Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужна ли печать на кассовом чеке для авансового отчета в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если организация или ИП до сих пор при оформлении своей документации используют печати, то сейчас самое время отказаться от их использования. Как мы уже говорили, ни законодательство, ни практика разрешения судебных споров не обязывают их применять.
Когда можно не ставить печать
Отмена обязательной печати затронула много законов. Теперь в них есть формулировка «(при наличии печати)». То есть, если организация решила работать без печати, то в части документов наличие оттиска стало необязательным.
Вот сводная таблица таких законов и документов.
| Закон | Документ |
| Трудовой кодекс РФ (ст. 230) | Акт о несчастном случае на производстве |
| Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ч. 5 ст. 61) | Доверенность от имени организации |
| Гражданский процессуальный кодекс РФ (ч. 3 ст. 53) | Доверенность от имени организации |
| Гражданский кодекс (абз. 9 п. 1 ст. 913) | Двойное складское свидетельство |
| Федеральный закон от 26.12.08 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ч. 10 ст. 16) | Журнал учёта проверок |
| Федеральный закон от 02.10.07 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ч. 2 ст. 54) | Доверенность, выдаваемая от имени организации другому лицу |
| Федеральный закон от 13.07.15 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» (ч. 9 ст. 18) | Копии учредительных документов |
| Федеральный закон от 22.11.95 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборото этилового спирта, алкогольной и спиртосодержищей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» (подп. 5 п. 1 ст. 10.2) | Копия извещения об уплате авансового платежа акциза с отметкой налогового органа по месту постановки на учет покупателя спирта |
| Федеральный закон от 16.07.98 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)» (абз. 6 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25) | Выписки по счету депо Закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства |
| Федеральный закон от 22.04.96 № 39-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (п. 6 ч. 3 ст. 90) | Решения об эмиссии ценных бумаг Сертификаты эмиссионной ценной бумаги Решения о выпуске российских депозитарных расписок |
| Федеральный закон от 21.12.01 № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества» (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16) | Документы, содержащие сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юридического лица Документы, представляемые претендентами на покупку имущества |
| Федеральный закон от 27.11.10 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (п. 6 ч. 3 ст. 90) | Копия аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, прилагаемой к заявлению включении в реестр уполномоченных экономических операторов |
| Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (ст. 51, ст. 88) | Доверенности, прилагаемые к заявкам на участие в открытом конкурсе или закрытом аукционе Заявка на участие в закрытом аукционе |
В каких случаях счёт признают первичным документом
Как уже говорилось, счет официально не является первичным документом. Однако сами партнеры по бизнесу часто признают его необходимым, например, указывая в договоре, что оплата производится на основании выставленных счетов. У некоторых, особенно государственных, предприятий, необходимым для подписания оплаты счета является требование указать номер договора, по которому поставляется товар, оказываются услуги или производятся работы.
Таким образом сами компании признают первичность документа, однако с точки зрения ФНС и других контролирующих и законодательных органов, он таким не становится:
- При оформлении сделок в бухгалтерских проводках для подтверждения отгрузок, выполненных работ или предоставленных услуг используются акты, счета-фактуры, УПД, но не используются счета на оплату, что делает их вторичными.
- Выставление счета на оплату не гарантирует того, что сделка состоится: его могут оплатить или не оплатить. То есть этот документ не отражает хозяйственную деятельность компании или предпринимателя.
Для чего нужно оформление счета
Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.
На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов. Это не совсем верно: счет на оплату является дополнением к другому документу (счету-фактуре, товарной накладной, акту выполненных работ и т.д.), а не «первичкой». Он фактически не отражает хозяйственных операций компании, а только лишь является письменно выраженным желанием поставщика получить оплату оказанных услуг или внесение авансового платежа.
Обратите внимание! Счет на оплату может иметь срок действия, например, три дня с момента выставления. Это означает, что плательщик должен оплатить его именно в этот срок, либо условия могут измениться (стоимость товара, сроки поставки и т.д.). После того, как указанный срок пройдет, счет становится недействительным.
Проверка приложенных документов
Как правило, сотрудники собирают все, что можно собрать, включая личные чеки и прочий мусор и просто вываливают бухгалтеру на стол – разбирайся.
Ситуация усложняется тем, что нормативно не определен перечень оправдательных документов, и расходы подтверждают документы самые разнообразные (билеты, акты, чеки, путевые листы, договоры и т. п.). Поэтому приходится обращать особое внимание на оформление приложенной документации, прежде всего, кассовых чеков. Согласно статье 4.7 закона № 54-ФЗ, в чеке должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- ИНН;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- должность, Ф.И.О. кассира;
- наименование документа;
- признак расчета;
- регистрационный номер ККТ;
- заводской номер ФН;
- адрес сайта для проверки ФКЧ (фискального кассового чека);
- номер смены, порядковый номер ФКЧ за смену;
- наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
- форма расчета;
- НДС (ставка, сумма);
- указание на систему налогообложения;
- код товара;
- QR.
Бумажные кассовые чеки можно не прилагать к авансовому отчету в некоторых случаях, например, если место командировки относилось к тем, где в силу закона можно вести расчеты без ККТ, см. п. 3, 8 ст. 2 закона № 54-ФЗ. Вместо них можно приложить товарный чек, БСО. Чек также может быть представлен в электронной форме (ссылка на электронный документ).
Реквизиты электронного фискального чека поименованы в приказе ФНС России от 14 сентября 2020 г. № ЕД-7-20/662. Его можно распечатать и приложить к авансовому отчету.
Если каких-то обязательных реквизитов нет, а также если документы:
- выцвели;
- повреждены;
- содержат нечитаемые реквизиты;
- содержат операции, не соответствующие характеру подотчетной операции,
Если QR-код отсутствует на чеке, как принять такие расходы?
Указанный QR-код — обязательный реквизит кассового чека (п.1 ст.4.7 закона № 54-ФЗ). Если он печатается, значит, онлайн-касса полностью соответствует требованиям закона. В данной ситуации не возникает вопроса о принятии в состав расходов суммы, подтвержденной правильным чеком.
Но бывают случаи, когда QR-код на чеке отсутствует. Минфин РФ разъясняет в своем письме № 03-03-06/1/78500 от 14.10.2019, что приложенные к авансовому отчету документы-подтверждения произведенных платежей, если оформлены с нарушением законодательства РФ, не подлежат включению в состав расходов при расчете налога на прибыль. Требование о соответствии документов, подтверждающих расходы, прописано в статье 252 НК РФ (п.1). По аналогии такие суммы не участвуют и в уменьшении налога при УСН (п.2 статьи 346.16 НК РФ).
Таким образом, кассовый чек без QR-кода не может быть использован для подтверждения произведенных расходов в налоговом учете. Причина — QR-код является обязательным реквизитом. И его отсутствие — нарушение законодательства РФ.
Если допущены ошибки при оформлении счетов-фактур и первичных документов
Хотя при обнаружении ошибок в первичном документе Законом о бухгалтерском учете не предусмотрена замена ранее принятого к учету первичного учетного документа новым (на это, в частности, указали финансисты в Письме № 07-01-09/2235), арбитры тем не менее считают возможным осуществление подобной замены.
- увеличение или уменьшение стоимости отгрузки (например, вследствие предоставления скидки покупателю или изменения условий сделки);
- возврат продавцу не оприходованных покупателем товаров[3];
- утилизация покупателем (по договоренности с продавцом) принятых на учет бракованных товаров[4];
- недостача товара или расхождения в сведениях о количестве товара (объеме работ или услуг), указанных в товарно-сопроводительных документах и счете-фактуре[5].
Оригинал счета на оплату
«…Наша бухгалтерия не выставляет счета на оплату. Такая уж у нас сложилась практика. Но есть покупатели, которые не оплачивают товар без счета (они составляют платежки только на основании счетов). И в таких ситуациях руководство предъявляет нам претензии — дескать, товар не оплачен из-за того, что вы счет не выставили, а должны были. Так обязаны мы все-таки выдавать счета на оплату или нет. »
Редкого бухгалтера не посещала мысль, что счет на оплату товаров или работ, который продавец (исполнитель) выставляет своему контрагенту (покупателю, заказчику), — самый лишний среди первичных документов. Действительно, если платежное поручение подтверждает перечисление денежных средств, накладная — передачу ТМЦ, акт сдачи-приемки работ (услуг) — факт оказания работы (услуги), то счет ничего не подтверждает. Ни то, что товар передан либо будет передан продавцом, ни то, что этот товар впоследствии будет оплачен покупателем.
Использование печати в отчетности для налоговых и страховых органов
ФЗ № 212, раскрывающий нормы, касающиеся страховых взносов, не затрагивает вопросов печати под отчетностью. Казалось бы, возможна отмена круглой печати, закон же не требует обязательного наличия печати. Но посвященный заполнению отчетности порядок, а именно форме 4-ФСС, предусматривает ее наличие. Причем оттиск обязателен и под исправлениями в расчете по взносам, идущим на нужды социального страхования.
И в этом случае образуется дилемма между требованиями федерального законодательства и подзаконных актов, которая с юридической точки зрения решается в пользу главенствующего закона.
В свете нового закона ФЗ № 82 пока можно сказать, что подготовились только банковские организации. Так, если компания отказывается от круглой печати, в банках согласно выпущенной ЦБ Инструкции № 153-И могут предложить оформить карточку, применяемую для работающих без печати иностранных компаний.
Как заполнить счет на оплату?
В основном, оформляется два экземпляра такого документа:
- один адресуется покупателю для проведения платежа;
- второй адресуется финансистам (бухгалтерам) фирмы.
Правила оформления счета на оплату. В счете нельзя обойтись без указания:
- номера и даты его оформления;
- банковских реквизитов фирмы, ее названия (ФИО индивидуального предпринимателя);
- Сведений, идентифицирующих договор, во исполнение которого он выписывается (при наличии такого договора);
- корректного и точного названия товарно-материальных ценностей (работ, услуг), цены за одну штуку, суммарной стоимости всех поименованных товаров (услуг);
- суммы налогов, которые заложены в стоимость.
Ставится ли печать на счете на оплату
В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2020 № 82-ФЗ внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» применение круглых печатей не является обязательным (за исключением проставления печати на ограниченном перечне документов). Бланки первичной документации, на которых не указано «МП» — место для печати, не заверяются печатью. Счет на оплату, как было сказано ранее, не может быть причислен даже к первичной документации, поэтому на вопрос, обязательна ли печать на счете на оплату, можно дать отрицательный ответ.
- номер и дату выставления счета;
- наименование организаций (продавца и покупателя);
- адреса и реквизиты обеих сторон для возможности оплаты счета;
- перечень продаваемых товаров или услуг;
- их количество;
- единицы измерения товара (штуки, упаковки, килограммы и т.д.);
- цену;
- общую сумму счета.
Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2023 году?
Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.
Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.
Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.
Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).
- номер и дату составления счёта (плательщик сможет указать номер и дату счёта в наименование платежа, а получатель без труда распознать, за что поступили денежные средства);
- основание счёта (указывается, за что выставлен счёт, за товары, работы или , «За оргтехнику» и т. д.);
- адрес и почтовый индекс продавца;
- телефон и факс продавца;
- реквизиты продавца (наименование, ИНН, КПП, банковские реквизиты, адрес, телефон, факс);
- логотип компании (является атрибутом украшения и выделяет такой счёт среди других);
- другие условия и пояснения, которые продавец сочтет важными указать, например, срок действия счёта, условия оплаты, срок поставки товара, условия оказания услуг и другие важные пояснения.
- подпись руководителя и бухгалтера и печать компании является не обязательными.
- юридическому лицу, включая ООО, получившему аванс от заказчика;
- если компания работает по агентскому договору, реализует товар/услугу, заключая договор от своего имени;
- ООО и предприятия других форм собственности в случае, если они освобождены от уплаты налога на добавленную стоимость.
Необходимость печати при оформлении первичных и иных документов
Оттиск печати традиционно ставился (и ставится) на огромном числе документов, включая трудовые книжки и листы нетрудоспособности, первичную документацию и всевозможные формы отчетности.
С принятием ФЗ № 82 для ООО и АО присутствие печати в этих документах становится необязательным, поскольку нормы, требующие наличия оттиска, содержатся в приказах, актах и прочих подзаконных актах, а не в федеральных законах. Поэтому в ряде случаев компании, имеющие печать, вправе ее не ставить под теми или иными документами.
Но такой шаг может вызвать как недоумение рядовых работников, так и непонимание партнеров и сотрудников служб, с которыми приходится взаимодействовать. Что же делать в таком случае, пока не даны комментарии законодателями.
Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.
- Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
- Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
- Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
- Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
- «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.
Как оформить право подписи счетов-фактур
Подписать документ может руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник на основании доверенности. Также на счёте могут быть две подписи, если это предусмотрено правилами внутреннего документооборота.
До конца 2021 года и индивидуальным предпринимателям, и первым лицам организаций (указаны в ЕГРЮЛ) можно по-прежнему получать электронные подписи в УЦ. Главное, чтобы этот УЦ был аккредитован по требованиям 63-ФЗ. Найдите удобный УЦ в перечне Минцифры РФ или уточните в УЦ, в котором вы раньше уже получали сертификат.
Если предприятие разрабатывает свою форму счета на оплату, то ее нужно утвердить в учетной политике предприятия, либо в другом локально-нормативном акте. Там же обычно прописывается порядок, как оформить счет на оплату (внесение обязательных реквизитов, нумерация, право подписи и т.д.).
Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например «Оплачено», «Выдан вкладыш».