и исполнителей информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 4.5. Привлекать специалистов всех структурных подразделений к решению задач, возложенных на него .

5. Ответственность Управляющего :

5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, Управляющий несет ответственность в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, он несет ответственность в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 5.3. За причинение материального ущерба он несет ответственность в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Курс « Управляющий мини-гостиницей »(72 час. очно 27 час) (Очный и дистанционный формат)

Курс «Управление рестораном (предприятием общественного питания)» (3 уровня)Переподготовка и повышение квалификации. Очный и дистанционный формат)

Стать управляющим отелем можно, отучившись по одному из профильных направлений в вузе. Например, отлично подойдёт профиль подготовки «Гостиничная деятельность». Отучиться по нему вы можете в Институте экономики и культуры. Наши студенты получают знания по таким дисциплинам, как страноведение, туристские ресурсы, теория и методика экскурсионного обслуживания в туризме, внутренний туризм и др. Благодаря этому выпускники вуза имеют богатые знания, связанные непосредственно с туризмом.

В ходе обучения студентам предоставляется возможность пройти стажировку в одной из компаний-партнёров вуза. Особо активные посещают семинары и конференции. Поступить к нам можно на любую из следующих форм обучения: очную, очно-заочную или заочную. Стоимость обучение в ИЭиК – одна из самых доступных в Москве.

II. Должностные обязанности

В обязанности руководителя гостиничного комплекса входит:

1. Анализ и оценка деятельности гостиничного комплекса:

— Сбор, обработка и анализ информации о факторах внешней и внутренней среды гостиничного комплекса, необходимой для принятия стратегических и оперативных управленческих решений

— Организация системы мониторинга внешней и внутренней среды гостиничного комплекса

— Руководство подготовкой предложений по формированию и совершенствованию гостиничного продукта в соответствии с изменением конъюнктуры рынка

2. Разработка и реализация стратегии развития гостиничного комплекса:

— Определение миссии и целей развития гостиничного комплекса

— Формирование конкурентоспособной стратегии развития гостиничного комплекса

— Реализация стратегии гостиничного комплекса, а также функциональных стратегий (маркетинговой, финансовой, кадровой), обеспечивающих его устойчивое развитие

— Проведение организационной диагностики и проектирование организационной структуры гостиничного комплекса

— Стратегический контроль деятельности гостиничного комплекса

— Разработка и принятие управленческих решений по повышению конкурентоспособности и развитию гостиничного комплекса

— Оценка эффективности реализации стратегии развития гостиничного комплекса

— Выявление стратегических проблем развития гостиничного комплекса и разработка мер по их устранению

3. Управление проектами и изменениями в гостиничном комплексе:

— Выявление потребности в изменениях деятельности гостиничного комплекса

— Управление разработкой и реализацией проектов, направленных на развитие и повышение конкурентоспособности гостиничного комплекса

— Планирование и управление внедрением изменений в деятельности гостиничного комплекса

Как стать администратор гостиницы?

Приятной новостью является то, что для этой профессии не нужно получать специализированное образование. Это облегчает жизнь будущим сотрудникам, однако во всем этом есть и негативные стороны.

Поскольку диплома, подтверждающего наличие необходимых навыков, попросту не существует, то основной бумагой, влияющей на решение работодателя, является резюме администратора гостиницы. И если соискатель отправляется на собеседование с владельцем большого отеля, то главными пунктами в упомянутом документе будут: наличие опыта и рекомендации.

У многих возникнет вполне логичный вопрос: «А как получить опыт работы, если без него не берут на эту должность?» В действительности все очень просто: для начала необходимо будет заполучить менее престижную должность, например, такую как администратор мини-гостиницы. Пускай оклад здесь не слишком большой, зато будет что написать в резюме.

Также можно попытать счастья и пройти к цели сквозь низы. То есть изначально устроиться работать, скажем, официантом, а потом не спеша подниматься по карьерной лестнице. Но этот вариант занимает слишком много времени, и никто не даст гарантии, что в конечном счете должность администратора достанется именно вам.

Должностная инструкция менеджера гостиницы

Общие положения

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера гостиницы.

1.2 Менеджер гостиницы относится к категории руководителей.

1.3 Менеджер гостиницы назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора гостиницы.

1.4 Взаимоотношения по должности:

1.4.1	Прямое подчинение	Директору гостиницы
1.4.2.	Дополнительное подчинение	−
1.4.3	Отдает распоряжения	Работникам агенства
1.4.4	Работника замещает	заместитель(и)
1.4.5	Работник замещает	−

Зачем нужны образовательные услуги в гостиничном бизнесе

Число гостиничных предприятий растет с каждым днем, особенно в мегаполисах и туристических зонах. К примеру, в пределах Москвы действует более двух тысяч объектов. Как в таком потоке сделать свою гостиницу максимально привлекательной для постояльцев? Для качественной работы требуется грамотный персонал с соответствующими знаниями.

Гостиничная деятельность приносит прибыль только тогда, когда полностью соответствует всем требованиям рынка. Например, чтобы гостиница прошла классификацию, у персонала отеля должны быть соответствующие сертификаты, которые подтверждают уровень знаний.

Подготовленные сотрудники – первое условие присвоения звезд. Обучаться персонал должен регулярно: минимум – один раз в год. Благодаря занятиям, которые проходят в нашей компании, растет качество услуг в индустрии гостеприимства.

Система управления отелем Fidelio – продукт немецкого производства. Все заведения с этой разработкой автоматически вносятся в глобальные электронные списки бронирования.

В России Fidelio представляет компания Hotel and Restaurant systems (HRS). Она занимается реализацией и настройкой продуктов данной фирмы, помогает клиентам в освоении системы, оказывает техническую поддержку и проводит периодическое обновление.

Система управления гостиницей Fidelio не требует особых аппаратных характеристик компьютера и тоже очень популярна.

Особенности:

цена зависит от количества номеров и от набора модулей, который вы выберите;
в стоимость входит установка, настройка, обучение клиентов, поддержка при неполадках;
не всегда хорошо взаимодействует со струйными и лазерными принтерами.

Fidelio производит:

Начисление средств за проживание.
Бронирование и заселение.
Выставление счетов для клиентов.
Получение статистических отчетов.
Объединение данных о неоплаченных счетах постояльцев с различных точек продаж.

Эта программа содержит много модулей, один из самых важных – модуль кассира. Он ответственен за:

ведение главной кассы;
переселение постояльцев;
операции обменного пункта;
промежуточные счета;
прием оплат;
исправление брони;
начисления вручную.

Судя по отзывам, большим плюсом этой системы является возможность взаимодействия с другими внешними устройствами и системами.

Кирилл Александрович Иртюга. О жизни гостиницы и работе управляющего отелем

– Какой профиль у ? – Наша компания работает в трех направлениях. Первое направление — мы оказываем услуги гостиничного консалтинга (консультирования — прим. сайта). То есть проводим исследования для новых отелей, создаем различные концепции гостиничных комплексов, рассчитываем инвестиции. Проектируем гостиницы, создаем дизайн-проекты, сопровождаем строительство и вводим гостиницы в эксплуатацию. Второе направление — это управление гостиницами и отелями. Заключая контракты на управление, мы можем предложить собственнику гостиницы управление как независимым отелем, так и отелем в составе гостиничной сети, которую мы развиваем. Мы владеем гостиничным брендом VOYAGE Hotels&Resorts, в рамках которого выступаем в роли гостиничного оператора. Работаем с отелями формата 3–4 звезды и номерным фондом от 30 номеров не только по всей России, но и по всему миру. Третье направление — Тренинговый центр LIVE. Personal&Business. Это подготовка линейного персонала и руководителей отелей. Мы проводим различные корпоративные программы, выездные сессии, установочные сессии, семинары, вдохновляющие лекции, тренинги.

– Почему вы решили заняться гостиничным бизнесом? – По образованию я юрист и маркетолог, но всю жизнь работал в маркетинге, рекламе и PR. В гостиничное дело я пришел на позицию директора по развитию и маркетингу в одну из управляющих гостиничных компаний. Моей задачей было развить гостиничную сеть. Я погрузился в разработку бренда, создание сетевых стандартов, продвижение отелей, и это меня увлекло. А потом, наработав опыт и осознав, что услуги такого рода востребованы, я основал собственную компанию.

– Все гостиницы должны относиться к какой-либо гостиничной сети? – Нет, это не обязательно. Есть отели, которые входят в состав какой-либо гостиничной сети. К ним применяют сетевые стандарты качества сервиса, у них есть внешнее сходство со всеми отелями сети. А есть независимые гостиницы, которые не входят ни в какую сеть. Они имеют свое название, свою «изюминку» и управляются самостоятельно.

– Кто управляет отелем? – Управляющий отелем или General Manager, согласно международной терминологии. Если говорить об управляющем независимой гостиницы, то, как правило, это специалист широкого профиля: человек, у которого есть опыт не менее трех лет в управлении отелями. Человек, который владеет финансовым вопросом и вопросами продаж, понимает, что такое стандарты, сервисы и качество, понимает законодательную базу, которая применяется для эксплуатации гостиниц. Он коммуникабелен, может общаться с гостями и быть гостеприимным. Что касается управляющего в сетевом отеле, его функционал несколько отличается. Меньше прямого общения с гостями, больше стандартизированных процедур. Управляющему сетевым отелем важно понимать общую структуру сети, сетевые требования, требования с точки зрения маркетинга, подходить под сетевые стандарты.

– Обязанности управляющего отелем зависят от того, сколько звезд у гостиницы? – Да. Количество звезд определяет уровень сервиса гостиницы и, соответственно, количество персонала, который находится в отеле. Кроме того, от уровня отеля зависит перечень услуг, который должен быть оказан, уровень сервиса и требования к различным службам, которые есть в отеле, — к службе приема и размещения, хаускипингу и т.д. К примеру, от категории отеля зависит площадь и комплектация гостиничных номеров. В более дорогих гостиницах, соответственно, используются более дорогие и зачастую более сложные в обработке материалы. На уборку такого номера уходит больше времени.

– Какие службы есть в гостинице? – Служба приема и размещений — главная служба, которая встречает гостей. Охраняет гостей служба безопасности. Также в гостинице имеется отдел продаж или маркетинга (он может называться по-разному), служба хаускипинга, занимающаяся уборкой номеров, IT-служба, инженерная служба. Иногда в инженерную службу входит служба эксплуатации, а иногда она идет как отдельное подразделение. Также есть Food&Beverage (англ. «еда и напитки») — служба питания, администрация, консьерж-служба.

– Как выглядит рабочий день управляющего отелем? – Давайте для примера возьмем бизнес-отель в 100 номеров, расположенный в Москве или Санкт-Петербурге. В таком отеле работает 150–160 человек. Обычно день начинается с утренней «летучки», на которой собираются руководители всех служб. На летучке обсуждают технические моменты: какие были сложности, есть ли неисправности в отеле, все ли номера функционируют и выведены в продажу. Дальше идет разбор гостей, которые должны заехать в этот день. Если приезжает постоянный гость, то поднимается карта гостя и уточняются, какие у него имеются предпочтения касательно питания и проживания. Затем имеющиеся задачи распределяют по службам, и все отправляются на свои рабочие места. Как правило, до обеда управляющий работает с документами, решает финансовые вопросы, встречается с поставщиками и т.п. После обеда чаще всего проходят встречи с официальными делегациями или VIP-гостями. Вечером управляющий изучает отчет служб о текущем состоянии дел и прогноз на следующий день по заезду.

– Как стать управляющим отеля? – Управляющим отеля невозможно стать сразу после университета. Все-таки эта профессия подразумевает наличие опыта и знание смежных сфер. Мне кажется, оптимальный путь — со второго-третьего курса начать получать дополнительные знания по профессии. В форматах отелей, маркетинге, электронных продажах и многих других сферах происходят настолько колоссальные изменения, что если ничего дополнительно не делать и просто ждать окончания учебы, есть вероятность выйти с уже устаревшими знаниями. Если человек в будущем планирует стать управляющим отеля, ему как минимум нужно изучить все службы, которые есть в отеле: как они работают, как взаимодействуют между собой и с гостями. Можно брать онлайн-курсы на 2–3 месяца по каждой службе и изучать их работу и взаимодействия. Или же, еще будучи студентом, можно успеть поработать в каждой из служб и узнать все изнутри. Кроме того, начать свой карьерный путь можно с работы на стойке размещения. Это хороший вариант, так как именно у стойки совмещаются все потоки, которые есть в гостинице: продажи, гости, сервис, стандарты, взаимодействие со службами. Дальше можно стать руководителем службы, затем — заместителем управляющего и, наконец, самим управляющим.

– Через сколько лет специалист получит достаточно опыта, чтобы стать управляющим отеля? – Потребуется 5–7 лет упорного труда.

– Какое образование для этого нужно получить? – Лучше всего поступать на специальность «Гостиничное дело». Хорошее образование дают в РГГУ, РАНХиГС, МГУ, Российском экономическом университете им. Г.В. Плеханова, НИУ «Высшая школа экономики», Московском гуманитарном университете. Кроме того, можно окончить курсы «Управляющий отелем» в Международной академии экспертизы и оценки и Межрегиональной Академии строительного и промышленного комплекса.

– На какие предметы стоит делать упор школьнику, который хочет стать управляющим отеля? – В первую очередь, на географию и языки. Сегодня английский становится не просто языком, на котором говорят жители определенных стран, а средством, благодаря которому могут общаться два любых человека. А если школьник знает два языка и больше — это вообще замечательно.

– Сколько получает управляющий отелем? – Это зависит от уровня отеля, которым он управляет, а также от номерного фонда. Маленький отель на 30–40 номеров приносит своему управляющему 60–70 тысяч рублей в месяц, большой — 120–150 тысяч рублей. Если это крупный отель в международной сети, зарплата может быть еще выше.

«Мини» — это сколько? И для кого?

Как ни странно, о том, что же такое «мини-отель» хорошо знают в основном только сами отельеры и заядлые путешественники. Все интуитивно понимают, что это средства размещения с небольшим количеством номеров. Однако в разных точках мира это количество тоже разное. Например, в США — 150 номеров, в Европе — 50. В России однозначного понимания также не сложилось. Но в TravelLine есть свой ориентир — 20 номеров.

В мини-отели едут российские и зарубежные путешественники и бизнес-туристы. Их всех объединяет любовь к разумным ценам и комфорту. А точнее — к настоящему домашнему уюту.

Мини-отели просто созданы для заботы о постояльцах. Здесь не бывает большого скопления туристов, и потому тихо и спокойно. Из-за небольшого потока гостей у персонала есть возможность уделить время каждому из них. Некоторые мини-отели предлагают персональные услуги по заказу продуктов, покупке билетов, доставке газет и журналов, — полная подстройка под пожелания клиента.

Профессиональная программа управления отелем. Как и другие системы, в первую очередь направлена на автоматизацию всех бизнес-процессов в отеле или гостинице с целью оптимизации всей деятельности и, соответственно, большего получения прибыли.

Состоит из 3 модулей:

1. OtelMS HMS.

Выполняет следующие функции:

хранение историй клиентов;
бронирование;
управление тарифами;
составление документации;
портье;
организация работы с номерным фондом.

2. Модуль бронирования.

Он подойдет для любого вида сайта и социальной сети. Позволит взаимодействовать с самыми раскрученными системами бронирования. Достоинства:

без комиссии;
простая установка;
работа на любом устройстве;
постоянное обновление.

3. Channel manager OtelMS.

Поможет эффективно организовать работу по бронированию на сайтах и через туристические агентства. Гарантирует:

Увеличение продаж на 20 % в течение полугода.
Все свободные номера всегда в продаже.
Оперативность и легкость в работе.
Синхронизация с ведущими каналами продаж.

Эта система управления имеет свои плюсы:

уменьшает себестоимость предоставления услуг (так как они становятся автоматизированными);
гибкий инструментарий для составления отчетности;
полноценное формирование базы постояльцев;
обновление и поддержка системы входят в стоимость;
модуль бронирования подойдет для любого сайта.

Отзывы о системе управления отелем OtelMS чаще всего положительные. Например:

Отличное соотношение цены и качества.
Редкие зависания.
Оперативная работа службы поддержки.
Удобная подготовка документов.
Наглядная шахматка.

Из минусов называют:

Абонентскую плату.
Не подходит для материального учета торгового оборота гостиницы.
Мало каналов продвижения.
Отсутствие некоторых инструментов маркетинговой аналитики.